POLÍTICA PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES DE INFORMACIÓN PÚBLICA, PRESENTADAS ANTE EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO

DM-DJ-132-2020 del 31 de julio de 2020

Publicado en La Gaceta No. 202 del 14 de agosto de 2020

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO

N° DM-DJ-132-2020

Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.- Despacho del Ministro.- San José, a las doce horas veinte minutos del treinta de julio de dos mil veinte.

Rodolfo Solano Quirós, en condición de Ministro de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con lo establecido en los artículos 27 y 30 de la Constitución Política de Costa Rica, y la Ley de Regulación del Derecho de Petición, Ley Nº 9097, publicada en el Alcance digital Nº 49 de La Gaceta N° 52 del 14 marzo del 2013, ordena la implementación de la política institucional que se detalla:

Política para la atención de peticiones de información pública, presentadas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto

De conformidad con los artículos 27 y 30 de la Constitución Política de Costa Rica, y la Ley de Regulación del Derecho de Petición, Ley Nº 9097, publicada en el Alcance digital Nº 49 de La Gaceta N° 52 del 14 marzo del 2013, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto establece la siguiente: Política para la atención de peticiones de información pública, en cumplimiento de la Ley de Regulación de Derecho de Petición, la cual garantiza el efectivo cumplimiento de las garantías constitucionales de quienes ejercitan su derecho de petición ante este Ministerio, en apego a los principios de buena fe, máxima divulgación y transparencia.

I.- Objetivo.

La presente Política tiene como propósito regular el procedimiento para la oportuna atención de las peticiones de información pública, que realicen los interesados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en ejercicio del Derecho de Petición consagrado en los artículos 27 y 30 de la Constitución Política y en la Ley de Regulación del Derecho de Petición N° 9097.

II.- Ámbito de aplicación.

Para efectos de la presente Política se entiende por petición de información pública, toda solicitud pura y simple formulada por persona física o jurídica, respecto de cualquier asunto, materia o información de acceso público, que conste en las bases y archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Se excluyen de las regulaciones de esta Política las quejas, denuncias, sugerencias, solicitudes o gestiones administrativas, para cuya satisfacción se establezca un procedimiento administrativo específico y plazos distintos de los regulados en la presente Política. Asimismo, se excluyen, los secretos de Estado, los secretos referidos a la seguridad y defensa de la Nación, los secretos diplomáticos, los asuntos pendientes de resolución administrativa y los documentos que, conforme a la Ley, son de naturaleza privada o han sido declarados confidenciales mediante resolución administrativa.

III.- Alcance.

Las regulaciones establecidas en la presente Política, serán de aplicación obligatoria tanto para los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, quienes en el ejercicio de sus competencias, deban participar en el proceso de atención de peticiones de información pública, así como para cualquier persona o grupo de personas, que realicen peticiones de información pública al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Las oficinas, departamentos y direcciones de este Ministerio deberán establecer procedimientos internos de trabajo, a fin de cumplir con lo establecido en la presente Política.

IV.- Presentación de peticiones de información pública.

El derecho de petición podrá ejercerse ante cualquier oficina, departamento o dirección del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, respecto a las materias de su competencia, cualquiera que sea el ámbito institucional, territorial o funcional de esta.

Todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto tienen la responsabilidad de recibir, atender y canalizar las peticiones recibidas e interpuestas por cualquier persona.

V.- Requisitos formales para la presentación de peticiones de información pública.

Las peticiones de información podrán versar sobre cualquier asunto, materia o información de naturaleza pública que sea competencia del Ministerio. No se requiere demostrar interés legítimo, subjetivo u otra justificación para requerir la información, excepto cuando se trate de información personal sensible o de acceso restringido o bien información confidencial.

