REGLAMENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CAUCIONES EN FAVOR DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN

Publicado en La Gaceta No. 143 del 08 de agosto de 2018

COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN

El Consejo Directivo de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación CONAPE, de conformidad con las atribuciones que le confiere el artículo 3º de la Ley Nº 6041 del 18 de enero de 1977.

Considerando:

I.- Que el artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley Nº 8131 de 18 de setiembre de 2001, publicada en La Gaceta Nº 198 de 16 de octubre de 2001, dispone que: "sin perjuicio de las previsiones que deba tomar la Administración todo encargado de recaudar custodiar o administrar fondos y valores públicos deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, a favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y obligaciones de los funcionarios. Las leyes y los reglamentos determinarán las clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables a este particular, tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el monto administrado y el salario del funcionario".

II.- Que el artículo 110, inciso 1), de esa misma Ley establece como hecho generador de responsabilidad administrativa, "El nombramiento de un servidor con facultades de uso y disposición de recursos públicos que no reúna las condiciones exigidas por el ordenamiento jurídico o los manuales y las reglamentaciones internas, o darle al servidor posesión del cargo sin rendir previamente la caución que ordena esta ley."

III.- Que el artículo 10 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 establece que será responsabilidad del jerarca y de los titulares subordinados establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional y el artículo 15 inciso b) numeral ii estipula como parte de los deberes de tales funcionarios(as) el de documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos "la protección y conservación de todos los activos institucionales."

IV.- Que el Manual de Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, en la norma 4.20 establece la responsabilidad de la administración de reglamentar a lo interno las clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables sobre el particular.

V.- Que en atención a las directrices emitidas por la Contraloría General de la República en resolución R-CO-10-2007 de las 13:00 horas del 19 de marzo de 2007, publicada en La Gaceta número 64 del 30 de marzo del mismo año, para el caso de CONAPE, como órgano integrante de la Hacienda Pública, debe dictarse un reglamento interno en materia de cauciones.

VI.- Que a la luz de cumplir la finalidad pública que comprende la caución se tomó como referencia el formato utilizado por otras instituciones para la elaboración del reglamento de cauciones. Por tanto, decreta. El siguiente:

REGLAMENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CAUCIONES A FAVOR DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PRÉSTAMOS PARA EDUCACIÓN

Capítulo I.- Disposiciones generales

Artículo 1.- Ámbito de aplicación.

Las disposiciones contenidas en este Reglamento son aplicables a los miembros del Consejo Directivo y a todos aquellos funcionarios de CONAPE que recauden, custodien o administren fondos o valores públicos o que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades definidas en el Manual de Puestos de la Institución deban caucionar.

Artículo 2.- Finalidad de la caución.

La caución tiene como finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante responsable, en el ejercicio de sus funciones, pueda producir al patrimonio de CONAPE, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil y penal.

Artículo 3.- Definiciones:

Con el propósito de unificar los conceptos, se establecen las siguientes definiciones:

a) CONAPE: Comisión Nacional de Préstamos para Educación.

b) Caución o Garantía: Monto que rinde el caucionante en las distintas formas permitidas en este Reglamento para cumplir con las funciones asignadas a favor de la Hacienda Pública.

c) Caucionante: Cualquier Director, así como todo servidor de CONAPE encargado de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores públicos.

d) Custodio de fondos o valores públicos: Corresponde al funcionario que por la índole de sus responsabilidades, custodia o tiene a su cargo recursos, bienes o valores públicos.

e) Fondos públicos: Son recursos, valores, bienes y derechos de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

f) Jerarca ejecutivo: Es el órgano unipersonal, subordinado al jerarca supremo, encargado de la operación y funcionamiento cotidiano de la Administración.

g) Jerarca supremo: El Consejo Directivo de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación.

h) Póliza de fidelidad: Contrato de seguro ofrecido por entidades autorizadas a brindar ese servicio, por el cual los Directores o los funcionarios rinden garantía en beneficio del Estado con tal de afianzar los daños y perjuicios causados por la comisión de actos culposos y/o dolosos por parte de éstos, en el desempeño de su labor.

i) Recaudador de fondos públicos o valores públicos: Corresponde al funcionario que por sus responsabilidades recauda fondos públicos.

j) Peculio: Patrimonio perteneciente al funcionario.

Artículo 4.- Forma de rendir la caución.

La caución a favor de CONAPE se hará mediante la suscripción con cargo al peculio del Director o del funcionario obligado a rendir la caución, de una póliza de fidelidad ante las entidades o empresas aseguradoras autorizadas por la Superintendencia de Seguros (SUGESE).

Artículo 5.- Del plazo de las garantías.

