REGLAMENTO PARA APLICAR LA MODALIDAD DE TELETRABAJO EN LA ASAMBLEA LEGISLATIVA
REGLAMENTO PARA APLICAR LA MODALIDAD DE TELETRABAJO EN LA ASAMBLEA LEGISLATIVA
Sesión Ordinaria No. 113 del 27 de abril del 2016
Publicado en El Alcance No. 88 a La Gaceta No. 103 del 30 de mayo del 2016
ACUERDOS No. 12-15-16
EL DIRECTORIO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPUBLICA DE COSTA RICA
En sesión ordinaria No. 113-2016, celebrada el 27 de abril del 2016
Acuerda:
Con base en la solicitud planteada por el señor Fernando Román Carvajal, Coordinador de la Comisión de Teletrabajo, mediante oficio AL-CITT- OFI-05-2016, avalar el siguiente reglamento:
CONSIDERANDO:
- Que según el Decreto N.° 34704 del Poder Ejecutivo, Promoción del teletrabajo en las instituciones públicas, de 31 de setiembre de 2008, el teletrabajo es una modalidad de organización de la prestación laboral basada en las tecnologías de la información, que supone importantes beneficios para el país al fomentar la reducción del consumo de combustible; el impacto positivo en el medio ambiente; la organización, al exigir la identificación de los objetivos y la evaluación del grado de su cumplimiento, así como para los funcionarios, que al desempeñar, total o parcialmente, su jornada de trabajo desde su domicilio o lugar habilitado ven aumentadas sus posibilidades de conciliación del desarrollo profesional con su vida personal y laboral.
- Que si bien este decreto, consagrado constitucionalmente, no es aplicable de forma directa a la Asamblea Legislativa por la independencia de funciones, se reconocen en lo conducente los beneficios señalados por el Poder Ejecutivo y la política asumida por una parte del sector público.
III. Que mediante acuerdo del Directorio legislativo se realizó un plan piloto en el Departamento de Servicios Técnicos, a efectos de implementar la modalidad de prestación de servicios de teletrabajo en el año 2012. Esta experiencia reflejó un aumento en la productividad de la asesoría escrita y ha mantenido su asesoría verbal in situ en los órganos legislativos.
- Que existen funcionarios y funcionarias de diversos niveles ocupacionales y de diferentes departamentos e instancias de la institución que tienen interés de que se continúe con la implementación de la modalidad de prestación de servicios de teletrabajo, pues consideran que se logra la consecución de los objetivos propuestos tanto laborales como personales.
- Que estos funcionarios y funcionarias deben cumplir una producción superior a la esperada cuando el trabajo se realiza en las instalaciones de la Asamblea
Legislativa, lo cual es una forma de solucionar parcialmente el problema de escasez de personal que enfrentan algunos departamentos.
- Que es menester, por parte de la institución, propiciar proyectos que promuevan la eficiencia y la eficacia en la función pública, por medio de iniciativas que surjan del cambio tecnológico y las prácticas administrativas.
VII. Que el 27 de mayo de 2013 se publicó en La Gaceta N.° 100 el reglamento para aplicar la modalidad de teletrabajo en la Asamblea Legislativa, que fue aprobado por el Directorio legislativo en la Sesión ordinaria N.° 170-2013, celebrada el 30 de abril de 2013.
VIII. Que dicho reglamento tiene como antecedente el Decreto N.° 34704 del Poder Ejecutivo, Promoción del teletrabajo en las instituciones públicas, de 31 de setiembre de 2008, derogado mediante Decreto N.° 37695-MP-MTSS, publicado en La Gaceta N.° 98 de 23 de mayo de 2013.
- Que a partir de la promulgación del Decreto Ejecutivo N.° 37695-MP-MTSS, se ha impulsado la promoción, la sensibilización y la implementación de programas de teletrabajo en las instituciones del sector público, cuyos resultados han sido de una valoración altamente positiva tanto para la institución como para los servidores participantes en dichos planes y los responsables de las unidades en las que estos laboran, esto hace que resulte conveniente no solo hacer extensivo, sino fortalecer el programa de teletrabajo a nivel del sector público costarricense.
