REGLAMENTO SOBRE LA CALIFICACIÓN DE IDONEIDAD DE SUJETOS PRIVADOS PARA ADMINISTRAR FONDOS PÚBLICOS

Publicado en El Alcance No. 20 a La Gaceta No. 20 del 29 de enero de 2019

Trabajo y Seguridad Social Consejo Nacional de Personas con Discapacidad

Artículo 1.- Ámbito de aplicación.

La presente normativa establece las regulaciones a que deben someterse los sujetos de derecho privado que soliciten la declaratoria de idoneidad para administrar fondos públicos provenientes de transferencias y partidas específicas, establecidas en la Ley 7972 y 8783, contempladas en los presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la Republica en beneficio del CONAPDIS.

Artículo 2.- Objetivo.

Declarar la idoneidad de los sujetos privados para administrar fondos públicos otorgados por el CONAPDIS.

Artículo 3.- Definiciones.

Para la aplicación del presente Reglamento e interpretación del mismo, se entiende por:

1. Administración concedente. Consejo Nacional de Personas con Discapacidad.
2. Calificación de Idoneidad. Dictamen favorable o desfavorable que constituye el pronunciamiento que emite la Dirección Ejecutiva del CONAPDIS, con la cual, se establece la cualidad de un sujeto privado de ser apto para administrar fondos públicos.
3. Comisión. Comisión Especial creada para la valoración previa de las solicitudes de idoneidad.
4. CONAPDIS. Consejo Nacional de Personas con Discapacidad.
5. Fondos Públicos. Conjunto de recursos, valores, bienes y derechos propiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos.
6. Órgano contralor. Contraloría General de la República.
7. Sujeto Privado. Cualquier persona jurídica sin fines de lucro que procura obtener la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos, que cuente con el carácter de bienestar social.

Artículo 4.- Requisitos generales.

Los requisitos generales que deben presentar los sujetos privados que solicitan la calificación de idoneidad para administrar fondos públicos son los siguientes:

1. Carta de solicitud dirigida a la Administración concedente de los recursos, firmada por el representante legal del sujeto privado con capacidad de actuar suficiente, en la cual se solicita el inicio del proceso de calificación de idoneidad indicando lo siguiente:
2. Domicilio del sujeto privado.
3. Número de teléfono, fax, apartado postal y dirección del correo electrónico, en caso de contar con ellos.
4. Calidades del representante legal (nombre completo, estado civil, número de cédula de identidad o residencia, profesión u oficio y domicilio).

El listado con el detalle de los documentos que se adjuntan a la solicitud.

5. Señalar medio para recibir notificaciones.

Adjunto a la carta de solicitud se deberán aportar los siguientes documentos:

1. Declaración jurada del Representante Legal, otorgada ante un profesional en Notariado Público, en la cual se indique claramente que la entidad se encuentra activa y que realiza proyectos y actividades conducentes a la finalidad para la cual fue creada. Para ello el sujeto privado solicitante deberá tener al menos un año de haber sido inscrito oficialmente en el registro respectivo y un año de estar activo.

Si se trata de una fundación solicitante, se deberá presentar una declaración jurada firmada por el presidente o presidenta de la junta administrativa, autenticada por un profesional en Notariado Público, en la cual se indique claramente que la entidad ha estado activa desde su constitución, calidad que adquiere con la ejecución de por lo menos un proyecto, programa u obra a año, según lo establecido por el inciso b), del 1 artículo 18 de la Ley de Fundaciones, N.º 5338 y sus reformas.

1. Descripción detallada de los programas, proyectos que se pretenden financiar total o parcialmente con fondos públicos y presupuesto por programa o proyecto a financiar.
2. Fotocopia certificada del acta constitutiva y sus reformas, así como de los estatutos vigentes al momento de la solicitud, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un profesional en Notariado Público
3. Certificación literal de personería jurídica vigente, emitida por la entidad u órgano público respectivo o por un profesional en Notariado Público; debe indicar la fecha de vencimiento del nombramiento del representante legal que plantea la solicitud.
4. Certificación de un profesional en Contaduría Pública Autorizado en la cual se indique en forma clara y precisa lo siguiente:
5. Estructura administrativa del sujeto privado.
6. Existencia de reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas y proyectos.
7. Existencia de libros contables y de actas actualizados, debidamente legalizados y al día. Indicar el tipo de libros de actas y contables existentes, el nombre de la entidad, órgano o persona que los legalizó y la fecha del último registro en cada uno de ellos.
8. Informe realizado por un profesional en Contaduría Pública Autorizado sobre el control interno contable, financiero y administrativo del respectivo sujeto privado.
9. Declaración jurada en la que se compromete ante la Administración Concedente, a presentar la respectiva liquidación presupuestaria con sus respectivos comprobantes