Para la presentación de las peticiones de información pública ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el peticionario o peticionarios, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Presentación formal por escrito, con indicación del nombre, apellidos y número de documento de identificación del o los solicitantes.
2. Indicar de manera clara y explícita el objeto de petición.
3. El documento de petición debe contar con la rúbrica o firma electrónica del o los solicitantes.
4. Indicación del lugar o medio para recibir notificaciones.
5. La petición de información pública deberá presentarse en idioma español, si se presenta en cualquier otra lengua extranjera, será necesario aportar su traducción o resumen al español, de conformidad con la Ley de Defensa de Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses y sus reformas, Ley N° 7623 del 11 de septiembre de 1996.
6. Las peticiones de información pública colectivas, además de cumplir con los anteriores requisitos, deberán ser firmadas por todos los peticionarios, debiendo figurar junto a la firma de cada uno de ellos, su nombre y apellidos. De no constar todas las firmas, la petición se tendrá por presentada únicamente por las personas firmantes, sin perjuicio de su posterior subsanación o ampliación.

VI.- Análisis inicial de la petición y plazos de respuesta.

Una vez recibido el escrito de petición, la oficina, departamento o dirección del Ministerio a la cual sea dirigido, procederá de inmediato a comprobar si el escrito presentado corresponde a una petición de información pública pura y simple; y si el mismo cumple con los requisitos establecidos en el punto V de la presente Política, otorgándose una recepción provisional.

Luego de análisis de la admisibilidad del escrito de petición, la administración en el plazo de 5 días hábiles, procederá a admitir la gestión, rechazarla por improcedente, o requerir información adicional, según corresponda, contando con un plazo de diez días hábiles totales para realizar el análisis de fondo y atender la gestión solicitada, salvo las excepciones por peticiones complejas contempladas en esta Política, y que se hayan calificado de esta forma, informando de ello al gestionante. Los trasladados, coordinaciones o actuaciones internas que deban realizarse para la atención de una petición de información no interrumpen el plazo señalado.

VII.- Peticiones incompletas.

En caso de que el escrito de petición no reúna los requisitos de presentación establecidos en el punto V de la presente Política, o bien, no contenga con suficiente claridad los datos necesarios para su atención, la dependencia ministerial que conozca la petición, deberá prevenir al peticionario que subsane la información faltante, en el plazo de cinco días hábiles, con el apercibimiento de que, si así no lo hiciera, se tendrá por desistida su petición, notificándosele en consecuencia el archivo inmediato de la misma.

En tal caso, la prevención indicada se deberá realizar junto con la razón de admisión para el estudio de la petición.

El plazo de cinco días hábiles otorgado al peticionario en la prevención, interrumpirá el plazo de los diez días hábiles para la atención de la petición, recibida la respuesta, la administración contará con un nuevo plazo de diez días hábiles para resolver de conformidad la petición planteada. Se podrá requerir al peticionario además, la aportación de aquellos datos o documentos complementarios que obren en su poder o cuya obtención esté a su alcance y que resulten estrictamente imprescindibles para tramitar y responder la petición, en el mismo plazo de los cinco días hábiles indicados.

VIII.- Incumplimiento de la prevención.

En aquellos casos en que la prevención no se conteste en tiempo, la oficina, dirección o departamento que tramita la petición de información pública, procederá al archivo de la misma, al día hábil siguiente a aquél en que venza el plazo conferido, notificándolo al peticionario.

En caso de que la prevención sea contestada por el peticionario fuera de plazo otorgado y la solicitud hubiera sido archivada, la respuesta dada se tomará como una nueva petición, computándose un nuevo plazo de diez días hábiles para su atención, debiéndose en tal caso cursar otro acuse de recibido. Si la petición no hubiera sido archivada e ingresa la respuesta a la prevención, se deberá continuar con el trámite para la respuesta correspondiente.

IX.- Inadmisión de peticiones.

Serán rechazadas mediante acto administrativo motivado, las peticiones que sean contrarias a los principios de razonabilidad y proporcionalidad, que se consideren dilatorias de un procedimiento o proceso especial, o sean temerarias, que afecten derechos subjetivos y fundamentales de una persona o grupo de personas, que incluyan datos sensibles de carácter personal, que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, espirituales o filosóficas, así como relativas al domicilio, la salud, la vida y la orientación sexual de los funcionarios del Ministerio, y aquellas que estén fuera del ámbito de aplicación de esta política, conforme a lo indicado en el punto II.

