REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL OPERADORA PLANES PENSIONES COMPLEMENTARIAS S. A.

Sesión ordinaria No. 473 del 12 de noviembre de 2015

Publicado en La Gaceta No. 238 del 8 de diciembre de 2015

REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

ÚLTIMAS REFORMAS:

• Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. La Gaceta No. 51 del 16 de marzo de 2020.
• Sesión Ordinaria No. 562 del 29 de mayo de 2019. La Gaceta No. 119 del 26 de junio de 2019.
• Sesión Ordinaria No. 535 del 10 de mayo del 2018. La Gaceta No. 95 del 30 de mayo de 2018.

Capítulo I.- Disposiciones generales

Artículo 1.- (*)

El Archivo Central de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias de Banco Popular y Desarrollo Comunal S. A. (en adelante, Popular Pensiones) es la unidad administrativa que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona y administra el acervo documental de Popular Pensiones, compuesto por las Archivos de Gestión de las diferentes Direcciones y áreas de la Operadora. Este archivo está adscrito a la Dirección de Administración Se regirá por la Ley Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, su Reglamento, este Reglamento y las demás normativas relacionadas.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. LG# 51 del 16 de marzo de 2020.

Artículo 2.- Para efectos de este Reglamento se entiende por: (*)

a- Documento de archivo: Es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad. (*)

b- Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación). (*)

1. Clase documental: Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:
2. Textual: En donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.
3. Gráfica: Aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas.
4. Sonoros: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos.
5. Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos.
6. Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir de una computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, discos compactos, cintas magnéticas y otros.

d) Tablas de plazos de Conservación: Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o recibidos en una Oficina o Institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.(*)

e) Fondo documental: Es la totalidad de documentos custodiados por una organización o persona producidos en ejercicio de sus funciones.

f) Gestión de Documentos: Todas las funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad para su mayor uso y servicio. (*)

g) Archivos de Gestión: son los archivos de las Oficinas o Unidades Técnicas y Administrativas de las diferentes Instituciones que forman parte del Sistema. Se encargan de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación gestionada por su unidad y que se encuentra en trámite, sometida a continua utilización y consulta por las mismas Oficinas u otros que lo soliciten. Cada Archivo de Gestión debe contar con un encargado y un suplente, según corresponda.(*)

h) Digitalización: Se entiende por digitalización el proceso de convertir información analógica o en soporte físico, en información digital que contiene la imagen fiel e íntegra del documento original. El uso de la digitalización no implica de ninguna manera la eliminación del documento original sin la autorización correspondiente y emitida por la CNSED (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos). (*)

Es recomendable el uso de procesos de digitalización de documentos originales en soportes físicos o analógicos como estrategia de conservación, así como para facilitar el acceso y difusión de la información. (*)

(*) Los incisos a), b), d), e), f), g) y h) del presente artículo ha sido reformado mediante Sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018. LG# 95 del 30 de mayo de 2018.

(*) El párrafo final del presente artículo ha sido adicionado mediante Sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018. LG# 95 del 30 de mayo de 2018.

Artículo 3.-

El fondo documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos propuestos por los Archivos de Gestión y aprobados por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Artículo 4.-

Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo establecido en los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en su capítulo VI (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19 y cualquier otra disposición aplicable; así como respetar las consideraciones respecto al deber de confidencialidad y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.

Artículo 5.-

Ningún trabajador o trabajadora de Popular Pensiones debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos que confeccione los Archivos de Gestión en coordinación con el Archivo Central, ni aquellos que, habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma, deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.

Capítulo II.- De la administración de los archivos

Artículo 6.- (*)

Las Direcciones y todo el personal de Popular Pensiones serán responsables de la adecuada manipulación y conservación de los documentos a su cargo.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. LG# 51 del 16 de marzo de 2020.

Artículo 7.- Son funciones del Encargado del Archivo Central las siguientes: (*)

i- Integrar la Comisión a que se refiere el capítulo III, Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, del presente reglamento.

ii- Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, las tablas de plazos aprobadas por la Comisión Institucional.

iii.- Coordinar y velar por un buen sistema de gestión de documentación en Popular Pensiones, con el apoyo y asesoramiento de las Direcciones de Tecnología de la Información y Administración, con los procedimientos, activos y recursos tecnológicos para tal efecto.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. LG# 51 del 16 de marzo de 2020.

Artículo 8.- (*)

El Archivo Central estará a cargo de un técnico profesional en Archivística. Contará, además, con el personal que se requiera para el buen desempeño de las funciones archivísticas.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 562 del 29 de mayo de 2019. LG# 119 del 26 de junio de 2019.

Artículo 9.-

Los archivos de gestión deben tener un encargado(a) y un(a) suplente, quien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos emanadas por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos. El nombramiento de ese encargado le corresponde establecerlo al titular subordinado del área respectiva.

Artículo 10.- Son funciones del Encargado y Suplente de los Archivos de Gestión siguientes: (*)

a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, difundir y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme una prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Vigilar que sea cumplida toda la normativa creada por el Archivo Central en el tema de conservación documental y hacer los documentos fácilmente accesibles al usuario.

b) Conocer la normativa vigente respecto al manejo de la documentación, lo cual involucra retroalimentarse respecto a la Ley N° 7202 y sus reglamentos, normativa conexa y demás directrices internas emitidas por el Archivo Central. (*)

c) Tener claro los procesos del Archivo de Gestión y los riesgos que conlleva el no aplicar en forma correcta las funciones.

d) Todo el trámite (recepción, despacho, registro) de documentos estará centralizado en el Encargado de Archivo de Gestión o suplente.