- Que este decreto fue revisado en el seno del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y se determinó la necesidad de hacer cambios para permitir mayor fluidez en la implementación del teletrabajo en las instituciones públicas; dentro de dichos cambios se elimina la Comisión Nacional de Teletrabajo para sustituirla por un equipo de coordinación técnica, adscrito y dirigido por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de manera que este Ministerio podrá convocar a las instituciones, dependencias u organizaciones que considere necesarios para la implementación y el desarrollo del teletrabajo. Ante la necesidad de actualizar la normativa que regula esta forma de trabajo, se derogó este decreto y a la vez se promulgó el Decreto N.° 39225-MP-MTSS-MICITT, publicado en La Gaceta N.º 204 de 21 de octubre de 2015.
- Que existe un pronunciamiento tomado por el Directorio legislativo relativo al Acuerdo N.° 7.1 de la Sesión N.° 072-2015, realizada por el Directorio legislativo el 30 de junio de 2015, el cual con el interés de fortalecer la normativa existente en la institución referente a la modalidad de teletrabajo solicita a la Comisión Institucional de Teletrabajo que presente a consideración de este órgano colegiado una propuesta de modificación del reglamento que rige esta materia para que, a partir de la experiencia que se ha tenido con el proyecto, se planteen las modificaciones que se consideren pertinentes.
XII. Que en Sesión ordinaria N.° 097-2015, celebrada por el Directorio legislativo el 8 de diciembre de 2015, se tomó el acuerdo de modificar el artículo 9 del reglamento para aplicar la modalidad de teletrabajo en la Asamblea Legislativa.
REGLAMENTO PARA APLICAR LA MODALIDAD DE TELETRABAJO EN LA ASAMBLEA LEGISLATIVA
Capítulo I.-
Artículo 1.- Definiciones
Para los efectos de este reglamento se tendrán las siguientes definiciones:
a) Comisión Institucional de Teletrabajo: es el grupo de personas en representación de la administración de la Asamblea Legislativa designados por la Dirección Ejecutiva. Estas personas están encargadas de analizar la temática de la modalidad de teletrabajo, los casos de cargos en designación que se sometan a esta modalidad, los ocupantes de esos puestos y los rendimientos departamentales con la población en teletrabajo. Otras funciones establecidas administrativamente. Además, la Comisión Interna de Teletrabajo será el órgano interlocutor oficial con el equipo de coordinación técnica designado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
b) Competencias: características fundamentales de la persona que indican formas de comportamiento o de pensar que generalizan diferentes situaciones y perduran en el tiempo. Pueden ser conductuales, de conocimiento o habilidad.
c) Contrato o acuerdo: documento firmado entre la funcionaria o el funcionario legislativo y el representante del empleador, en el que se especifican detalladamente las condiciones de la relación de servicio mediante el sistema de teletrabajo.
d) Empleador: el empleador de la persona teletrabajadora a quien alude este reglamento es la Asamblea Legislativa.
e) Jornada laboral: jornada laboral del teletrabajador o teletrabajadora, que se debe ajustar a las treinta y nueve horas semanales establecidas en la institución, con horas de inicio desde las 9: a.m. y final de las 18:00 horas o 12 m., en el caso de los viernes. Esta jornada debe permitir a la funcionaria o el funcionario legislativo cumplir las obligaciones o tareas asignadas por el director o la directora dentro del plazo estipulado en el contrato y su cronograma mensual. En caso de establecerse nuevos horarios en la Asamblea se hará la respectiva adecuación a los funcionarios teletrabajadores.
f) Servidor o servidora teletrabajador: trabajador de la institución que desempeña su labor de acuerdo con la modalidad de teletrabajo.
g) Servidor administrativo: la persona que cuenta con un nombramiento interino o regular en propiedad en la Asamblea Legislativa.
h) Superiora jerárquica o superior jerárquico: jefa inmediata o jefe inmediato de la persona teletrabajadora.
i) Teletrabajo: es la prestación de servicios de carácter no presencial fuera de las instalaciones del patrono, en virtud de la cual un trabajador puede desarrollar su jornada laboral desde su propio domicilio, centro que se destine para tal fin o en trabajos de campo, mediante el uso de medios telemáticos.
j) Teletrabajador(a): trabajador de la Asamblea Legislativa autorizado(a) por la institución para aplicar el teletrabajo.
k) Trabajo por objetivos: este se concibe como las actividades específicas puntuales que se asignan a un funcionario por un tiempo determinado. Se cuenta con un inicio y un final explícitos. Deben ser cuantificables y sujetos a medición mediante indicadores.