En caso de solicitarse información relativa a datos personales resguardados en bases de datos del Ministerio, o bien, datos incorporados en el expediente personal de los funcionarios del Ministerio, que sean de acceso restringido tales como: la dirección, números de teléfono privados, fotografías y otros de igual naturaleza, se actuará bajo el Principio de Consentimiento Informado. Se exceptúan de lo anterior, las solicitudes emitidas por mandato judicial.

X.- Admisión de peticiones.

 

Únicamente se tramitarán las solicitudes de información sobre datos personales que respeten lo regulado en:

1. La Ley N° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, publicada en La Gaceta N° 170 del 05 de setiembre de 2011.

2. El Decreto Ejecutivo N° 37554, Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, publicado en La Gaceta N° 45 del 5 de marzo de 2013.

XI.- Resolución de inadmisibilidad.

La resolución de inadmisibilidad de una petición deberá ser siempre debidamente motivada y deberá comunicarse al peticionario en el plazo de diez días hábiles, a partir de la presentación del escrito de petición.

Cuando la inadmisión se fundamente en la existencia en el ordenamiento jurídico de otros procedimientos específicos para la satisfacción del objeto de la petición, la resolución de inadmisión deberá indicar, expresamente, las disposiciones a cuyo amparo deba sustanciarse, así como el órgano competente para ella.

Si la resolución de inadmisibilidad de una petición se fundamenta en la falta de competencia del Ministerio, deberá remitirse la solicitud a la entidad competente, en el plazo de cinco días hábiles a partir del recibo, de lo cual se le comunicará al peticionario.

XII.- Del Trámite de la petición.

 

Cuando la petición de información pública reúna los requisitos de presentación establecidos en el punto V de la presente Política, la oficina, departamento o dirección competente, deberá proceder a dar acuse de recibo y proceder a dar respuesta a la petición en los plazos indicados en esta Política.

En aquellos casos en que la petición sea presentada ante una oficina, departamento o dirección del Ministerio, que no sea competente para resolverla, deberá esta proceder a trasladarla a la que sea competente, en el plazo máximo del día hábil siguiente a la fecha de su recibo.

La oficina, departamento o dirección competente para atender una petición de información, deberá llevar un registro de las actuaciones internas y externas que realice en la atención de la misma, que incluya el acuse de recibo, solicitudes de aclaración, gestiones realizadas para suplir la información y la emisión de la respuesta al peticionario, incluyendo los nombres de las personas que participaron, tareas asignadas y plazos de respuesta.

XIII.- Peticiones complejas.

Cuando por la complejidad del contenido de la petición, no pueda brindarse la información dentro del plazo de diez días hábiles, la oficina, departamento o dirección de este Ministerio competente, podrá dar una respuesta parcial al peticionario, indicando de forma clara los motivos de ello, pudiéndose prorrogar de oficio la entrega de lo solicitado hasta por un máximo de cinco días hábiles.

XIV.- Registro de peticiones.

 

La oficina, departamento o dirección competente deberá remitir copia de la respuesta que se brinde, o bien, de la resolución de inadmisión o archivo que se notifique al peticionario según corresponda, a la Dirección de Comunicación Institucional de este Ministerio, con el fin de que esta elabore el resumen de las mismas que deberá ser incorporado en la Memoria Institucional Anual de este Ministerio, de conformidad con lo dispuesto en el inciso e) del artículo 11 de Ley de Regulación del Derecho de Petición. Esta información se mantendrá, además, en el sitio web del Ministerio, en un apartado denominado "Atención de Peticiones de Información", en el mismo se contará con una "Guía de solicitud de peticiones de información".

XV.- Vigencia.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Rodolfo Solano Quirós, Ministro de Relaciones Exteriores y Culto.- 1 vez.- O.C. N° 4600039653.- Solicitud N° 14-2020-DJO.- ( IN2020475620 ).