REGLAMENTO PARA LA ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ
REGLAMENTO PARA LA ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ
Sesión Ordinaria No. 134 del 20 de noviembre de 2018
Publicado en el Alcance No. 19 a La Gaceta No. 18 del 25 de enero de 2019
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ
REGLAMENTO PARA LA ADQUISICIÓN Y RECEPCIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ
Capítulo I.- Objeto y nomenclatura
Artículo 1.- Objeto.
El presente reglamento se dicta con el fin de regular las disposiciones y procedimientos que regirán en las diferentes etapas de la actividad contractual que despliegue la Municipalidad del Cantón Central de San José a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios, de conformidad con la normativa de la Ley No. 7494 del 2 de mayo de 1995 Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y su reforma parcial, Ley 8511 del 16 de mayo del 2006, publicada en "La Gaceta" N° 128 del 4 de julio de ese mismo año, la cual entró a regir en enero, 2007. Así como, en el Decreto Ejecutivo No. 33411-H del 27 de setiembre del 2006, publicado en "La Gaceta" N° 210, el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública y sus reformas y el Código Municipal. Ley de General de Control Interno #8292, Decreto Ejecutivo 38830-HMICIT-SICOP, Ley 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.
Artículo 2.- Nomenclaturas.
En el contenido de este marco normativo se utilizarán las siguientes nomenclaturas:
Concejo: Concejo de la Municipalidad del Cantón Central de San José.
La Municipalidad: Municipalidad del Cantón Central de San José.
DRMS El Departamento de Recursos Materiales y de Servicios
LCA: Ley de Contratación Administrativa.
RLCA: Reglamento a la Ley Contratación Administrativa.
El Código: Código Municipal.
RSRCAP: Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la
Administración Pública.
CD: Contratación Directa (Escasa Cuantía)
DAJ: Dirección de Asuntos Jurídicos
LN: Licitación Pública
LA: Licitación Abreviada
Artículo 3.- Alcance de este Reglamento.
Este reglamento será aplicable -sin excepción-, a todos los procedimientos de contratación que promueva la Municipalidad por medio de su DRMS, así como a los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico interno de bienes que promueva la Municipalidad de San José, por medio de la Proveeduría.
Capítulo II.- Funciones del departamento de recursos materiales y servicios
Artículo 4.- Definición Funcional del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
El DRMS será el órgano competente para conducir los procedimientos de contratación administrativa, y fungirá como órgano técnico institucional en esa materia, así como para realizar los procesos de control, almacenamiento y distribución o tráfico de bienes producto de los procedimientos de contratación, por medio de la Sección de Almacén, quien llevará un inventario estricto y actualizado de los bienes bajo su custodia, entendiéndose distribución como entrega en bodega.
Deberá contar con una estructura organizativa adecuada y con el recurso humano idóneo e indispensable, con experiencia, conocimiento y formación en el campo de la contratación administrativa, que le permita el cumplimiento oportuno de sus funciones.
Artículo 5.-
Las dependencias administrativas de la Institución (técnico, jurídico, financiero) colaborarán con el DRMS, para el cumplimiento de sus cometidos, todo conforme a las competencias propias de cada dependencia.
Artículo 6.- Funciones Específicas del Departamento de Recursos Materiales y Servicios.
El DRMS tendrá las siguientes funciones:
a) Orientar mediante lineamientos, la elaboración de pedidos, las especificaciones técnicas, la programación de las compras de la Institución y la presentación oportuna de sus necesidades para el trámite de compra.
b) Verificar que se cuenta con el contenido presupuestario disponible para atender la erogación.
c) Agrupar las solicitudes de pedido según la naturaleza del gasto.
d) Con base en la estimación que realiza la unidad usuaria y el presupuesto indicado, determinar el procedimiento de contratación administrativa a seguir conforme a la Ley. En caso de duda sobre la exactitud de la estimación dada por la unidad usuaria/parte técnica, el DRMS podrá realizar las consultas y sondeos de mercado que resulten necesarios para la adecuada estimación del negocio.
e) Elaborar el cartel para cada uno de los procedimientos ordinarios o de excepción que, para la adquisición de bienes y servicios, promueva la Municipalidad; labor que llevará a cabo con los insumos y requerimientos que deben aportarle las unidades usuarias y técnicas, según corresponda en cada caso, a través del sistema SICOP.
f) Someter a revisión financiera y jurídica, en los casos que corresponda, los carteles de procedimientos licitatorios, para el análisis de su competencia. La revisión jurídica de estos carteles estará a cargo de los profesionales en derecho del DRMS o de la DAJ
g) Definir y comunicar los controles necesarios para cumplir con el cronograma de plazos previamente establecido, el cual será de acatamiento obligatorio para las dependencias involucradas, así como emitir las políticas y disposiciones que rigen en materia de contratación administrativa
h) Administrar, a nivel institucional, el sistema SICOP para los procedimientos de contratación administrativa que lleva a cabo la Municipalidad.
i) Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de licitación, remate y contratación directa, desde el ingreso al Departamento de la solicitud de trámite (pedido) hasta la confección de la orden de compra, así como en los casos de contratación por excepción.
j) Realizar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento, hacer efectivas las multas previamente establecidas en el cartel, en caso de requerirse.
k) Efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales y suministros importados, cuando así se requiere.
l) Dictar la resolución final de adjudicación cuando por el monto total a adjudicar del procedimiento respectivo no corresponda al Concejo, emitir la recomendación de adjudicación cuando el Concejo es el competente para adjudicar. Para el caso de las contrataciones directas de escasa cuantía, el DRMS será el competente para dictar la declaratoria de desierto o infructuoso de conformidad con el reglamento que rige esta materia y en cuanto estas funciones le sean delegadas formalmente por el Despacho del Alcalde, siguiendo las disposiciones pertinentes emanadas en el Código Municipal y la Ley General de la Administración Pública.
m) Preparar al Despacho del Alcalde, las solicitudes de autorización que deban plantearse ante la Contraloría General de la República para la promoción de procesos propios de las materias exceptuadas de los procedimientos ordinarios de contratación, así como para promover un proceso de contratación sin contar con el contenido presupuestario correspondiente y todos aquellos oficios relacionados con los procedimientos de compra, salvo en aquellos casos en que el Despacho del Alcalde haya delegado directamente la atención y suscripción de esos trámites en la jefatura de DRMS, delegación que debe cumplir con las disposiciones de la Ley General de Administración Pública.