Además deberán aportar:

1. Los estados financieros del último período contable (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de ejecución presupuestaria y notas a los estados financieros, firmados por el profesional en Contaduría Pública Autorizado que los preparó y por el o la representante legal de la entidad.
2. Certificación de un profesional en Contaduría Pública Autorizado, en la cual se haga constar que las cifras que presentan dichos estados financieros corresponden a las que están contenidas en los libros contables legalizados.
3. Estudio especial realizado por un profesional en Contaduría Pública Autorizado, en caso de sujetos privados que en el año natural anterior hubieren tenido

ingresos (en efectivo) de origen público, por una suma mayor al monto establecido por la Contraloría General de la Republica, en las regulaciones vigentes aplicables a los sujetos privados, para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor, o que las transferencias por recibir de las entidades u órganos públicos se estima que superan ese monto. Dicho estudio deberá contener:

1. Análisis de control interno contable, financiero y administrativo del respectivo sujeto privado.
2. Acreditar la estructura administrativa del sujeto privado.
3. Indicar si utiliza reglamentos, manuales o directrices para la administración y el manejo de recursos destinados para el desarrollo de programas y proyectos.
4. Consignar si cuenta con libros contables y de actas actualizados de los principales órganos (Asamblea y Junta Directiva, u órganos), debidamente legalizados y al día.

Además deberán aportar:

1. Original del Dictamen de Auditoría de Estados Financieros y de los Estados Financieros Auditados (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de Ejecución Presupuestaria y notas a los estados financieros), correspondientes al último período contable anual.
2. Todas las hojas de los estados financieros que se adjunten al Dictamen de Auditoría, y de las notas a los estados financieros auditados, deberán tener la firma y el sello blanco del profesional en Contaduría Pública Autorizado que elaboró dicha documentación.

Original o copia certificada por un profesional en Notariado Público de la Carta de Gerencia emitida por el profesional en Contaduría Pública Autorizado que realizó la auditoría a que se refiere el punto anterior.

Además debe venir acompañado de una nota suscrita por el representante legal del sujeto privado en la que se indiquen las acciones efectuadas por la administración para subsanar las debilidades de control interno que se hubieran determinado.

La Administración concedente verificará que el monto señalado se ajuste a la actualización que al respecto realice la Contraloría General de la República a las regulaciones aplicables a los sujetos privados que reciban fondos públicos para efectos de la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor.

Artículo 5.- Requisitos específicos.

Los requisitos específicas a cumplir por cualquier tipo de beneficiario o ejecutor de fondos públicas son los siguientes:

1. Organizaciones declaradas de Bienestar Social:
2. En caso que aplique, los sujetos privados de cualquier tipo beneficiarios de fondos provenientes de la Ley N º 7972 del 22 de diciembre de 1999, deberán presentar la certificación vigente del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) que los declara de bienestar social, según lo dispone el artículo 18 de esa Ley.

Fundaciones. Según la Ley de Fundaciones, N º 5338 del 28 de agosto de 1973 y sus reformas, deberán:

1. Informar sobre las calidades, número de teléfono, grado académico y el número de afiliación al Colegio Profesional correspondiente de la persona que ocupa el cargo de Auditor Interno de la fundación, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley de Fundaciones, que señala que toda fundación está obligada a tener una auditoria interna.
2. Presentar fotocopia del Diario Oficial La Gaceta, donde consten los nombramientos de los directores designados por el Poder Ejecutivo y por el Concejo Municipal del cantón en que la Fundación tiene su domicilio legal, según lo establecido por el artículo 11 de la Ley de Fundaciones y su Reglamento (Decreto Ejecutivo Nº 29744-J del 29 de mayo del 2001). Se debe acompañar de las certificaciones de las autoridades correspondientes en que conste la vigencia de los nombramientos. Fotocopia certificada de la nota de presentación a la Controlaría General de los informes contables, del informe anual sobre el uso y destino de los fondos públicos que hubiere recibido la fundación y del informe del auditor interno(a) relativo a la fiscalización de los recursos públicos que se le hubieran transferido a la fundación, según lo dispuesto por los artículos 15 y 18 de la Ley de Fundaciones, respectivamente.
3. Presentar una Declaración Jurada firmada por la persona que ejerza la presidencia de la Junta Administrativa, en la cual se indique claramente que la entidad ha estado activa desde su constitución; calidad que adquiere con la ejecución de por lo menos un proyecto, programa u obra al año.
4. Los sujetos privados de tipo de beneficiarios de fondos provenientes de la Ley No. 7972 del 22 de diciembre de 1999, deberán presentar la certificación vigente del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) que los declara de bienestar social, según lo dispone el artículo 18 de esta Ley.
5. El sujeto privado, de cualquier tipo, sometido a las regulaciones establecidas por la Contraloría General de la República deberá realizar la presentación de sus presupuestos ante el Órgano Contralor y suministrar ante la Administración concedente, una fotocopia certificada por un profesional en Notariado Público de la nota con la que presentó los informes de ejecución y liquidación presupuestaria ante el Órgano Contralor, con el respectivo sello de recibido.