Las garantías ofrecidas por los señores Directores o por los funcionarios que estén obligados a rendir caución, se mantendrán vigentes durante todo el tiempo que ocupen sus cargos, o mientras se encuentre pendiente un procedimiento administrativo por daños y perjuicios, conforme a lo establecido en el artículo 120° de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos y otras relacionadas.

Artículo 6.- Momento para rendir la caución.

Los Directores deberán rendir caución al momento de integrarse a su Puesto. Los funcionarios obligados deberán rendirla una vez notificados por Recursos Humanos de su designación en el puesto y antes de asumir las funciones de recaudación, custodia, administración o disposición de los fondos públicos encargados. Corresponderá al Jefe de Recursos Humanos velar porque la persona obligada haya rendido la garantía correspondiente al momento de asumir el cargo, de conformidad con este reglamento.

Capítulo II.- De los caucionantes

Artículo 7.- Clasificación por nivel de responsabilidad.

Deberán caucionar los miembros del Consejo Directivo y todos aquellos funcionarios que recauden, custodien o administren fondos y valores públicos, según los siguientes niveles:

a) Nivel A (Superior).

b) Nivel B (Jefaturas de Departamento y de Sección).

c) Nivel C (Operativo).

También deberán rendir la respectiva caución los funcionarios que suplan por ausencias a dichos niveles durante un plazo igual o mayor a tres meses. La obligación de caucionar se mantiene aun cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que las funciones se mantengan análogas.

Por resolución razonada, previo estudio o informe que al respecto elabore la Comisión de Control Interno, CONAPE podrá sujetar a caución otros puestos o función adicional, a los ya contemplados. Firme la resolución, quien deba caucionar, contará con un máximo de ocho días hábiles para cumplir con la respectiva obligación.

Artículo 8.- Caucionantes del nivel A.

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos durante todo el tiempo de su nombramiento:

a) Los miembros del Consejo Directivo.

b) El o la Secretario(a) Ejecutivo(a).

Artículo 9.- Caucionantes del nivel B.

En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos:

a) El (la) Jefe(a) del Departamento Financiero

b) El (la) Jefe(a) de la Sección de Tesorería

c) El (la) Jefe(a) de la Sección de Recursos Humanos

d) El (la) Jefe(a) de la Sección de Informática

e) El (la) Jefe(a) de la Sección Administrativa

Artículo 10.- Caucionantes del nivel C.

En este nivel deben rendir caución quienes desempeñen las funciones de:

a) Analista de Tesorería

b) Técnico(a) en Tesorería.

Artículo 11.- Revisión del listado de funcionarios obligados a caucionar.

Una vez al año, la Jefatura de Recursos Humanos en coordinación con el Encargado de Control Interno, revisará el listado de funcionarios obligados a caucionar, para lo cual deberán considerar entre otros, los siguientes aspectos:

a) La existencia, en forma separada o combinada de las funciones y actividades recaudar, custodiar y administrar fondos y valores públicos.

b) La confiabilidad y eficacia del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valoración realizada por la Administración.

c) El nivel de la responsabilidad y el monto o bienes a cargo o administrado por el (la) funcionario(a). En caso de que se compruebe que algún funcionario(a) que no ocupa alguno de los puestos mencionados anteriormente, realiza una o varias de las funciones previstas en el artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, esto es, la de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, deberá rendir la respectiva caución.

Artículo 12.- Simultaneidad de funciones sujetas a caución.

Al funcionario que estando obligado a caucionar, se le asigne una función que genere ese mismo deber, caucionará una sola vez y por el monto mayor.

Artículo 13.- Ajuste de la caución.

El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un puesto a otro, que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad, deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación, para lo cual contará con un plazo máximo de veinte días hábiles.

Capítulo III.- Del monto por caucionar

Artículo 14.- Cálculo y actualización de los montos de la caución.

En la fijación y actualización de los montos de las cauciones, se utilizará como parámetro, el salario base establecido conforme a la Ley Nº 7337 del 5 de mayo de 1993, y que se publica cada inicio de año en el Boletín Judicial de la Corte Suprema de Justicia. Anualmente, la jefatura de la Sección de Recursos Humanos, actualizará el monto a caucionar para cada nivel. Los nuevos montos serán comunicados por la Jefatura de Recursos Humanos, por escrito a los funcionarios(as), caucionantes, para que procedan con la renovación correspondiente. Los(as) funcionarios(as) que deban ajustarse al nuevo monto de la caución, contarán al efecto, con un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la notificación de dicho comunicado.

Según el nivel de responsabilidad, el cálculo de los montos de las cauciones se hará de la siguiente manera:

a) Nivel A: Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel A, deberán rendir una caución equivalente a cinco salarios base.

b) Nivel B: Aquellos funcionarios que desempeñen puestos clasificados dentro del nivel B, deberán rendir una caución equivalente a cuatro salarios base.

c) Nivel C: Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel C, deberán rendir una caución equivalente a tres salarios base.