n) De conformidad con los supuestos estipulados en la LCA y su Reglamento, le corresponderá conocer y emitir una recomendación ante el Concejo Municipal, cuando éste resuelva el Recurso de Revocatoria que se plantee contra los acuerdos de adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso que este haya dictado. Asimismo, le corresponderá responder conforme a los insumos que debe facilitarle la parte técnica, las audiencias que se confieran con ocasión de la presentación de recursos de Apelación o de Objeción al cartel ante la Contraloría General de la República; en el caso de Recursos de objeción al cartel que se presenten ante la Municipalidad, le corresponderá la resolución del mismo, a cuyos efectos la parte técnica a cargo del procedimiento, se encuentra obligada a proporcionarle las justificaciones o requerimientos que resulten necesarios para su atención. Adicionalmente DRMS, será el competente para tramitar y resolver los recursos de revocatoria que sean interpuestos contra la Adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso en las contrataciones directas de escasa cuantía.
o) Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas internas, cuando así lo requiera, para que se tomen las acciones apropiadas que en derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamaciones de orden civil o penal, sin perjuicio de las demás competencias que se le asignen en este reglamento para la atención y resolución de esos supuestos.
p) Integrar y publicar el programa de adquisiciones, de acuerdo con lo que se define en la LCA y con la información que para estos efectos remitan las Gerencias.
q) Estudiar las ofertas recibidas para cada uno de los procedimientos de contratación que promueva la Municipalidad, sobre la base de los criterios jurídicos emitidos por los abogados de la Dirección de Asuntos Jurídicos, técnicos y financieros que emitan las dependencias involucradas en el análisis de esos aspectos en materia de contratación administrativa, así como elaborar el cuadro comparativo de ofertas conforme a los elementos de evaluación definidos en el cartel y prevenir o comunicar a los oferentes/contratistas, cualquier tipo de requerimiento que resulte necesario.
r) Emitir la recomendación de adjudicación ante el Concejo Municipal en los casos que corresponda, el cual deberá emitir el acto de adjudicación.
s) Emitir oportunamente el documento de ejecución presupuestaria denominado orden de compra o contrato del sistema SICOP y velar porque cumpla con todos los requisitos establecidos para su ejecución.
t) El DRMS deberá actualizar, en coordinación con el órgano competente, el Departamento de Desarrollo Organizacional, los instructivos y guías creados como complemento a este instrumento y su personal se ajustará en forma rigurosa a las disposiciones que contengan dichos documentos. Esta misma función se aplica para la Sección de Almacén, en cuanto a la aplicación del instructivo correspondiente a esa dependencia.
u) Es responsabilidad del DRMS compartida con la Dirección Financiera, la liquidación de los saldos de órdenes de compra que durante el año inmediato anterior no registraron ningún movimiento.
Capítulo III.- Planeación y programación de compras
Artículo 7.- Solicitud de Bienes y/o Servicios.
Los procedimientos para las compras de bienes o la contratación de servicios, se originarán en la solicitud de necesidades enviadas por las dependencias interesadas mediante el sistema SICOP, de acuerdo con las políticas y disposiciones específicas que emita el DRMS.
En relación con lo anterior, la decisión que da inicio al procedimiento de contratación requiere el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del RLCA.
El DRMS, rechazará las solicitudes que incumplan con uno o más de los requisitos indicados.
Artículo 8.- Agrupación de los Pedidos.
El DRMS agrupará los pedidos de las diversas dependencias que versen sobre la misma clase de objetos, siempre que la naturaleza y circunstancias lo permitan, para ello fijará dos plazos al año para la recepción de pedidos con el objeto de lograr las mejores condiciones y evitar a la vez un fraccionamiento ilegítimo, para ello las dependencias respectivas deberán programar sus necesidades de manera tal que las contrataciones inicien en los plazos fijados. Esos plazos serán fijados por la DRMS y comunicados oficialmente mediante la emisión de circulares.
Artículo 9.- Requisitos Previos.
Previo a la decisión inicial de contratación, la unidad usuaria deberá verificar la existencia de la partida presupuestaria (contenido) mediante el sistema SICOP, así como la verificación de existencias ante el Almacén Municipal.
Artículo 10.- Trámite para la Satisfacción de Necesidades Particulares.
Para atender una necesidad calificada o de naturaleza particular, se podrá iniciar el procedimiento de contratación sin contar con los recursos presupuestarios suficientes si estos corresponden al mismo periodo presupuestario, previa aprobación de la Contraloría General de la República. Para lo pertinente, el DRMS, en coordinación con la unidad usuaria, determinará la necesidad de efectuar este procedimiento. En aquellos casos en que la ejecución se realice en el próximo periodo presupuestario, el solicitante de la contratación deberá realizar las gestiones pertinentes ante la Dirección Financiera para asegurar la existencia del contenido presupuestario con el propósito de garantizar el pago de las obligaciones y no se requiere de previa autorización del Órgano Contralor.
Artículo 11.- Inicio del Procedimiento.
Una vez que se cuente con la solicitud de compra o pedido debidamente confeccionado, con las especificaciones técnicas o términos de referencia aprobados, el contenido presupuestario correspondiente y demás disposiciones contempladas en el RLCA, el DRMS dará inicio al proceso de contratación respectivo. Para todos los efectos, la decisión inicial deberá entenderse como la solicitud de pedido generada por la dependencia usuaria en el sistema SICOP.
Artículo 12.- Estimación del Contrato y Determinación de los Procedimientos.
La estimación del bien y/o servicio por adquirir le corresponde a la unidad solicitante, la cual deberá incorporarse en la decisión inicial. La determinación del procedimiento a seguir para su celebración, será responsabilidad del DRMS, después de la agrupación de necesidades. La estimación debe efectuarse de conformidad con los parámetros que indica la LCA en el artículo 31 y la determinación del procedimiento se regirá por la resolución que dicta la Contraloría General de la República, en cuanto a los límites generales de Contratación Administrativa a más tardar la segunda quincena de febrero de cada año, en donde se incorporan los parámetros vigentes para cada órgano y cada ente. A efecto de lograr la estimación respectiva, la unidad solicitante deberá efectuar un sondeo de mercado que le permita lograr una estimación económica del objeto de contratación, lo más ajustada a la realidad que le sea posible.
Artículo 13.- Conformación del Expediente Administrativo.
