REGLAMENTO PARA EL ARRENDAMIENTO DE VEHÍCULO PROPIOS DE FUNCIONARIOS DE LAS DIRECCIONES REGIONALES DE EDUCACIÓN DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA

Decreto Ejecutivo No. 39291-MEP del 28 de setiembre del 2015

Publicado en Alcance No. 101 a La Gaceta No. 230 del 26 de noviembre del 2015

LA SEGUNDA VICEPRESIDENTA

EN EJERCICIO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Y LA MINISTRA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

En el ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 140, incisos 3) y 18) de la Constitución Política; y con fundamento en lo establecido por la Ley de Creación de Obras Públicas y Transportes, No 4786 del 5 de julio de 1971 y sus reformas; la Ley de la Contratación Administrativa, No 7494 del 2 de mayo de 1995; el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 33411 del 27 de setiembre de 2006; la ley 8292 "Ley de Control Interno" y de la Ley General de la Administración Pública, No 6227 del 2 de mayo de 1978, el Decreto N° 35513-MEP Organización Administrativa de las Direcciones Regionales de Educación del Ministerio de Educación Pública, y la Convención Colectiva del 16 de abril del 2013 suscrita entre el Sindicato de Trabajadores y Trabajadoras de la Educación Costarricense (SEC) y el Sindicato de Trabajadores de Comedores Escolares y Afines (SITRACOME).

Considerando:

1.- Que es competencia del Ministerio de Educación Pública, el establecimiento de la normativa jurídica óptima para la debida regulación interna de sus dependencias administrativas, con el fin de garantizar el oportuno y eficiente cumplimiento de sus objetivos y funciones primordiales.

2.- Que el artículo 42 de la Convención Colectiva suscrita entre el MEP- SEC - SITRACOME del día 16 de abril del 2013, dispuso que con el propósito de facilitar los procesos de asesoría pedagógica, supervisión educativa y administrativa, que realizan las Direcciones Regionales de Educación, el MEP implementará el mecanismo de kilometraje, de conformidad con lo autorizado por la Contraloría General de la República, a partir del curso lectivo 2014.

3.- Que conforme a lo dispuesto por el artículo 131 inciso l) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se autoriza el arrendamiento de vehículos propiedad de los funcionarios públicos a la misma Administración, si para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse y resultare más económico y razonable el pago de un precio por la utilización de dichos vehículos.

4.- Que de conformidad con la norma descrita en el considerando anterior se precisa dotar de un control interno adecuado, con el fin de garantizar el uso racional, apropiado y debido a esta modalidad de contratación, tal y como se establece en el presente Reglamento, Por tanto,

DECRETAN:

"Reglamento para el Arrendamiento de Vehículos Propios de Funcionarios de las Direcciones Regionales de Educación del Ministerio de Educación Pública"

Capítulo I.- Disposiciones generales

Artículo 1.- Definiciones:

1.1 Contrato: Documento suscrito entre el MEP, representado por el Ministro(a) de Educación Pública o la persona que éste formalmente designe para la firma mediante resolución razonada que se dicte al efecto, y el funcionario de las Direcciones Regionales de Educación, mediante el cual se establecen las condiciones bajo las cuales el funcionario arrienda su vehículo.

1.2 Funcionario: Todo persona que de conformidad con el artículo 111 de la Ley General de la Administración Pública, labora para el MEP en una Dirección Regional de Educación y que en aplicación del presente reglamento, arriende un vehículo de su propiedad al MEP.

1.3 MEP: Siglas del Ministerio de Educación Pública.

1.4 Propietario: Es el funcionario que arrienda al MEP un vehículo inscrito a su nombre en el Registro Nacional de la Propiedad.

1.5. Tarifa: Valor establecido por la Contraloría General de la República para cubrir el costo por kilometraje recorrido.

Artículo 2.- Objeto:

2.1 El presente Reglamento tiene por objetivo primordial establecer las condiciones, derechos y obligaciones, bajo las cuales el MEP arriende vehículos propios para funciones exclusivas de los procesos de asesoría pedagógica, supervisión educativa y administrativa, que realizan las Direcciones Regionales de Educación, entendiéndose por éstas, el desempeño de los trabajos oficiales de la institución que le son normalmente asignados o que les fueren encargados y que, a tales fines, requieran su traslado a distintas dependencias administrativas del Estado o a diversas zonas del territorio nacional.

2.2.Todo funcionario que, con sujeción al presente Reglamento, pusiere a disposición de este Ministerio el vehículo de su propiedad, obtendrá por este concepto el pago del Kilometraje, el cual bajo ninguna circunstancia se considerará salario en especie ni tampoco un plus salarial.