(*) El inciso b) del presente artículo ha sido reformado mediante Sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018. LG# 95 del 30 de mayo de 2018

Artículo 11.-

Tanto el Archivo Central como los archivos de gestión contarán con los recursos materiales y la infraestructura adecuada para la conservación de los documentos.

Artículo 12.-

Le corresponderá al Archivo Central capacitar a los encargados(as) de los archivos de gestión en las áreas de administración y organización de los documentos.

Artículo 13.-

Es responsabilidad del Archivo Central la divulgación de las políticas y procedimientos en materia archivística en Popular Pensiones.

Artículo 14.- (*)

La selección y eliminación de documentos la realizará el Archivo Central de acuerdo con lo que establezcan las tablas de plazos de conservación de documentos o las valoraciones parciales aprobadas por la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y autorizadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional de Costa Rica, según lo establece la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus Reglamentos. Le corresponderá a la Administración de Popular Pensiones determinar el mecanismo adecuado para asegurar la elegibilidad de la información contenida en los documentos.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. LG# 51 del 16 de marzo de 2020.

Artículo 15.- (*)

El Archivo Central deberá elaborar por escrito el Informe Anual sobre el Desarrollo Archivístico de la Institución, el cual se enviará a la Dirección General del Archivo Nacional en el mes de marzo de cada año. Se debe elaborar dicho informe en concordancia con lo que establece el artículo 42 inciso j de la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus Reglamentos.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018. LG# 95 del 30 de mayo de 2018.

Capítulo III.- Comisión institucional de selección y eliminación de documentos

Artículo 16.- (*)

Créase la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará conformado por: Encargado del Archivo Central, Jefe de área de la Sección Administrativa y Asesor Legal.

Para el análisis y aprobación de Tablas de Plazo, la comisión convoca a los responsables de cada área de la documentación a valorar.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. LG# 51 del 16 de marzo de 2020.

Artículo 17.- Invitados. (*)

La Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), podrán integrar invitados, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, quienes asistirán a la Sesiones con voz, pero sin voto.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. LG# 51 del 16 de marzo de 2020.

Artículo 18.- La Comisión Institucional tendrá las siguientes funciones: (*)

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los Archivos de Gestión bajo la guía del Archivo Central, las cuales deben ser sometidas al (Ref. Comunicación de acuerdo N° JDPP-586-Acd-123-2020-Art-22). (*)

b) Aprobar las tablas de plazos de Popular Pensiones.

c) Determinar cuáles documentos y con qué finalidad deben ser microfilmados, digitalizados o bien sometidos a cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro.

(*) El inciso a) del presente artículo ha sido reformado mediante Sesión Ordinaria No. 586 del 26 de febrero del 2020. LG# 51 del 16 de marzo de 2020.

Artículo 19.-

El proceso de microfilmación y digitalización de documentos estará a cargo de los Archivos de Gestión, bajo la normativa suministrada por el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos para tal efecto. De igual forma, cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental, deberá coordinarse con el Archivo Central, el cual establecerá los procedimientos respectivos.

Artículo 20.-

La documentación se microfilmará, digitalizará o bien se le aplicará cualquier otro proceso tecnológico presente o futuro, que garantice su generación, almacenamiento o disposición final con base a lo indicado en el artículo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Gestión y Conservación de documentos electrónicos); y al menos por alguna de las siguientes razones:

Seguridad: Se aplicará básicamente a aquellos documentos de valor permanente y los sometidos a posibles deterioros por la calidad del papel, de la tinta, del uso continuo, humedad o para prevenir la destrucción del documento por cualquier otra circunstancia.

Complemento: Para complementar los fondos documentales cuando los documentos originales relacionados con esos mismos se encuentren en otros lugares.

Referencia: Para agilizar los trámites administrativos y de investigación de las dependencias y de los archivos.

Artículo 21.-

La aplicación de nuevas tecnologías de la información se debe dar en apego a los requerimientos de la Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento, además de las Directrices que sobre la materia emita la Dirección General del Archivo Nacional, el Archivo Central y demás disposiciones relacionadas.

Artículo 22.- (*)

Los documentos con valor permanente o con valor científico cultural se podrán producir en soporte papel y de acuerdo con las directrices emitidas por la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018. LG# 95 del 30 de mayo de 2018.

Capítulo V.- Disposiciones finales

Artículo 23.- Todos los colaboradores de Popular Pensiones quedan obligados, por este Reglamento, a:

a) Cuidar los documentos como propiedad institucional, lo que implica evitar colocarlos en el suelo, rayarlos, hacerle tachaduras, utilizar indiscriminadamente grapas y prensas, y en general cualquier manipulación que atente contra la debida conservación de los mismos.

b) Respetar el valor administrativo, legal y científico-cultural de los documentos.

c) Hacer un correcto uso de la información.

d) No eliminar documentos contemplados en el artículo 5 de este Reglamento.

e) Acatar lo dispuesto en la Ley 7202, su reglamento y demás normativa aplicable en lo referente a la administración y organización de los documentos.

Artículo 24.- (*)

El incumplimiento de cualquiera de los principios y normas específicas que los regulan será sancionado de conformidad con lo que al respecto dictan la Leyes 7202 y 8204, otras leyes aplicables, sus Reglamentos, así como cualquier otra normativa externa e interna vigente en relación con estas materias.

(*) El presente artículo ha sido reformado mediante Sesión ordinaria N° 535 del 10 de mayo del 2018. LG# 95 del 30 de mayo de 2018.