Una vez que se adopte la decisión de iniciar el procedimiento de contratación, se formará un expediente electrónico administrativo dentro del sistema SICOP, al cual se le incorporarán la decisión inicial o pedido, el cartel definitivo, los estudios previos que motivaron el inicio de éstos cuando así corresponda y todas las actuaciones internas o externas relacionadas con la contratación. Los borradores o documentos preparatorios no formarán parte del expediente, se tendrán como referencia en un archivo adicional.
Cuando por caso fortuito o fuerza mayor resulte imposible la conformación del expediente electrónico en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), la Municipalidad deberá esperar que el impedimento sea superado. En caso de que la
espera amenace imposibilitar la satisfacción del interés público perseguido con la contratación pendiente de inicio, deberá conformarse el expediente de la contratación a través de un medio electrónico distinto del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), cumpliendo con la totalidad de las formalidades que el ordenamiento jurídico impone a la conformación de expedientes administrativos y las disposiciones específicas de la materia de contratación administrativa, este se mantendrá en custodia y bajo responsabilidad de la Proveeduría Institucional respectiva, la cual garantizará su libre acceso
Artículo 14.- Plan de Adquisiciones.
Semestralmente, una vez recibidos los pedidos de las dependencias dentro del plazo establecido para tales efectos, el DRMS procederá con la agrupación de las solicitudes de compra a efecto de elaborar el Plan de Adquisiciones Institucional para su publicación de acuerdo con lo establecido en el Artículo 7 del RLCA.
Capítulo IV.- Fuentes generales de contratación administrativa
Artículo 15.-
La contratación administrativa se encuentra regida por una serie de principios generales que la orientan y regulan. Asimismo, esos principios son de acatamiento obligatorio para todos los órganos que intervienen en los diversos procesos de contratación, donde a su vez se tienen que tomar en cuenta como fuentes de derecho, la Jurisprudencia de la Sala Constitucional y la Contraloría General de la República, Tribunal Contencioso Administrativo, Procuraduría General de la República, y cualquier otro ente o institución que tenga que ver con la materia, y la doctrina que regula la materia.
Capítulo V Procedimientos de contratación
Sección I.- El cartel
Artículo 16.- El Cartel.
Constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve, y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios constitucionales aplicables. Su contenido será el que conste en el expediente digital que mantenga el sistema SICOP, conformado por el clausulado general, las plantillas predeterminadas y la documentación adjunta que aporten las unidades técnicas.
El DRMS elaborará, el cartel para cada uno de los procedimientos ordinarios o de excepción que, para la adquisición de bienes y servicios, promueva la Municipalidad, labor que llevará a cabo con los insumos y requerimientos que deben aportarle las unidades usuarias y técnicas, según corresponda en cada caso, mediante el sistema SICOP.
Para los procesos de licitación, tanto pública como abreviada, así como las contrataciones directas por excepción, será obligación de cada uno de los Departamentos interesados enviar previamente a la DRMS las especificaciones técnicas con el fin de que dicho departamento realice la correspondiente depuración de las mismas en un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción de las mismas
Una vez realizada la depuración mencionada, será enviada de forma inmediata para conocimiento de la Comisión de Hacienda y Presupuesto del Concejo Municipal quienes en un plazo máximo de 8 días hábiles posterior a su recibido efectúen las observaciones que consideren. De no existir observaciones el DRMS continua con el trámite concursal respectivo; en caso de darse algún cambio posterior el DRMS enviará a la Comisión de Hacienda y Presupuesto del Concejo Municipal un cuadro de contenido de los cambios aplicados.
En caso de procedimientos licitatorios los carteles se someterán a revisión y análisis jurídico por parte de los abogados del DRMS o de la DAJ, cuando sea necesario.
Artículo 17.- Criterios de Evaluación.
El DRMS, en coordinación con la parte técnica responsable del procedimiento, definirá los elementos que se incorporarán en el cartel como criterios de evaluación, los cuales se basarán en los principios de igualdad, libre competencia, eficiencia y transparencia que establece la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 18.- Invitación a Participar.
La invitación a participar la hará el DRMS por medio del Sistema SICOP.
Sección II.- Modificaciones, prórrogas y aclaraciones al cartel
Artículo 19.- Modificaciones, prórrogas y aclaraciones al cartel.
En esta materia se contempla la posibilidad de modificar, aclarar el cartel y la posibilidad de prorrogar el plazo de recepción de las ofertas. En el caso de los procesos de licitación, tanto pública como abreviada, así como las contrataciones directas por excepción de cada uno de estos cambios deberá ponerse en conocimiento a la Comisión de Hacienda y Presupuesto del Concejo Municipal a través del funcionario designado para tales efectos, mediante comunicación electrónica, en los plazos contenidos en los incisos siguientes:
a) Modificaciones no esenciales al Cartel. Por modificaciones no esenciales se entenderán aquellas que no cambien el objeto ni que impliquen una variación importante en la concepción de este. Deberán comunicarse por los mismos medios en que se cursó la invitación con al menos tres días de anticipación al vencimiento del plazo para recibir ofertas.
b) Modificaciones esenciales al Cartel. En cuanto a las modificaciones esenciales, el plazo para recibir ofertas será ampliado en un plazo no mayor al 50% del plazo mínimo que corresponde a cada tipo de contratación. El DRMS cuenta con tres oportunidades para modificar de oficio el cartel, en cada modificación podrán variarse todas las condiciones que así lo ameriten.
c) Aclaraciones al Cartel. Pueden darse dos tipos de aclaraciones al cartel; las aclaraciones a solicitud de parte y las acordadas de oficio.
d) Las aclaraciones a solicitud de parte. Las aclaraciones a solicitud de parte se presentarán ante la administración dentro del primer tercio del plazo para recibir ofertas y serán atendidas en un plazo de cinco días hábiles después de su presentación; las que se presenten fuera de ese plazo, el DRMS -en coordinación con la parte técnica responsable- valorarán el fondo de la misma, mas no impedirá la apertura de ofertas señalada.
e) En cuanto a las aclaraciones acordadas de oficio. Las aclaraciones acordadas de oficio siempre que no impliquen modificación al cartel, serán incorporadas de inmediato al expediente, con la debida difusión dentro de las 24 horas siguientes.
f) Las prórrogas en el plazo para la recepción de ofertas. Las prórrogas en el plazo para la recepción de ofertas, deberán estar divulgadas a más tardar el día anterior al que previamente se hubiere señalado como límite para la presentación de ofertas y se dispone de tres oportunidades de oficio para conferir prórrogas al plazo de recepción de ofertas.
Sección III.- La oferta
Artículo 20.- La oferta.
