REGLAMENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CAUCIONES A FAVOR DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACÍFICO

Sesión No. 3745 de 24 de noviembre del 2011

Publicado en La Gaceta No. 26 de 6 de febrero del 2012

Que la Junta Directiva de esta Institución mediante Acuerdo No. 1 tomado en la Sesión No. 3745, celebrada el día 24 de noviembre del año 2011, acordó aprobar el Reglamento sobre la rendición de cauciones a favor del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, el cual se leerá como sigue:

Capítulo I.- Disposiciones generales

Artículo 1.- Ámbito de aplicación del Reglamento.

Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento son aplicables a todos aquellos funcionarios del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico que administren, recauden y custodien fondos o valores públicos o que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades deban caucionar.

Artículo 2.- Finalidad de la caución.

La caución tiene como finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante responsable pueda producir al patrimonio del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil.

Artículo 3.- Definiciones.

Con el fin de unificar conceptos se establecen las siguientes definiciones:

a) Caución o Garantía: Monto que rinde el caucionante mediante la constitución de un seguro o póliza de fidelidad.

b) Caucionante: Todo servidor del INCOP encargado de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores públicos.

c) Administrador de fondos públicos: funcionario que por sus atribuciones puede determinar los objetivos y políticas del INCOP.

d) INCOP: Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.

e) Custodio de fondos o valores públicos: funcionario que por la índole de sus responsabilidades, guarda o tiene a su cargo recursos, bienes o derechos públicos.

f) Fondos públicos: son recursos, valores, bienes y derechos de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

g) Póliza o Seguro de Fidelidad: contrato de seguro ofrecido por entidades autorizadas a brindar ese servicio, con el cual los funcionarios rinden garantía en beneficio del Estado con tal de afianzar los daños y perjuicios causados por la comisión de actos culposos y/o dolosos por parte de estos en el desempeño de su labor.

h) Recaudador de fondos públicos o valores públicos: funcionario que por sus responsabilidades cobra o percibe rentas públicas (fondos o valores públicos).

i) Propio peculio: patrimonio perteneciente al funcionario.

Artículo 4.- Forma de rendir la caución.

La caución a favor del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, sólo podrá ser admitida mediante la constitución de un seguro o póliza de fidelidad.

Artículo 5.- Deber de solventar la caución.

Es deber del caucionante gestionar y sufragar de su propio peculio el costo de la garantía a favor de este Instituto.

Capítulo II.- De los caucionantes

Artículo 6.- Clasificación por nivel de responsabilidad.

Deberán caucionar todos aquellos funcionarios que recauden, custodien o administren fondos y valores públicos, según los siguientes niveles:

a) Estrato I

b) Estrato II

c) Estrato III

Asimismo y cuando proceda, los funcionarios que suplan por ausencias a dichos niveles durante un plazo de 16 o más días, deberán de igual manera rendir caución. La anterior obligación se mantiene aún cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas. Por resolución razonada, La Jefatura de la Unidad Capital Humano podrá sujetar a caución otro puesto o función adicional a los ya contemplados. Firme la resolución, el servidor contará con hasta veinte días hábiles para cumplir con la respectiva obligación.

Artículo 7.- Caucionantes del estrato I.

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos los miembros de la Junta Directiva, Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerente, el Secretario Fiscalizador de Concesiones, el Asesor Legal y los Directores de Área.

Artículo 8.- Caucionantes del estrato II.

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos, los Encargados de Contabilidad, Proveeduría Institucional y Tesorería, así como la Comisión de Contratación Administrativa.

Artículo 9.- Caucionantes del estrato III.

En este nivel deben rendir caución quienes desempeñen alguna de las funciones que se citan a continuación:

a) Labores de caja chica y fondos fijos.

b) Recaudación directa de ingresos por venta de servicios.

c) Trámite ante entidades financieras u otras que impliquen manejo ordinario de valores.

d) Custodia de materiales y suministros superiores a los ¢500.000,00

Artículo 10.- Revisión del listado de funcionarios obligados a caucionar.

Una vez cada tres años La Dirección Administrativa Financiera, con la obligada colaboración de la Jefatura de la Unidad de Capital Humano y la Jefatura de la Unidad de Tesorería cuando la primera así lo solicite, revisará el listado de funcionarios obligados a caucionar referenciado en los artículos anteriores, para lo cual deberá de considerar, entre otros aspectos:

a) La existencia en forma separada o combinada de las funciones y actividades de administrar, custodiar o recaudar fondos y valores públicos.

b) La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valoración realizada por la Administración.

c) El nivel de la responsabilidad, el monto administrado y el salario correspondiente al caucionante.

d) Calcular y mantener actualizados los montos, que por concepto de las garantías, deben rendir los caucionantes.

e) Asesorar y recomendar a las instancias correspondientes las medidas que correspondan con el propósito de mantener montos de garantía apropiados.

f) Tomar las medidas adicionales que le correspondan para el resarcimiento de daños y perjuicios irrogados por el caucionante al patrimonio del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, cuando la responsabilidad del caucionante haya sido declarada conforme lo establece el ordenamiento jurídico vigente.