Artículo 6.-

En aquellos casos donde el sujeto privado ya hubiera sido calificado como idóneo por la Contraloría General de la República (institución competente en su momento) para administrar fondos públicos de la Ley Nº 7972, y resulte beneficiario nuevamente de recursos provenientes de la misma ley, no requerirá presentar la información prevista, bastando que remita una copia certificada de la referida calificación vigente y del expediente del ente u órgano público que tramitó el dictamen favorable. La nueva Administración concedente debe verificar, que la calificación de idoneidad no esté vencida o haya sido revocada.

Artículo 7.- Vigencia de los documentos.

Los documentos y certificaciones que se deben presentar no deberán tener mas de un mes de emitidos, exceptuando aquellos cuya vigencia sea mayor por disposición de otra norma jurídica.

Artículo 8.- Entrega incompleta de la documentación requerida.

En caso de que el sujeto privado no cumpla con la totalidad de los requisitos señalados en el presente Reglamento para realizar el trámite de Calificación de Idoneidad, se le prevendrá por una única vez al solicitante, para que en el plazo improrrogable de cinco días hábiles aporte la documentación omitida, bajo apercibimiento, que de no cumplirlo se procederá al archivo inmediato del expediente.

Artículo 9.- Valoración previa de la idoneidad del sujeto privado para administrar fondos públicos.

La valoración previa de solicitudes de idoneidad estará a cargo de una Comisión Especial creada a su efecto, nombrada por la Junta Directiva. La Comisión estará constituida por una persona funcionaria de la Unidad de Financiero Contable, quien coordinará, una persona funcionaria de la Unidad de la Asesoría Legal y una persona funcionaria de la Dirección Desarrollo Regional. Quienes serán nombrados por un periodo improrrogable de dos años.

Artículo 10.- Comisión Especial.

La Comisión Especial tendrá las siguientes funciones:

1. Estudiar toda la documentación aportada por los sujetos privados, con el fin de valorar la capacidad del solicitante para administrar fondos públicos. Para esos efectos debe llevar un expediente foliado de cada sujeto privado que realice una solicitud.
2. Documentar en un dictamen el resultado de esa valoración, el cual será puesto en conocimiento de la Dirección Ejecutiva, para su aprobación. El resultado de la valoración deberá presentarse diez días después de que fue sometida ante la Comisión.
3. Verificar la capacidad legal, administrativa y financiera del sujeto privado, así como su aptitud técnica en el desarrollo de programas, proyectos u otros, financiados total o parcialmente con fondos públicos.
4. Verificar, por los medios que estime pertinentes, la información suministrada por los sujetos de derecho privado que requieran la calificación de "idóneo para administrar fondos públicos".
5. Una vez otorgada la calificación de idoneidad y transferidos los fondos, si la Comisión detectara irregularidades en el manejo de los fondos, fallas en el desarrollo de los proyectos, falta de control interno o cualquier falta grave que ponga en riesgo los fondo transferidos podrá solicitar la respectiva revocatoria de la calificación de idoneidad.

Artículo 11.- Resultado de la valoración preliminar.

El resultado de la valoración preliminar deberá plasmarse mediante un dictamen emitido por la Comisión Especial, junto con una recomendación, ya sea favorable o desfavorable, de la solicitud de idoneidad. La Comisión remitirá a la Dirección Ejecutiva, el dictamen emitido en un plazo no mayor a diez días hábiles a partir de su emisión.