La oferta es la manifestación expresa del oferente de querer participar y eventualmente contratar con la Administración, en pleno sometimiento al bloque de legalidad. Deberá presentarse en forma electrónica a través del sistema SICOP u otro medio autorizado en el Cartel en ambos casos deberá estar debidamente firmada. Se presume la capacidad de actuar de cualquier oferente nacional o internacional inscrito en el registro de proveedores de SICOP. Asimismo, se presume que quien suscribe una oferta en dicho sistema posee capacidad legal para ello.
Artículo 21.- Recepción y Apertura de Ofertas.
Las ofertas deberán presentarse en el lugar o por el medio que se indique en el cartel, a más tardar en la fecha y hora señaladas para la recepción. Deberá estar acompañada de los documentos y atestados solicitados por el cartel respectivo.
En el caso de las ofertas electrónicas, que son datos seguros y no manipulables, la información generada por el sistema será suficiente para efectos de recepción de las ofertas, en caso de ofertas que se reciban por otro medio se levantará un acta con las formalidades que se establecen en el RLCA.
Artículo 22.- Plazos para Recepción de Ofertas.
CD: De uno a cinco días hábiles máximo. En casos calificados como urgentes, con al menos cuatro horas de anticipación.
LA: El plazo no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte días hábiles.
LN: El plazo mínimo de recepción será de quince días hábiles contados desde el día siguiente a la publicación de aviso.
Artículo 23.- Valoración, Subsanación y Aclaraciones a las Ofertas.
Una vez realizado el análisis técnico, jurídico y financiero de las ofertas, el DRMS solicitará a los oferentes que subsanen cualquier defecto formal o se supla cualquier información o documento trascendente omitido, en tanto no impliquen modificación o alteración de las condiciones establecidas en cuanto a las obras, bienes y/o servicios ofrecidos, o varíen la propuesta económica, de plazos de entrega, ni garantías de lo ofertado. Dichas subsanaciones deberán presentarse por el medio autorizado en el Cartel dentro de un plazo máximo de cinco días hábiles, de no atenderse la solicitud de subsanar, se descalificará la oferta, siempre que la naturaleza del defecto lo amerite y a ejecutar - previa audiencia- la garantía de participación. Asimismo, deberá establecer los controles respectivos para verificar en forma selectiva, en concordancia con el artículo 22 y 22 bis de la LCA, que los oferentes no tengan vínculos hasta tercer grado de consanguinidad y afinidad con funcionarios del municipio y que sea una persona económicamente activa, lo anterior será normado a inicios de cada período mediante directriz emitida por la jefatura del DRMS.
Sección IV.- La adjudicación
Artículo 24.- Acto de adjudicación.
El acto de adjudicación será dictado sobre la base de los estudios y valoraciones jurídicas emitidas por los abogados de la Dirección de Asuntos Jurídicos, por las áreas técnicas y financieras, así como las valoraciones administrativas que a estos efectos realice el DRMS de las condiciones establecidas en el pliego de condiciones.
Salvo en el caso de las compras directas de escasa cuantía, de excepción, o en las licitaciones cuyo monto total de adjudicación no supere el límite máximo definido para el primer tipo de procedimientos precitado, el órgano competente para dictar el acto de adjudicación será el Concejo Municipal, quien tomará en cuenta la recomendación emitida por DRMS como órgano técnico encargado de conducir los procedimientos de contratación administrativa.
La recomendación de adjudicación deberá contener como mínimo lo siguiente: resumen del objeto de la contratación y enumeración de las ofertas recibidas, una síntesis del estudio técnico respectivo y la referencia al estudio jurídico realizado por los abogados de la Dirección de Asuntos Jurídicos. Debe incluir además el detalle de la oferta u ofertas que resulten ganadoras de las contrataciones promovidas, conteniendo, además, las principales condiciones que regirán en un eventual contrato, como: plazo de entrega, precio, forma de pago, entre otros.
Esa recomendación será remitida a la Comisión de Hacienda y Presupuesto, en el caso de licitaciones públicas y abreviadas, así como de contrataciones directas por excepción, y de cuantía inestimable que por monto excedan el límite definido para contrataciones de escasa cuantía, quien elaborará el dictamen respectivo y lo elevará al conocimiento y aprobación del Concejo, para lo cual la Comisión de Hacienda y Presupuesto y el Concejo Municipal, podrán llamar a los funcionarios encargados de los procedimientos para las explicaciones técnicas y jurídicas que a bien requiera. Los documentos que aquí se generen deben formar parte del expediente electrónico.
La adjudicación se dictará dentro del plazo establecido en el cartel, dicho plazo podrá prorrogarse por un periodo igual y por una sola vez, para tales efectos deberá constar en el expediente las razones de interés público que motivaron dicha decisión.
Para los procedimientos de contratación directa de escasa cuantía o en las licitaciones cuyo monto total de adjudicación no supere el límite máximo definido para el primer tipo de procedimientos precitado, el acto de adjudicación lo dictará el Alcalde o el funcionario competente, mientras esta función sea debidamente delegada, y tendrá sustento en los criterios técnicos, financieros y legales emitidos por las instancias correspondientes y demás documentos del expediente administrativo de la respectiva contratación.
Artículo 25.- Comunicación del Acuerdo o Resolución de Adjudicación.
El Departamento de Secretaría Municipal deberá remitir el acuerdo municipal firme de adjudicación dentro de los dos días hábiles siguientes a su dictado al DRMS para la respectiva notificación.
Sección V.- Formalización contractual
Artículo 26.- Formalización Contractual.
Los contratos se formalizarán en instrumento público o privado, de conformidad con los requerimientos legales y cartelarios aplicables.
Cuando no resulte necesaria la formalización mediante contrato, en su lugar será válido el documento denominado orden de compra o el documento que a estos efectos genera el sistema SICOP, al que se entenderán incorporadas todas las disposiciones cartelarias, las condiciones de la oferta, los criterios técnicos, jurídicos y financieros emitidos al amparo de un determinado procedimiento. Adicionalmente quedarán incorporados a dicho instrumento de formalización el o los Acuerdos de Adjudicación que emita el Concejo Municipal o el funcionario o dependencia que por el monto total adjudicado corresponda. En esos casos, la Unidad ejecutora y supervisora de la contratación deberá ejercer la fiscalización del procedimiento, asegurándose que se ejecute el objeto contractual y se cumplan las condiciones pactadas.
Artículo 27.- Dependencia Encargada de la Elaboración de Contratos y Emisión de referendo interno y/o solicitud de refrendo contralor.