Artículo 2.- Objetivo del reglamento
El presente reglamento tiene por objeto promover y regular el teletrabajo en la Asamblea Legislativa, como instrumento para impulsar la modernización, reducir los costos, incrementar la productividad, reducir el consumo de combustibles, favorecer la conciliación de la vida personal, familiar y laboral, promover la inserción laboral, contribuir con la protección del medio ambiente, así como apoyar las políticas públicas en materia de empleo mediante la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Artículo 3.- Ámbito de aplicación
Este reglamento es aplicable a todas las personas en condición de servidor o servidora administrativo de la Asamblea Legislativa, que realicen funciones aptas para prestar sus servicios en la modalidad de teletrabajo. En ningún caso, se aplicará un cien por ciento del tiempo laboral. Se dará a conocer la modalidad y se mantendrá informada a la población legislativa mediante un programa de divulgación institucional. En el caso particular de servidores y servidoras administrativos destacados en fracciones políticas, estos no serán sujetos de una eventual aplicación al teletrabajo, sino hasta que retornen a su departamento de origen.
La incorporación a la modalidad de teletrabajo es voluntaria por parte del servidor. La institución tiene la potestad para otorgar y revocar la modalidad de teletrabajo, cuando así lo considere conveniente y con fundamento en las políticas y lineamientos emitidos al efecto.
Artículo 4.- Funciones y actividades en las cuales se implementará la modalidad de teletrabajo
La modalidad de teletrabajo se aplica a aquellas actividades y funciones que se pueden desarrollar, parcial o totalmente, de modo no presencial, de acuerdo con una razonable relación tiempo/resultado y sin afectar las necesidades de coordinación interna o de atención a los usuarios.
Siempre y cuando la persona solicitante cumpla con las competencias que se requieren para trabajar en esta modalidad laboral.
Artículo 5.- Características esenciales del teletrabajo
Para la implementación de este reglamento, son características esenciales del teletrabajo las siguientes:
a) Se ejecuta fuera del centro de trabajo habitual, sin afectar las necesidades de coordinación, de formación de grupos o de atención de usuarios.
b) Se utilizan recursos tecnológicos para la prestación de los servicios y la comunicación.
c) Está sujeto al cumplimiento de metas, objetivos y entrega de ciertos productos previamente indicados y autorizados por el director o la directora del departamento, mediante cronograma mensual.
d) Las actividades y las tareas correspondientes son planificadas, se les puede dar seguimiento y sus resultados son evaluados y auditados periódicamente.
e) Las actividades y las tareas autorizadas son organizadas por el mismo funcionario o funcionaria y no requieren supervisión presencial y constante en su ejecución, ya que pueden ser teledirigidas. Comprenden, entre otras, actividades creativas y de concepción como investigaciones, redacción y revisión de informes, diseños de política y estrategia, elaboración de planes, programas y proyectos.
f) La persona teletrabajadora debe estar disponible en lo referente al tiempo y el desplazamiento, de conformidad con lo que se establece en este reglamento o en el acuerdo.
g) Es voluntario para ambas partes.
h) El puesto que ocupe la persona teletrabajadora debe estar autorizado para ejercer esta forma de trabajo, según lo indicado por la Comisión Institucional de Teletrabajo destacada para efectuar el análisis y emitir las recomendaciones relacionadas con el tema de la implementación de la modalidad del teletrabajo en la institución.
i) La persona teletrabajadora debe reunir habilidades y competencias definidas por el Departamento de Recursos Humanos (en el perfil del puesto) y detectadas en los funcionarios y las funcionarias por parte de la dirección departamental, en función de la cotidianidad laboral.
j) No genera a favor de la persona funcionaria legislativa un derecho adquirido a continuar su trabajo bajo esta modalidad.
k) La persona trabajadora tiene los mismos derechos y obligaciones que el resto del personal de la Asamblea Legislativa.
l) Se excluyen de esta modalidad las actividades o las funciones que por su naturaleza o por condición institucional deban realizarse presencialmente.
m) No procede el pago de tiempo extraordinario.
n) Se excluyen de esta modalidad las actividades o las funciones que por su naturaleza o por condición institucional deban realizarse presencialmente.