Capítulo II.- Procedimientos y requerimientos

Artículo 3.- Propiedad.

Será requisito esencial para optar por la contratación de este tipo de servicio, que el vehículo objeto de arrendamiento aparezca inscrito en el Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores del Registro Nacional a nombre del funcionario interesado en dicho arrendamiento.

Artículo 4.- Del Registro de Elegibles.

4.1 Todo funcionario perteneciente a una Dirección Regional de Educación interesado en arrendar su vehículo al MEP, presentará una solicitud por escrito, indicando las características del mismo; así como cualquier otro detalle que estime de importancia, conjuntamente con la documentación que se establece en el presente Reglamento.

4.2 El Departamento de Transportes de la Dirección de Servicios Generales, con base en dichas solicitudes, mantendrá un "Registro de Elegibles" de los funcionarios propietarios de vehículos que estuvieren dispuestos a contratar este tipo de servicio de arrendamiento con el MEP.

4.3 Corresponderá al Departamento de Trasportes de la Dirección de Servicios Generales realizar el análisis de la solicitud, la verificación de los requisitos y llevar un "Registro de Elegibles".

Artículo 5.- Del Contrato:

5.1 Cuando el MEP requiera arrendar un vehículo incluido dentro del "Registro de Elegibles", deberá el respectivo funcionario apersonarse dentro de los ocho días hábiles siguientes a la comunicación que debe hacer la Dirección de Servicios Generales para la correspondiente firma del Contrato ante esa dependencia, documento que además de recoger las obligaciones y derechos contractuales de las partes, fijará el plazo, la tarifa aplicable y otras condiciones generales y específicas de dicha contratación.

El ministro(a) emitirá una resolución debidamente razonada sobre la delegación de la firma del contrato en quien ostente el cargo de la Dirección de Servicios Generales.

5.2 La no presentación sin justa causa del funcionario respectivo dentro del plazo indicado determinará que se excluya el vehículo del Registro de Elegibles.

5.3 La Dirección de Servicios Generales deberá remitir al Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera, la copia del contrato suscrito con el servidor, con el objetivo de mantener una base de datos sobre los propietarios de los vehículos dados en arrendamiento, para el trámite de pago correspondiente.

Artículo 6.- De la aprobación del superior inmediato.

Los funcionarios de las Direcciones Regionales de Educación que estuviesen interesados en arrendar su vehículo a este Ministerio deberán contar con la aprobación de su superior inmediato, la cual deberá adjuntar a su solicitud.

Artículo 7.- Requisitos.

Constituirán requisitos esenciales para el arrendamiento de vehículos los siguientes:

7.1 Solicitud expresa dirigida al Departamento de Transportes de la Dirección de Servicios Generales, indicando el nombre completo, número de cédula de identidad o cédula de residencia, dirección del domicilio, puesto que ocupa, funciones que ejerce, y lugar de trabajo.

7.2 Oficio de aprobación extendido por el superior inmediato.

7.3 Certificación literal del Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores del Registro Nacional en donde se haga constar la propiedad y características del vehículo.

7.4 Copia certificada del derecho de circulación y de la hoja de revisión técnica vehicular al día;

7.5 Copia de la licencia de conducir según el tipo de vehículo que se pretende arrendar.

7.6 Póliza de seguro, cuya cobertura corresponda, razonablemente, según lo determine el MEP, a los conceptos de lesiones, muerte y daños a la propiedad de terceros en caso de accidente.

7.7 Todos los vehículos deben de cumplir con los requisitos que exige la Ley de Tránsito por vías públicas terrestres y seguridad vial, N° 9078.

Artículo 8.- Del Vehículo:

8.1 El vehículo que se pretenda ingresar en el "Registro de Elegibles", deberá estar en buenas condiciones de funcionamiento y su odómetro deberá encontrarse en perfectas condiciones, lo cual verificará el Departamento de Transportes.

8.2 El vehículo deberá ser adecuado para la clase de trabajo que se va a destinar, calificación que llevará a cabo el Departamento de Transportes de la Dirección de Servicios Generales.

Artículo 9.- Incumplimiento de los requisitos del Reglamento.

En ningún caso se incluirá dentro del "Registro de Elegibles", ni se podrá contratar ni aprobar el uso de un vehículo, si de previo el propietario no ha cumplido con la totalidad de los requisitos establecidos en este reglamento.

Artículo 10.- Del formulario para el control y pago del Kilometraje.