La dependencia encargada de elaborar cualquier contrato y solicitar el refrendo contralor será la DAJ, la cual velará porque en dichos instrumentos se incorporen al menos las siguientes disposiciones: objeto contractual, precio, plazo y condiciones de entrega del objeto contractual, acuerdos de adjudicación, forma de pago y cualquier otro aspecto legal que resulte necesario en cada caso. Quedarán además incorporados al contrato sin necesidad de mención el cartel, la oferta adjudicada, los criterios técnicos, jurídicos, financieros emitidos durante la tramitación del procedimiento de que se trate. Corresponderá a la DAJ la emisión de referendo interno debiendo regular tal actividad conforme al numeral 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Reglamento sobre el Referendo de las contrataciones de la Administración Pública, así como los lineamientos y/o directrices que al respecto emita la CGR.
Capítulo VI.- Garantías
Artículo 28.- Disposiciones sobre Garantías de Participación.
a) En las licitaciones públicas, abreviadas y en los demás procedimientos, facultativamente, se exigirá a los oferentes una garantía de participación cuyo monto se definirá en el cartel entre un 1% y 5% del monto total ofertado.
b) Las garantías de participación serán rendidas en las formas autorizadas en el clausulado general del Cartel.
c) La vigencia mínima de la garantía de participación será establecida por la Administración en el cartel, en caso de no indicarse, el plazo de la vigencia será hasta por un mes adicional a la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación.
d) El procedimiento para la ejecución de una garantía de participación, así como su resolución, será competencia de DRMS y tendrá lugar en caso de que los oferentes o adjudicatarios incumplan sus obligaciones, conforme lo definido en el Art. 39 RLCA y siguiendo el procedimiento que indica el instructivo institucional elaborado por DRMS y validado por el Departamento de Desarrollo Organizacional.
e) Es competencia del Departamento de Gestión de Ingresos y Tesorería Municipal, en coordinación con el DRMS, autorizar la devolución de las garantías de participación, a solicitud del contratista y dentro de los ocho días hábiles a la firmeza del acto de adjudicación.
Artículo 29.- Disposiciones sobre Garantías de Cumplimiento.
a) En las licitaciones públicas y abreviadas, obligatoriamente; y en los demás procedimientos, facultativamente, se exigirá a los adjudicatarios/contratista una garantía de cumplimiento, cuyo monto se definirá en el cartel entre un 5% y un
10% del monto total adjudicado, en caso de omitirse en el cartel se solicitará solamente el 5% sobre el monto.
b) Las garantías de cumplimiento se rendirán en la forma que dispone el RLCA.
c) La vigencia mínima de la garantía de cumplimiento será establecida por la Administración en el cartel, en caso de no indicarse, el plazo de la vigencia será hasta por dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.
d) En caso de que el contratista incumpla sus obligaciones, la garantía de cumplimiento será ejecutada, de acuerdo con lo que se establece en Art. 41
RLCA y siguiendo el procedimiento que indica el instructivo institucional elaborado por el DRMS, validado por el Departamento de Desarrollo Organizacional. El procedimiento para la ejecución de ese tipo de garantía, así como su resolución, será competencia de DRMS.
e) Es competencia del Departamento de Gestión de Ingresos y Tesorería Municipal, en coordinación con el DRMS, autorizar la devolución parcial de las garantías de cumplimiento. El trámite se realiza a solicitud del contratista y siempre en proporción a la parte ejecutada del contrato, cuando por la naturaleza del objeto, dicha ejecución tenga lugar en forma continua. La devolución total de la garantía procede a solicitud de interesado, dentro de los
20 días hábiles siguientes a la recepción definitiva y conforme del objeto contractual. En ambos casos, DRMS sustentará el visto bueno de devolución de garantía en el criterio de la Sección de Almacén Municipal y del órgano técnico encargado de la ejecución del contrato, según se trate de bienes, obras o servicios.
f) Tanto la garantía de participación como las de cumplimiento podrán ser sustituidas en cualquier momento, a solicitud del oferente o contratista, previa aceptación de la Administración. La Administración podrá solicitar la sustitución de oficio cuando se presenten riesgos financieros de no pago, como cuando su emisor está intervenido.
g) Tanto las garantías de participación como las de cumplimiento estarán bajo la custodia y resguardo por parte del Departamento de Gestión de Ingresos y Tesorería Municipal.
Capítulo VII.- Régimen recursivo
Artículo 30.- Tipos de Recursos.
Para los procedimientos de contratación administrativa la normativa que regula la materia dispone tres tipos de recursos: recurso de objeción al cartel, recurso de revocatoria o apelación.
En el caso de los recursos de revocatoria o apelación, la competencia para su conocimiento y decisión final se define por el monto recurrido de la licitación, conforme lo establecido en el Artículo 27 de la LCA y la resolución que cada año emite la Contraloría General de la República a esos efectos.
Artículo 31. Formas para Presentación y Respuesta de los Recursos.
Tanto el recurso de objeción al cartel como el de revocatoria cuyo conocimiento corresponda a la Municipalidad, deberán presentare a través de la plataforma tecnológica SICOP.
La Administración, una vez emitida la resolución final del recurso, contará con un plazo de tres días hábiles para notificar a las partes, notificación que se realizará a través del sistema de compras SICOP.
Artículo 32.- Recurso de Objeción al Cartel.
El recurso de objeción al cartel cuyo conocimiento corresponda a la Municipalidad, debe ser presentado por medio del sistema SICOP ante el DRMS, en razón de ser éste el órgano competente para resolver tanto su admisibilidad como su resolución final, para lo que contará con un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de su presentación. La resolución se sustentará en los criterios jurídicos de los abogados del DRMS o de la DAJ, técnicos y/o financieros que corresponda. El plazo para interponer el recurso es durante el primer tercio del plazo para recibir ofertas.
El encargado de la atención de las Audiencias que confiera la Contraloría General de la República durante la tramitación de un recurso de objeción, será el DRMS, para lo que contará con la obligada colaboración de la parte técnica responsable del procedimiento. Cuando resulte necesario, el DRMS podrá solicitar la colaboración de cualquier dependencia técnica o jurídica que resulte necesario, todo orientado al aseguramiento de la mejor defensa de los intereses de la institución.
Artículo 33.- Recurso de Apelación o Revocatoria: a) Recurso de Revocatoria.