Capítulo II.- El perfil
Artículo 6.- Perfil del puesto
La modalidad de teletrabajo debe concebirse como una alternativa dentro de las políticas de eficiencia del departamento involucrado; bajo este concepto el jerarca departamental promoverá y estimulará, en lo pertinente, esa modalidad entre las y los funcionarios.
Cuando un funcionario o una funcionaria institucional desee acogerse a la modalidad de prestación de servicios de teletrabajo deberá solicitarlo al jefe inmediato, quien remitirá con su visto bueno a la directora o el director del departamento al que pertenece, para que este consulte a la Comisión Institucional de Teletrabajo, si de conformidad con los instrumentos y criterios existentes, las funciones definidas pueden ser realizadas en dicha modalidad y, por ende, que al funcionario interesado se le pueda otorgar esa posibilidad.
Los puestos correspondientes a las direcciones, las subdirecciones y las jefaturas de área deben asumir las funciones que les corresponden, según el ordenamiento jurídico, dentro del recinto legislativo, excluyéndose de la modalidad de teletrabajo.
La directora o el director del departamento podrán hacer solicitudes generales de autorización previa, para que se indique si a determinados puestos se les puede aplicar la modalidad de teletrabajo y valorar la posibilidad de incorporar a los funcionarios interesados en esa modalidad. En todo caso, esta modalidad de trabajo solo se aplicará con el consentimiento previo del director o la directora del departamento.
Artículo 7.- Perfil de la persona teletrabajadora
Como parte del proceso previo a presentar una solicitud de ingreso al teletrabajo, el responsable departamental, es decir, el director o la directora del departamento respectivo, establecerá, por medio de evaluaciones, la idoneidad de las personas aspirantes a ser teletrabajadoras, según el perfil del teletrabajador, además de variables como desempeño, rendimiento en el cargo realizado en planta, evaluaciones del desempeño, comportamiento laboral y otras que se considere necesarias y brinde información valiosa que fundamente la decisión de inclusión o no dentro de la modalidad de teletrabajo. Todas estas analizadas a la luz del comportamiento adecuado y ajustado a las normas estipuladas dentro del recinto laboral y del rendimiento demostrado.
Una vez definido si la persona cumple o no con el perfil y su idoneidad, esta se integrará a la propuesta departamental de ingreso al programa de teletrabajo. La citada propuesta se remitirá a la Comisión Institucional de Teletrabajo para el respectivo trámite, la cual deberá estar resuelta en un plazo no mayor a treinta días calendario.
En ningún caso, se considerarán personas teletrabajadoras aquellas funcionarias y funcionarios que cuenten con un nombramiento en un puesto perteneciente al estrato gerencial, o bien, que se encuentren en una condición de incapacidad determinada por una instancia médica autorizada.
Es responsabilidad del director o la directora del departamento hacer el reporte respectivo a la Comisión de Teletrabajo, cuando se presenten dificultades con algún teletrabajador sobre el desempeño o inconsistencias entre el desempeño evidenciado y la ejecución del contrato. Es responsabilidad del director o la directora rescindir el contrato de teletrabajo ante su incumplimiento y la afectación directa a la institución, de lo cual informará a la Comisión Institucional de Teletrabajo, para lo que corresponde.