Todos los propietarios de vehículos que en virtud de las disposiciones del presente reglamento resultaren elegibles y, posteriormente, suscribieren un contrato de arrendamiento, deberán utilizar un formulario especialmente diseñado por el Departamento de Transportes para los gastos de kilometraje, el que deberá contener como mínimo las siguientes características:

10.1 Número de documento

10.2 Nombre del funcionario

10.3 Placa y marca de vehículo

10.4 Cantidad de kilómetros recorridos

10.5 Día de salida y de regreso

10.6 Lugares visitados

10.7 Actividad llevada a cabo

10.8 Nombre del funcionario, empresa, obra o institución que visitó

10.9 Nombre y firma del funcionario que autorizó la gira

10.10 Reporte de kilometraje de salida y de regreso de cada gira

10.11 Firma y número de cédula del funcionario propietario

10.12 Nombre y firma del funcionario que revisa el kilometraje recorrido.

Para efectos de pago del Kilometraje es obligatorio para el funcionario propietario del vehículo, la presentación del formulario con la información completa que se consigna en el mismo.

Artículo 11.- Tarifa:

11.1 El MEP cancelará por el servicio de arrendamiento que se le hiciere de vehículos propiedad de sus funcionarios, la tarifa por kilómetro que hubiere autorizado la Contraloría General de la República para cada tipo de vehículo.

11.2 Asimismo, el MEP reconocerá los pagos por concepto de peajes, utilización de transbordadores y estacionamiento que deba cancelar el funcionario propietario, en cuyos casos deberá presentar los respectivos comprobantes.

11.3 Cálculo del recorrido o gira. Para determinar el recorrido de la gira y su respectivo kilometraje, se tomará en cuenta partiendo del sitio donde se origina el viaje, el lugar de destino y viceversa, por la ruta más corta y adecuada.

Artículo 12.- Cálculo del kilometraje.

Para el Cálculo del kilometraje recorrido se tomarán en cuenta los siguientes elementos y factores:

12.1 La tabla de distancias elaboradas por la Dirección de Servicios Generales, si el recorrido estuviese contemplado en dicha tabla.

12.2 Lectura del odómetro.

12.3 Criterio del jefe inmediato, respecto a la distancia recorrida. Únicamente se aceptarán distancias mayores cuando se demuestre de manera fehaciente que tal situación se produjo como consecuencia de cierre de vías, desvíos ordenados por autoridad competente u otros imprevistos ocasionados por la naturaleza o derivados de causas análogas, ajenas a la voluntad del funcionario propietario.

Artículo 13.- Liquidación del servicio.

El trámite de liquidación del servicio de arrendamiento ante la Dirección Financiera lo efectuará la Dirección de Servicios Generales, previa aprobación por parte de la Dirección de Gestión y Desarrollo Regional mediante el sistema de pago de kilometraje por mes, según se estime conveniente.

El funcionario propietario deberá presentar una liquidación, aprobada por su jefe inmediato, de los diferentes recorridos que hubiere realizado durante el mes anterior, adjuntando las boletas de autorización.

La Dirección de Servicios Generales, mantendrá el control de la presentación de las liquidaciones de los funcionarios dentro del plazo establecido y no autorizará una nueva gira de mantener el pendiente.

Artículo 14.- Gastos a cargo del funcionario.

Correrán a cargo y por cuenta del funcionario propietario, los gastos inherentes al uso del vehículo en el proceso de realización de la gira, tales como combustibles, lubricantes y en general cualquier producto necesario para el buen funcionamiento del vehículo, así como seguros, mantenimiento, repuestos y reparaciones de cualquier naturaleza.

Artículo 15.- Naturaleza del pago por kilometraje.

Las sumas que los funcionarios propietarios percibieren por concepto de arrendamiento de sus vehículos al MEP, no constituirán en ninguna circunstancia salario en especie ni plus salarial alguno, por lo cual no podrán considerarse para el cálculo de sus respectivos derechos laborales. Tampoco constituye una obligación del MEP garantizar un mínimo mensual de kilómetros recorridos.

Capítulo IV.- Controles y condiciones del contrato

Artículo 16.- Control Financiero.

Corresponderá a la Dirección Financiera del MEP efectuar el control contable correspondiente, a las transacciones de pago para lo cual se utilizarán los formularios respectivos.

La Dirección Financiera debe realizar verificaciones aleatorias financieras de acuerdo a la competencia financiera y la Ley de Control interno.

El jefe del Programa Presupuestario, debe asegurar que exista disponibilidad presupuestaria en la sub partida correspondiente.

Artículo 17.- Control de Transportes.

El Departamento de Transportes de la Dirección de Servicios Generales informará a las unidades involucradas en el proceso, respecto al ingreso y las exclusiones de vehículos que se hicieren, con el fin de que se mantenga actualizado el "Registro de Elegibles", para los controles y trámites que correspondiere.