Es el que procede para impugnar la declaratoria de desierto o de infructuoso, así como el acto de adjudicación para aquellos casos en que por el monto no resulte procedente la Apelación. Tratándose de licitaciones, dicha impugnación debe ser planteada dentro de los cinco días hábiles siguientes, contados a partir de la comunicación de dicho acto y en el caso de compras directas de escasa cuantía, dentro del plazo de dos días hábiles a partir de su comunicación. Corresponderá al DRMS valorar y resolver sobre la Admisibilidad y/o Improcedencia manifiesta de estos recursos, conforme a lo dispuesto en los numerales 179 y 180 del RLCA, todo conforme al procedimiento que indica el Instructivo Institucional elaborado por el DRMS y validado por el Departamento de Desarrollo Organizacional.
Tratándose de procedimientos de licitación, el dictado de la resolución final del recurso debe emitirla el Concejo Municipal, para lo que cuenta con un plazo de 15 días hábiles después del vencimiento del plazo otorgado al recurrente para su contestación.
La tramitación y resolución final de los recursos de revocatoria que se presenten contra el acto de adjudicación en las contrataciones directas de escasa cuantía, corresponde resolverlas al DRMS. Cuando resulte admisible el recurso, se dará audiencia por dos días hábiles al adjudicatario, vencido ese plazo y dentro de los tres días hábiles siguientes, dicho Departamento deberá emitir la resolución final del recurso.
b) Recurso de Apelación. La atención de los recursos corresponderá a la jefatura del DRMS con la asesoría jurídica de los abogados de dicha dependencia o de la DAJ, pudiendo solicitar la colaboración de las dependencias técnicas que en cada caso correspondan. El encargado de la atención de las Audiencias que confiera la Contraloría General de la República durante la tramitación de un recurso de Apelación, será el DRMS, para lo que contará con la obligada colaboración de la parte técnica responsable del procedimiento. Cuando resulte necesario, el DRMS podrá solicitar la colaboración de cualquier dependencia o funcionario, todo orientado al aseguramiento de la mejor defensa de los intereses de la institución.
Capítulo VIII.- Ejecución contractual
Artículo 34.-Ejecución del contrato.
En términos generales, la ejecución contractual es responsabilidad del órgano supervisor del contrato que se defina en el cartel, sea éste obras, bienes y/o servicios, en el caso particular de bienes es una responsabilidad compartida entre el Almacén, el órgano técnico y la unidad usuaria.
Artículo 35.- Responsabilidades del órgano supervisor.
Al órgano supervisor o parte técnica designada durante la ejecución contractual, le corresponderá lo siguiente:
a) Velar porque durante la ejecución y la recepción de los bienes, las obras y/o servicios se cumpla con lo pactado, conforme lo establece la LCA y RGCA.
b) Verificar que los contratistas o adjudicatarios se encuentren al día en el pago de sus obligaciones obrero patronales con la CCSS.
c) Verificar que se mantenga al día durante todo el periodo contractual las vigencias de garantías de cumplimiento.
d) Asignar personal capacitado para la adecuada y/o correcta fiscalización del contrato desde el principio hasta la recepción definitiva.
e) Reportar al DRMS cualquier anomalía o incumplimiento que se presente durante la ejecución a efecto de que se valore la resolución contractual, ejecución de garantías, aplicación de multas, cláusulas penales, sanciones, etc., reporte que hará mediante una relación de hechos debidamente justificada, documentada y aportando la evidencia necesaria.
f) Velar porque la Administración cumpla con las obligaciones pactadas y con lo dispuesto en la LCA y su reglamento. En el caso de las contrataciones de obra, la orden de inicio se dará dentro de los 15 días hábiles siguientes al refrendo del contrato por parte de la Contraloría General de la República o del refrendo interno que emita la DAJ, esto orientado a que el contratista pueda iniciar sus labores dentro del mes siguiente.
Artículo 36. Recepción Provisional de Obras, Bienes y/o Servicios.
La recepción provisional, del objeto se entenderá como el recibo material de los bienes y servicios, en el lugar estipulado, o en su defecto en el fijado en el cartel. Para ello, el contratista deberá coordinar con la Administración, la hora y demás condiciones necesarias para la recepción, cuando sea pertinente, o bien informar cuando se ha procedido con la entrega, en aquellos casos en que se utilice una modalidad distinta. El funcionario encargado del trámite, acompañado de la respectiva asesoría técnica, deberá levantar un acta en el sistema de Compras Públicas.
La recepción provisional podrá darse sin condicionamiento alguno o bien bajo protesta, en cuyo caso, la Administración indicará al contratista por escrito, con el mayor detalle posible los aspectos a corregir y el plazo en que deberá hacerlo, el cual no podrá exceder de la mitad del plazo de ejecución original. La recepción provisional excluye el cobro de multas, salvo que se haya hecho bajo protesta.
Una vez concluida la recepción provisional, la Administración dentro del mes siguiente o dentro del plazo estipulado en el cartel, procederá a revisar los bienes y servicios recibidos y a realizar cualquier prueba o análisis necesarios, requiriendo el aval técnico de sus unidades internas o incluso de asesoría externa. En caso de advertir problemas con el objeto, la Administración lo comunicará de inmediato al contratista, con el fin de que éste adopte las medidas necesarias para su corrección, dentro del plazo indicado en el párrafo anterior, asimilándose la situación a una recepción provisional bajo protesta. Tratándose de incumplimientos graves la Administración podrá iniciar el procedimiento de resolución contractual, si así lo estima pertinente, sin necesidad de conceder un plazo adicional para corregir defectos.
Vencido el plazo para corregir defectos, sin que éstos hayan sido atendidos a satisfacción, la Administración decidirá de frente a su gravedad y al interés público si solo ejecuta la garantía de cumplimiento o si también inicia el respectivo procedimiento de resolución contractual. Si los daños sufridos exceden el monto de la garantía, la entidad adoptará las medidas administrativas y judiciales pertinentes para su plena indemnización.
Artículo 37.- Recepción definitiva.
La recepción definitiva del objeto será extendida dentro del mes siguiente a la recepción provisional o dentro del plazo establecido en el cartel o bien, vencido el plazo para corregir defectos. La recepción definitiva no excluye la ejecución de la garantía de cumplimiento, si los bienes y servicios presentan alguna inconformidad con lo establecido en el contrato. A partir de este momento, comenzarán a regir las garantías de funcionamiento ofrecidas por el contratista y no correrán multas.