Capítulo III.- Dependencias legislativas involucradas en la implementación del teletrabajo
Artículo 8.- Funciones del Directorio legislativo
a) La aprobación, la suspensión o el cierre del programa de teletrabajo en la institución.
b) Definir los lineamientos institucionales en materia de teletrabajo.
c) La aprobación del reglamento para aplicar la modalidad de teletrabajo en la Asamblea Legislativa.
d) Cuando la Dirección Ejecutiva lo considere necesario y ante situaciones que lo ameriten, vía excepción, conocerá los informes sobre el desempeño y los resultados del programa de teletrabajo.
e) Conocer, por la vía de excepción, aquellas solicitudes de incorporación al programa de teletrabajo que hayan sido denegadas en las instancias decisorias inferiores y agotar la vía administrativa en fase recursiva.
f) La suspensión o el cierre del programa, así como otras funciones, conforme a sus competencias, relacionadas con el programa de teletrabajo.
Artículo 9.- Funciones de la Dirección Ejecutiva
En lo que corresponda, la directora o el director ejecutivo ejercerá sus funciones en la implementación y el funcionamiento del programa de teletrabajo, que en general son las siguientes:
a) El director o la directora ejecutiva será quien otorgue la autorización final para la incorporación de las y los funcionarios en esta modalidad, mediante la firma del contrato en representación de la administración. Asimismo, por vía del contrato delegará en el director o directora departamental la facultad de dejar sin efecto el contrato por las causales indicadas en este reglamento.
b) Velar por que los directores y las directoras de división y de departamento cumplan la reglamentación y las directrices correspondientes al programa de teletrabajo.
c) Conocer y avalar los informes semestrales del funcionamiento y los resultados del programa de teletrabajo. En caso de que lo considere necesario y ante situaciones que ameriten atención del Directorio legislativo, elevarlos a su consideración.
d) Proponer al Directorio legislativo las modificaciones e innovaciones pertinentes al programa de teletrabajo.
e) Otras de conformidad con sus competencias.
Artículo 10.- Funciones de los directores de la División Legislativa y Administrativa
Corresponde a los directores de división velar por el buen resultado del programa de teletrabajo en los departamentos que estén incluidos en el ámbito de la división a su cargo.
Artículo 11.- Funciones del director o la directora del departamento que implementa la modalidad de teletrabajo
a) Solicitar a la Comisión Institucional de Teletrabajo el criterio y la recomendación para determinar si las funciones de un puesto se pueden realizar, parcial o totalmente, en la modalidad de teletrabajo.
b) Determinar si las habilidades y las competencias de un funcionario o funcionaria se ajustan para que sea incluido en la metodología para realizar sus funciones, parcial o totalmente, en la modalidad de teletrabajo.
c) Consentir en que el servidor de planta proceda a la firma del contrato, mediante el cual se está acogiendo a la modalidad de teletrabajo, de conformidad con este reglamento. Caso contrario, razonar la negativa del caso.
d) Definir los criterios y los procedimientos mediante los cuales se evaluará el rendimiento e informar a las personas que deseen someterse a este sistema, previo a la firma del contrato, y que eventualmente podría devenir en la rescisión de este.
Los criterios de medición, evaluación y control del teletrabajador serán previamente determinados entre el funcionario y el director o la directora departamental en el acuerdo a suscribir, procurando el cumplimiento de los objetivos y las metas de la dependencia. Además, serán actualizados en el momento que se considere oportuno con la presencia de ambas partes.
e) Verificar el cumplimiento de las metas y los objetivos acordados por parte de las personas teletrabajadoras.
f) Verificar, durante la vigencia de la modalidad de teletrabajo, el cumplimiento por parte de las personas teletrabajadoras, los requerimientos mínimos en cuanto al espacio físico y las condiciones en donde se desarrollarán las tareas.
g) Una vez que la Comisión Institucional de Teletrabajo recomienda la inclusión de determinado departamento en el programa y el director ejecutivo lo ratifica mediante la firma de los respectivos contratos, el director o la directora del respectivo departamento deberá remitir al Departamento de Recursos Humanos la lista de los funcionarios y las funcionarias acogidas a la modalidad, con copia de los contratos respectivos.
h) Llevar los registros de la información relativa al teletrabajo y emitir informes de carácter periódico sobre los resultados y el desempeño del teletrabajo en su dependencia, y hacer llegar un original de estos a la Comisión Institucional de Teletrabajo. Mantener actualizadas las actividades y los puestos que son factibles de incorporar al programa de teletrabajo.