Artículo 18.- Responsabilidad del MEP:

18.1 El MEP, según corresponda, responderá exclusivamente por el pago, conforme al trámite usual del precio establecido por concepto del arrendamiento del vehículo, y según el sistema de liquidación establecido en el presente reglamento.

18.2 En ningún caso el MEP será responsable por el acaecimiento de cualquier tipo de daño, lesión o muerte como consecuencia de la conducción del vehículo o por la pérdida total o parcial de dicho vehículo.

Artículo 19.- Conducción.

Corresponde únicamente al funcionario propietario del vehículo arrendado la conducción del mismo por lo cual en ningún caso el MEP asignará chofer a tales vehículos.

Artículo 20.- Transporte de herramientas y equipo.

Si un funcionario, con motivo del cumplimiento de sus labores, debiere transportar en su vehículo equipos o herramientas propiedad del MEP y éstas se extraviaren, sufrieren un notable deterioro o fueren sustraídas, se procederá de conformidad con las normas establecidas para el control y uso de herramientas y equipo.

Artículo 21.- Inspección periódica de los vehículos:

21.1 La Dirección de Servicios Generales, mediante el Departamento de Transportes, deberá inspeccionar y comprobar, periódicamente, que el vehículo cuente con los requisitos legales para la circulación en el territorio nacional.

21.2 Si se verificare que alguno de los vehículos no cuenta con los requisitos procederá a consignarlo en el respectivo reporte, con el fin de que, si fuere del caso, se excluya del Registro de Elegibles o se tomen las medidas pertinentes.

Artículo 22.- Coordinación de giras:

22.1 En lo posible se coordinarán los servicios de modo tal que en un mismo vehículo arrendado pudiere transportarse, además, cualquier otro funcionario de la misma dependencia, que deba efectuar el mismo recorrido, aún en el caso de que estuviese también el vehículo propiedad de este último al servicio del MEP bajo la modalidad de un contrato de arrendamiento al amparo de las estipulaciones del presente reglamento.

22.2 La respectiva Jefatura o el superior inmediato de ambos funcionarios decidirá sobre el vehículo que efectuará la gira, cuando hubiere varios automotores disponibles.

Artículo 23.- Rescisión.

En cualquier momento podrá el MEP, rescindir unilateralmente, por motivos de interés público, caso fortuito o fuerza mayor, las contrataciones que se hubieren efectuado al amparo del presente reglamento, en cuyo caso deberá comunicar al interesado sobre las causas que darían origen a dicha decisión administrativa.

Artículo 24.- Resolución.

Si se produjere algún incumplimiento imputable al funcionario propietario, podrá el MEP resolver la relación contractual que estuviese vigente mediante resolución debidamente razonada.

Artículo 25.- Término por mutuo acuerdo.

En cualquier momento, de mutuo acuerdo, el MEP y el funcionario propietario podrán poner término a la contratación que se hubiere llevado a cabo.

Artículo 26.- Imposibilidad de cobro de kilometraje.

Si el recorrido o la gira se hubiere efectuado en un vehículo distinto del expresamente contemplado en el contrato, o si dicho recorrido se realizare con un vehículo propiedad de otro funcionario, no procederá el pago de kilometraje.

Artículo 27.- Pago de deducible y otras obligaciones a cargo del funcionario propietario.

27.1 Correrán por cuenta del funcionario propietario el pago del deducible, los gastos legales y otros gastos no cubiertos por las pólizas de seguro que al efecto suscribiere.

27.2 Quedará excluido del Registro de Elegibles o será causa para la rescisión del contrato, según corresponda, el vehículo que no se encontrare al día con la respectiva póliza.

Artículo 28.- Disposiciones y controles internos.

Corresponderá a las dependencias del MEP que tuvieren a cargo el control y la vigilancia en el uso racional del sistema de arrendamiento de vehículos propiedad de funcionarios, así como el trámite de pago de las sumas que correspondieren por dicha contratación, la adopción de las medidas, técnicas, políticas, controles internos y formularios que resulten más adecuados para garantizar el debido cumplimiento de lo ordenado por el Ordenamiento Jurídico.

Artículo 29.-

Cuando se determine que en la ejecución del contrato, el funcionario propietario ha incurrido en violación de las disposiciones reglamentarias, podrá ser inhabilitado por el MEP para ser parte en la relación de arrendamiento de vehículos, sin que lo anterior excluya la aplicación del régimen sancionatorio aplicable si la gravedad de la falta lo amerita.

Artículo 30.-

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y deroga, en lo que se le oponga cualquier norma jurídica de igual o inferior rango jurídico.

Dado en la Presidencia de la República.- San José, a los veintiocho días del mes de setiembre de dos mil quince.