Para ello se levantará un acta en el Sistema de Compras Electrónicas en que quede constancia clara de la forma en que se ejecutó el contrato, indicando al menos, tiempo de ejecución y las prórrogas concedidas, cuando fuera pertinente, forma en que se cumplieron las obligaciones, garantías ejecutadas o penalidades impuestas, ajuste a las muestras aportadas.
En caso de objetos y servicios muy simples y a criterio de la Administración, la recepción provisional podrá coincidir con la recepción definitiva y así se hará constar en la respectiva acta.
Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios.
La recepción definitiva no exime al contratista de responsabilidad por vicios ocultos
Artículo 38.- Contratación de Servicios.
Tratándose de la contratación de servicios, dada la periodicidad con que los mismos serán recibidos, la dependencia solicitante y designada como órgano técnico responsable, durante la etapa de ejecución, deberá realizar informes periódicos de la prestación del servicio. En dichos informes deberán ser consignadas las condiciones en que se recibe el servicio, así como la satisfacción o cumplimiento de lo pactado. Esos informes periódicos deberán anexarse al expediente.
El órgano técnico correspondiente, deberá coordinar con el DRMS las situaciones que durante la ejecución contractual pudieran desembocar en la aplicación de multas, cláusulas penales, rescisión o resolución del contrato o sanciones de las referidas en los numerales 99 y 100 de LCA.
En todo caso, es claro que la emisión periódica de los informes referidos en el párrafo precedente, no eliminan la obligación de hacer el levantamiento de las Actas de Recepción Provisional y definitiva, que deben tener lugar al finalizar la ejecución del contrato.
Artículo 39.- Recepción de Obras.
Se llevarán a cabo dos tipos de recepción: una provisional, por realizarse como máximo 15 días después de que el encargado de la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de construcción, así como el día y hora propuestos para hacer la entrega a quien corresponda; y otra definitiva por efectuarse dentro de un mes después de la fecha de la recepción provisional, salvo que en el cartel se haya indicado un plazo diferente.
En ambos casos, previa revisión de la obra, el órgano supervisor a cargo elaborará un acta de recepción, donde se indicará cómo se desarrolló el proceso constructivo y la condición en que se recibe la obra; para la recepción provisional se indicará al menos, si ésta se recibe a satisfacción o bajo protesta, en cuyo caso se señalarán los detalles de acabado o los defectos menores que deban ser corregidos, fijando un plazo razonable y prudencial para hacerlo.
Tanto el acta de recepción provisional como la definitiva deben ser suscritas, en el caso de la Municipalidad por el órgano técnico designado como responsable de la ejecución del contrato y tratándose del contratista, por este o por quien ostente su representante, conforme lo definido en el Código Civil.
La recepción de todo tipo de obras se realizará acatando las disposiciones anteriores y lo que expresamente contempla el artículo 151 del RLCA.
Artículo 40.- Vicios ocultos, responsabilidad disciplinaria y civil en la ejecución de obras.
El hecho de que la obra sea recibida a satisfacción en el acto de recepción oficial, no exime al contratista o adjudicatario de su responsabilidad por vicios ocultos, si éstos afloran durante los diez años posteriores a la fecha de la recepción definitiva.
Artículo 41.- Prórrogas en Plazos de Entrega.
La prórroga en la ejecución de los contratos se regirá por lo dispuesto en el artículo 206 del RLCA, para lo cual los contratistas deberán presentar una solicitud al órgano técnico designado como supervisor del contrato. Todo lo actuado, deberá quedar debidamente documentado en el expediente electrónico del concurso.
Artículo 42.- Suspensión del Plazo.
La Municipalidad de oficio o petición del contratista, podrá suspender el plazo del contrato. El órgano supervisor del contrato es el competente para dictar la orden de suspensión, así como para restablecer el inicio del mismo. La fuerza mayor o el caso fortuito que den origen a la suspensión deben quedar debidamente acreditados en el expediente administrativo y definir a cargo de quien corren las medidas de mantenimiento de lo ejecutado.
La Administración por motivo de interés público institucional, o causas imprevistas o imprevisibles al momento de su trámite, podrá suspender la ejecución del contrato hasta por seis meses prorrogables por otro plazo igual. En la resolución motivada que dicte el jerarca de la Municipalidad o el titular subordinado, deberá indicarse como mínimo: lo realizado hasta el momento, su estado y a cargo de quien corre el mantenimiento de lo ejecutado, así como las medidas a implementar para asegurar el equilibrio financiero. Adicionalmente, debe quedar contemplada la fecha para el reinicio de la ejecución.
Artículo 43.- Modificación unilateral a los Contratos.
Esta potestad de modificación nace del Principio de Mutabilidad, que permite cambios y modificaciones durante la ejecución del contrato. La Municipalidad podrá aumentar o disminuir para un contrato los montos y cantidades en las condiciones señaladas en el artículo 12 de la LCA y 208 del RLCA.
Artículo 44.- Contrato Adicional.
El contrato adicional se regirá conforme a lo establecido en el Artículo 12 bis de la LCA y 209 de su Reglamento, a través del sistema SICOP, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el DRMS este contrato no requiere refrendo contralor ni aprobación interna.
Artículo 45.- Rescisión contractual.
La rescisión del contrato se regirá conforme a lo establecido en la LCA y el reglamento a dicha ley, a través del sistema SICOP, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el DRMS.
Artículo 46.- Resolución contractual.
La resolución del contrato se regirá conforme a lo establecido en la LCA y el reglamento a dicha ley, a través del sistema SICOP, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el DRMS.
Artículo 47.- Contratos irregulares.
En caso de que el DRMS detecte la posible irregularidad de una contratación, inmediatamente pondrá el caso en conocimiento del Despacho del Alcalde, para que éste en su condición de jerarca máximo de la Institución, ordene el levantamiento de las investigaciones que corresponda.
En cuanto a la eventual cancelación de contrataciones que hayan sido determinadas como irregulares, tanto la orden de pago como las condiciones en que procede, deben ser emitidas por el Despacho del Alcalde.
Capítulo IX.- Sanciones Económicas y Administrativas a Particulares
Artículo 48- Sanciones Económicas.
En el cartel pueden definirse dos tipos de sanciones económicas: las multas y la cláusula penal.
Artículo 49.- Multas.
Las multas aplican por defectos en la ejecución del contrato y para que su aplicación resulte procedente deben estar tipificadas en el cartel. El monto máximo a cobrar es del 25% del total adjudicado y para su aplicación no se requiere la demostración del daño o perjuicio. La firmeza del cartel, cierra la posibilidad de reclamo en relación con la multa. En caso de que el objeto este compuesto por líneas distintas e independientes el monto máximo para el cobro se considerará sobre el mayor valor de cada una y no sobre la totalidad.