i) Determinar si la información a la cual tiene acceso el teletrabajador es de carácter confidencial y sensible a los intereses de la Asamblea Legislativa, y proceder de acuerdo con el cumplimiento de las disposiciones establecidas.
j) Planificar las actividades y establecer las metas con las que se evaluará el rendimiento del teletrabajador.
k) Facilitar la aclaración de dudas y situaciones que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades bajo esta modalidad.
l) Cuando el rendimiento del teletrabajador no cumpla con lo programado se debe realizar un análisis de las causas que impidieron el alcance de las metas e implementar las acciones que permitan mejorar los resultados. En caso de determinarse que las causas de bajo desempeño son atribuibles al teletrabajador, se le aplicará lo dispuesto en la normativa establecida.
m) Analizar en coordinación con la Comisión Institucional de Teletrabajo las acciones de mejora para evaluar el desempeño de los teletrabajadores, cuando así se requiera.
n) Velar por que se mantenga el ambiente laboral adecuado, la formación y las oportunidades de desarrollo e integración social de los teletrabajadores.
ñ) Gestionar ante la Comisión Institucional de Teletrabajo todos los aspectos y las acciones de mejora relacionados con la modalidad para garantizar el cumplimiento de los objetivos del programa de teletrabajo.
Artículo 12.- Funciones del Departamento de Recursos Humanos.
Corresponde al Departamento de Recursos Humanos elaborar los perfiles de las funciones o las actividades que pueden realizarse en la modalidad de teletrabajo. También, le corresponde definir el perfil general relacionado con las competencias y las habilidades que deben ser valoradas por parte del director o la directora del departamento en el funcionario y la funcionaria que desee optar por esta modalidad de prestación de servicios.
Asimismo, deberá tener en sus archivos la información sobre los funcionarios y las funcionarias que se acojan, parcial o totalmente, a la modalidad del teletrabajo.
Artículo 13.- Funciones del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional Corresponde al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional la valoración del programa de teletrabajo dentro del esquema estratégico de la institución, para que el desarrollo del programa concuerde con el avance y el desarrollo de la Asamblea.
Como responsable del avance estratégico de la institución, así como del desarrollo organizacional y del control, velará por el análisis de los resultados del programa, según los controles propios y los reportados por el departamento o el área institucional directamente involucrada en el programa de teletrabajo, y presentará informes de evaluación semestral de este a la Dirección Ejecutiva.
Artículo 14.- Departamento de Servicios de Salud
Corresponde al Departamento de Servicios de Salud definir las condiciones con que debe contar el espacio destinado al teletrabajo, las cuales deberán ser las mínimas necesarias y no podrán ser inferiores al promedio de las condiciones ofrecidas por la Asamblea Legislativa para laborar en la institución.
Le corresponderá verificar la correcta aplicación de las condiciones de salud y seguridad ocupacional, por lo que los funcionarios de Salud podrán tener acceso al lugar de teletrabajo, dentro de los límites de la legislación vigente aplicable. Asimismo, le corresponderá hacer eventuales inspecciones al lugar respectivo para verificar las condiciones para el teletrabajo, según el reglamento, y si es el caso reportarlo a la Comisión Institucional de Teletrabajo para que sea considerado en las decisiones relacionadas.
Artículo 15.- Funciones del Departamento de Informática
Corresponde al Departamento de Informática definir los requerimientos mínimos necesarios en hardware y software con que debe contar un funcionario o funcionaria de la institución, para realizar funciones en la modalidad de teletrabajo. Le corresponde diseñar y adoptar las medidas y procedimientos obligatorios, especialmente, en materia de disposición y uso de software, referentes al control y la protección de datos públicos obtenidos en el procesamiento de información oficial en la prestación del servicio por parte del teletrabajador.
El equipo y las herramientas informáticas deben ser suministrados por el teletrabajador para el cumplimiento de las funciones asignadas, situación que deberá quedar debidamente consignada en el acuerdo suscrito por las partes.
Las condiciones no podrán ser inferiores a la medida de las ofrecidas por la Asamblea Legislativa para laborar en la institución.