Artículo 12.- Valoración definitiva.

La valoración definitiva de las solicitudes de idoneidad, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva del CONAPDIS.

Artículo 13.- Dictamen definitivo.

La Dirección Ejecutiva tendrá cinco días hábiles para resolver lo que corresponda a la solicitud de idoneidad, contados a partir del recibo del dictamen emitido por la Comisión.

Artículo 14.-

El dictamen de la Comisión no será vinculante para la Dirección Ejecutiva quien, en caso de considerar que no se debe otorgar la Calificación de Idoneidad fundamentará su decisión mediante acto motivado que se adjuntará al expediente. De igual manera la Dirección Ejecutiva podrá solicitar a la Comisión que amplíe o revise lo consignado en el dictamen si determina que existen inconsistencias en el mismo.

Artículo 15.- Otorgamiento de la Calificación de Idoneidad.

En caso de que la Dirección Ejecutiva determine que el sujeto privado es idóneo para recibir fondos públicos, deberá adoptar la resolución respectiva debidamente motivada y previendo los elementos requeridos en el dictado de todo acto administrativo.

Posteriormente procederá a notificar al solicitante su decisión, sea favorable o desfavorable.

Artículo 16.- Vigencia de la Calificación de Idoneidad.

La declaración de idoneidad otorgada tendrá una vigencia de dos años, contados a partir de la fecha de su emisión.

Artículo 17.-Prórroga.

Procederá la prórroga de la Calificación de idoneidad a solicitud del sujeto privado, previa valoración de la Comisión de los resultados y administración de los recursos otorgados.

Artículo 18.- Fiscalización.

La Auditoría Interna del CONAPDIS, podrá fiscalizar la actuación realizada por la Comisión, por la Dirección Ejecutiva y el sujeto privado que ha sido declarado idóneo. Dicha facultad también procederá para la Contraloría General de la República, al amparo de su Ley Orgánica.

Artículo 19.- Actos recurribles:

Contra los actos emitidos durante el proceso y el acto de calificación de idoneidad, cabrá la interposición de recurso de revocatoria y apelación, según las reglas establecidas la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 20.- Controles sobre las personas calificadas como idóneas para administrar fondos públicos.

1. La entidad concedente deberá cumplir con lo estipulado en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la Ley General de Control Interno, y lineamientos emitidos por el Ente Contralor, en lo referente a la implementación de los mecanismos de control necesarios y suficientes para verificar el correcto uso y destino de los beneficios otorgados a sujetos privados.
2. Durante la vigencia de la Calificación de Idoneidad otorgada por el CONAPDIS, este queda obligado a verificar, previo desembolso de nuevos recursos en favor de sujetos privados, que las situaciones técnicas en apego a las que se otorgó la idoneidad se mantienen.
3. Todo sujeto privado está obligado a comunicar a la Comisión la existencia de cualquier cambio en la información que suministró con el fin de obtener la calificación de idoneidad.

Artículo 21.- Revocación de la Calificación de Idoneidad.

La Dirección Ejecutiva podrá revocar la calificación otorgada de "idóneo para administrar fondos públicos", de oficio o a solicitud de la Comisión, sin perjuicio del establecimiento de responsabilidades y sanciones previstas en el ordenamiento jurídico.

El acto que revoque la Calificación de idoneidad deberá ser motivado y razonado a través del debido proceso establecido en el Libro 11 de la Ley General de Administración Pública.

Corresponde al CONAPDIS llevar un registro de aquellos sujetos privados a los que se les revoque la Calificación de Idoneidad.

Artículo 22.- Renovación de la Calificación de Idoneidad.

El sujeto privado al que se le venza la calificación de idoneidad deberá iniciar el procedimiento previsto en este Reglamento para recibir nuevos recursos de la ley señalada en el ámbito de aplicación de la presente regulación. Para tal efecto se deberán aportar todos los documentos exigidos en la primera solicitud.

Artículo 23.- Sanciones y responsabilidades.

El incumplimiento de lo establecido en este Reglamento dará lugar a las sanciones previstas en la Ley General de la Administración Pública, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley General de Control Interno, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, sin perjuicio de la aplicación de otras causales de responsabilidad contenidas en el ordenamiento jurídico.

Artículo 24.- De la obligatoriedad.

El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio.

Artículo 25.- Vigencia.

El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Flor Gamboa Ulate, Directora Ejecutiva, a. í.—1 vez.—( IN2019311225 ).