Artículo 11.- Simultaneidad de funciones sujetas a caución.

El caucionante que por disposición de ley, decreto ejecutivo u otra disposición desempeñe dos o más puestos en la Institución, cuyas funciones sean calificadas como de recaudación, administración o custodia de fondos públicos, deberá rendir una única caución y por el monto de mayor valor.

Artículo 12.- Ajuste de la caución.

El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un puesto a otro que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad, deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación, para lo cual contará con un plazo de veinte días hábiles.

Artículo 13.- Eliminación de la caución.

El caucionante que sea trasladado a un puesto que no esté contemplado en ninguno de los estratos definidos para los caucionantes, cesará con su obligación de caucionar a partir de la fecha de su nuevo nombramiento.

Capítulo III.- Del monto a caucionar

Artículo 14.- Caución mínima.

El monto mínimo de la garantía a favor del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico será el equivalente a dos y medio salarios base del salario de un Oficinista del Servicio Civil 2. Anualmente, la Jefatura de la Unidad de Capital Humano, informará los montos actualizados para cada nivel por caucionar, tomando como parámetro el salario base del Oficinista del Servicio Civil 2 establecido por la Autoridad Presupuestaria a inicio de año. Dicha actualización será comunicada por documento escrito o medio electrónico tanto a la Dirección Administrativa Financiera, como a la Jefatura de Tesorería.

Los funcionarios que deban ajustarse al nuevo monto de cobertura de la garantía, contarán para ello con un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la notificación de dicha comunicación.

Artículo 15.- Cálculo de la caución en el estrato I.

Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del estrato I, deberán de rendir una caución equivalente a cinco salarios base de un Oficinista del Servicio Civil 2.

Artículo 16.- Cálculo de la caución en el estrato II.

Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del estrato II, deberán de rendir una caución equivalente a tres y medio salarios base de un Oficinista del Servicio Civil 2.

Artículo 17.- Cálculo de la caución en el estrato III.

Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del estrato III, deberán de rendir una caución equivalente a dos y medio salarios base de un Oficinista del Servicio Civil 2.

Capítulo IV.- De la administración, custodia y ejecución de las cauciones

Artículo 18.- Competencia.

Competerá al Jefe de la Unidad de Tesorería la administración general de las cauciones que se rindan a favor del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico. Para ello, deberá:

a) Recibir, custodiar y verificar la efectividad de los documentos que comprueban la presentación de garantías por parte de los caucionantes, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.

b) Recordar por documento escrito o medio electrónico al caucionante, con un mínimo de veinte días hábiles de anticipación, cuando deba renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución.

c) Informar a la Jefatura de Capital Humano y al superior jerárquico inmediato del Jefe de Tesorería y al superior jerárquico del caucionante cualquier incumplimiento observado en el proceso de caución.

d) Mantener un registro actualizado de los caucionantes que contenga al menos: nombre del caucionante, tipo de garantía, número de póliza, grupo al que pertenece, monto de la prima, monto asegurado, fecha de emisión y vencimiento de la garantía y estado actual en cuanto a su vigencia.

Artículo 19.- Ejecución de la garantía.

La ejecución de la garantía debe de ir precedida de un procedimiento administrativo tramitado conforme al Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en donde se demuestre la falta del servidor caucionante y se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios irrogados a la Hacienda del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, lo anterior sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan. En el transcurso del proceso de ejecución la Administración está facultada para acceder a la información ante las instancias que efectuaron o poseen comprobantes del trámite de la garantía.

Capítulo V.- De la responsabilidad por no presentar caución

Artículo 20.- Responsabilidad por la no presentación de la caución.

El no rendir o renovar la garantía dentro del plazo previsto al efecto, originará al servidor responsabilidad administrativa.

Artículo 21.- Responsabilidad de no informar.

El encargado de la administración y control de las cauciones que por culpa o dolo no informe cualquier anomalía por escrito a la Gerencia General y a la Dirección Administrativa Financiera, será solidariamente responsable del perjuicio ocasionado.

Artículo 22.- Aspectos no contemplados en el presente Reglamento.

Los casos no previstos en este Reglamento, serán resueltos por la normativa conexa y general.

Transitorio

Transitorio Único.-

Este reglamento sustituye al reglamento vigente, aprobado por acuerdo 2 tomando en sesión No. 3489 del 06 de mayo del 2008.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Lic. Juan Ariel Madrigal Porras, Proveedor General.- 1 vez.- O. C. No. 26200.- Solicitud No. 23084.- C-211520.- (IN2012006644).