En caso de generarse un incumplimiento contractual que de origen al cobro de una multa por un porcentaje superior al 25%, lo procedente será a partir de ese momento dictar la ejecución de la garantía de cumplimiento y/o aplicar cualquier otra disposición que resulte necesaria. El cobro de la aplicación de la multa se hará a las retenciones del precio o bien a los saldos pendientes de pago, siguiendo los lineamientos del instructivo elaborado por el DRMS, avalado por el Departamento de Desarrollo Organizacional.
Artículo 50.- Cláusula Penal.
La cláusula penal procede en casos de ejecución tardía o prematura de las obligaciones y debe estar definida en el cartel. El monto máximo a cobrar es del 25% del total adjudicado y para su aplicación no será necesaria la demostración del daño o perjuicio. Una vez en firme el cartel, no se admitirá reclamo en cuanto al monto de la cláusula penal.
En caso de generarse un incumplimiento contractual que de origen al cobro de una cláusula penal por un porcentaje superior al 25%, lo procedente será a partir de ese momento dictar la ejecución de la garantía de cumplimiento y/o aplicar cualquier otra disposición que resulte necesaria. El cobro de la aplicación de la multa se hará a las retenciones del precio o bien a los saldos pendientes de pago, siguiendo los lineamientos del instructivo elaborado por el DRMS.
Corresponderá a las partes técnicas designadas en el cartel de cada procedimiento y/o a la Sección de Almacén, reportar al DRMS, cualquier incumplimiento contractual que pudiera dar origen a la aplicación de una sanción económica, sea esta una multa o cláusula penal, esto en razón de ser esa la dependencia competente para la instrucción y resolución de ese tipo de procedimientos. Para el cumplimiento de esa función, el DRMS puede valorar la documentación o prueba que estime necesaria, la cual puede ser solicitada a lo interno de la institución, al contratista o cualquier otra instancia que tenga relación con la información o documentación que al efecto se requiera.
Artículo 51.- Sanciones Administrativas a particulares.
Existen dos tipos de sanciones administrativas a particulares: el apercibimiento y la inhabilitación, contenidas en la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 52.- Apercibimiento.
Consiste en una formal amonestación escrita dirigida al particular, a efecto de que corrija su conducta, sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de cláusula penal o multa, siguiendo los lineamientos del instructivo elaborado por DRMS. La instrucción y resolución de los procedimientos que se lleven a cabo para la eventual aplicación de un apercibimiento, estará a cargo del DRMS.
Artículo 53.- Inhabilitación.
Constituye la máxima sanción que puede ser aplicada a un oferente o contratista, con ocasión de su participación en un procedimiento de contratación administrativa. La puede dictar tanto la Contraloría General de la República, como la propia administración licitante, siempre respetando el debido proceso y el derecho a la defensa y por los supuestos previstos en la LCA.
Para el caso de los procedimientos de inhabilitación que se lleven a lo interno de la Municipalidad, se deben acatar además de los principios constitucionales indicados, las normas expresas que sobre este tipo de procedimientos contemplan la LCA y su reglamento, así como los lineamientos del instructivo elaborado por el DRMS.
Adicionalmente, resultarán de obligatorio acatamiento para la promoción de este tipo de procedimientos, la Jurisprudencia de la Sala Constitucional y las resoluciones de la Contraloría General de la República, que estén directamente relacionadas con el tema.
Capítulo X.- Contratos Especiales
Artículo. 54.- Contratos con entrega según demanda.
Cuando por disposición administrativa se establezca que la mejor manera de adquirir un suministro, bien y/o servicio es bajo la modalidad de entrega según demanda, además de lo previsto en la LCA y su reglamento, deberán ejecutarse los pasos definidos en el sistema de compras SICOP.
Artículo. 55.- Convenio Marco.
Es una modalidad de licitación pública de cuantía inestimable en el que la Administración promovente, adjudica a un proveedor o proveedores determinadas opciones de negocio, en el tanto cumplen con los requisitos establecidos en el cartel base de la licitación.
Con este instrumento, la Administración simplifica los procesos de compra (licitaciones abreviadas, públicas y CD), así mismo propicia ahorros en cuanto a precios, plazos, disminución de costos de inventario; también proveerá amplias oportunidades de negocios a todos los oferentes interesados en contratar con la Administración.
Los pasos de los procedimientos para el convenio marco se regirán por los lineamientos del instructivo elaborado por el DRMS y el sistema automatizado.
Artículo 56.- Contrataciones Directas por Excepción.
La administración tiene la facultad de contratar bienes y/o servicios que, por su naturaleza o circunstancia, la eximan de un procedimiento licitatorio, ya que el mismo no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso. De ser así, deberá ejecutarse los pasos definidos a través del sistema SICOP, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el DRMS. Esos procedimientos de excepción son los que se encuentran definidos en la LCA y su reglamento. De conformidad con lo que establece el artículo 135 del RLCA le corresponderá a DAJ el análisis jurídico del expediente de la contratación y a la unidad usuaria el estudio técnico, ambos elementos deberán acreditar la prescindencia de los procedimientos ordinarios.
Artículo 57.- Contrataciones autorizadas por la Contraloría General de la República.
La administración podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para tramitar una contratación directa o utilizar procesos sustitutivos a los ordinarios, siempre y cuando existan razones suficientes para cumplir con el fin público. Asimismo podrá solicitar recomendación al órgano contralor para utilizar otros sistemas alternativos. Esa solicitud se regirá por los pasos definidos en los lineamientos del instructivo elaborado por el DRMS.
Capítulo XII- Disposiciones Finales
Artículo 58.- Disposiciones Derogatorias.
Este reglamento deroga el reglamento aprobado mediante Acuerdo No. 12, Artículo IV, de la Sesión Ordinaria 205, celebrada por la Corporación Municipal del Cantón Central de San José, el 04 de abril del año 2006, publicado en el Diario Oficial "La Gaceta" No. 83 del 02 de mayo, 2006.
Artículo 59.- Vigencia.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta".
Acuerdo 8, Artículo IV, de la Sesión Ordinaria N° 134, celebrada por el Concejo Municipal del Cantón Central de San José, el 20 de noviembre del año dos mil dieciocho.
San José, 18 de diciembre de 2018.—Lic. Gilberto Luna Montero, Departamento de Comunicación.—1 vez.—( IN2018307638 ).