Capítulo IV.- De la administración, custodia, control y ejecución de las cauciones

Artículo 15.- Administración y custodia de las cauciones.

La administración y custodia de las cauciones serán competencias de la Sección de Recursos Humanos, para lo cual deberá:

a) Recibir, custodiar en el expediente de cada funcionario(a) y verificar la fidelidad de los documentos que comprueben la presentación de garantías por parte de los caucionantes, estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.

b) Notificar por escrito al caucionante, con un mínimo de veinte días hábiles de anticipación, la obligación de renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución.

c) Mantener un registro actualizado de los caucionantes, que contenga al menos: nombre, puesto, tipo de garantía, número de póliza, grupo al que pertenece, monto asegurado, fecha de emisión y vencimiento de la garantía.

Artículo 16.- Control de las cauciones.

El control de las cauciones será competencia de la Sección de Recursos Humanos, para lo cual deberá:

a) Calcular según la fórmula y mantener actualizado, el monto de la caución que debe rendir los funcionarios obligados a ello, conforme a lo establecido en el presente reglamento y en apego al Artículo 14, incisos a, b y c.

b) Revisar anualmente el cálculo de los montos, que por concepto de las garantías deben rendir los caucionantes, de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento; siete días naturales posterior a la publicación del Boletín Judicial de la Corte Suprema de Justicia, en el Diario Oficial La Gaceta, donde se establece el salario base conforme a la Ley Nº 7337 del 5 de mayo de 1993.

c) Asesorar y recomendar a la Comisión de Control Interno sobre las medidas y procedimientos que correspondan con el propósito de mantener montos de garantía apropiados.

d) Informar al superior jerárquico y a la Sección de Recursos Humanos respecto de cualquier incumplimiento observado en el proceso de caución.

e) Solicitar a la Sección de Recursos Humanos el registro de caucionantes o cualquier información adicional relacionada con el tema cuando así lo requiera.

Artículo 17.- Del trámite para la solicitud de la indemnización.

Corresponderá a la Secretaría Ejecutiva de la Institución realizar las gestiones para la correspondiente indemnización de conformidad con el trámite y los requisitos solicitados por parte de la entidad o empresa aseguradora.

Artículo 18.- Revisión y actualización de procedimiento para el cálculo de la caución.

Cada tres años a partir de la vigencia de este Reglamento, la Sección de Recursos Humanos en coordinación con la Asesoría Legal, realizará un estudio de actualización o ratificación del presente Reglamento.

Capítulo V.- De la responsabilidad

Artículo 19.- Auditoría Interna.

La Auditoría Interna conserva su potestad legal fiscalizadora en el cumplimiento de los deberes de los caucionantes y los controles establecidos.

Artículo 20.- Responsabilidad por la no presentación o renovación de la caución.

La falta de presentación de la garantía será causal para el cese en el cargo sin responsabilidad patronal, en los términos contemplados en el artículo 120 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, para aquellos casos en que, prevenido al efecto el funcionario(a), mantenga su incumplimiento por más de veinte días hábiles.

Conforme lo dispuesto en los artículos 110 inciso l) y 113 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en el caso de los funcionarios(a) encargados de recibir, custodiar y controlar la presentación de cauciones, constituirá un hecho generador de responsabilidad administrativa y la aplicación del régimen sancionatorio correspondiente al darle al servidor obligado posesión del cargo sin rendir previamente la caución dispuesta.

Artículo 21.- Responsabilidad del superior inmediato.

Será objeto de responsabilidad administrativa el superior inmediato que teniendo conocimiento de cualquier acto u omisión indebida por parte del caucionante no lo comunique a la Sección de Recursos Humanos antes de que el funcionario(a) firme la póliza de fidelidad, considerando que cualquier falsedad, ocultamiento o hecho doloso en la información suministrada a la entidad o empresa aseguradora dejará sin efecto la póliza y nula desde la fecha de su expedición.

Artículo 22.- Vigencia.

Rige a partir de su publicación.

Transitorio 1.-

Los funcionarios que a la fecha de entrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una copia a la Sección de Recursos Humanos.

Transitorio 2.-

En un plazo no mayor a tres meses después de publicado este Reglamento en el Diario Oficial La Gaceta, las instancias involucradas en el proceso de rendición de cauciones, elaborarán los procedimientos correspondientes para la correcta aplicación de lo que dispone este Reglamento.

Atendiendo la finalidad pública de resguardar los bienes del Estado se emitió el presente reglamento conforme a los lineamientos de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131 y la Ley de Control Interno Nº 8292.

San José, 28 de junio de 2018.- Sección Administrativa.- Gabriela Solano Ramírez, Jefa.- 1 vez.- O.C. N° 29673.- Solicitud N° 122875.- ( IN2018263774 ).