Artículo 16.- Funciones del Departamento de Financiero
Corresponderá al Departamento Financiero determinar periódicamente la estimación de costos y beneficios, producto del programa de teletrabajo, y remitirlo a la Dirección Ejecutiva para lo que corresponda.
Artículo 17.-
Funciones de la Comisión Institucional de Teletrabajo Corresponde a la Comisión Institucional de Teletrabajo realizar el análisis de las diferentes solicitudes que se presenten para ingresar al programa de teletrabajo; por lo tanto, deberá analizar y valorar la información aportada y solicitar la adicional que considere necesaria, a efectos de poder emitir una recomendación a la Dirección Ejecutiva para los efectos correspondientes.
Promocionar, apoyar e impulsar el teletrabajo dentro de la Asamblea Legislativa, para lo cual podrá contar con el apoyo de los diferentes órganos que lo integran y las demás dependencias de la institución.
Para la realización de sus funciones estará facultada para nombrar subcomisiones o grupos técnicos de apoyo de carácter no permanente, y efectuar el análisis de las funciones o las actividades que solicite el jerarca departamental en términos de si son o no teletrabajables, para lo cual contará con el apoyo de los perfiles que, a los efectos, elaborará el Departamento de Recursos Humanos.
Además, le corresponde recibir los informes periódicos de desempeño de los departamentos que cuenten con personal en la modalidad de teletrabajo y trasladarlos para su análisis y observaciones a la Dirección del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional. Para su valoración semestral, se fundamentará en el análisis ya realizado, y lo remitirá a la Dirección Ejecutiva con las recomendaciones del caso y para lo procedente.
Recomendar acciones que impulsen el mejoramiento de la productividad por medio del teletrabajo en la institución.
Asesorar a todas los departamentos en el mejoramiento de los procesos para determinar y desarrollar las actividades teletrabajables.
Mantener actualizada la normativa y los formularios requeridos para asegurar la correcta aplicación de esta modalidad de trabajo a nivel institucional y capacitar al personal de los distintos departamentos involucradas en el tema.
Promover la actualización de la normativa y brindar capacitación en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos Coordinar con la Comisión Nacional de Teletrabajo las actividades de capacitación, sensibilización y propuestas de mejora relacionadas con el programa de teletrabajo. Llevar el control y el seguimiento al programa de teletrabajo para su desarrollo, según los objetivos y la normativa establecida.
Capítulo IV.- Personas teletrabajadoras
Artículo 18.- Cumplimiento del perfil
Para participar en esta modalidad laboral tanto el funcionario o la funcionaria, como el puesto que desempeña, debe cumplir con el perfil técnicamente definido.
Artículo 19.- Visto bueno de la jefatura
La funcionaria o el funcionario que desee laborar en esta modalidad de trabajo debe tener la aprobación del director o la directora del departamento, quien coordinará lo correspondiente con las jefaturas internas y las instancias relacionadas.
Artículo 20.- Derechos y obligaciones del teletrabajador
El funcionario o la funcionaria, durante la ejecución de sus tareas bajo la modalidad de teletrabajo, tendrá los siguientes derechos y obligaciones adicionales:
a) Mantiene los derechos y las obligaciones establecidos en el ordenamiento jurídico vigente que regula las relaciones de servicio en la institución.
b) Tiene derecho a todos los beneficios de seguridad social y de capacitación que la institución proporcione a sus funcionarios y funcionarias regulares.
c) Mantiene todas las condiciones salariales establecidas para el tipo de puesto que ocupa.
d) Está protegido por la póliza de riesgos del trabajo que tiene la institución, siempre que cumpla con las disposiciones establecidas y los procedimientos vigentes para ese fin (la póliza cubre cualquier situación acaecida durante el tiempo de la jornada laboral, en el sitio en que se ha designado para laborar por teletrabajo, o en desplazamientos hasta el centro institucional).
e) La persona teletrabajadora deberá conectarse al programa Outlook office 365 durante la jornada de trabajo, con la finalidad de recibir las comunicaciones institucionales, participar en los grupos de trabajo y utilizar todas las herramientas de trabajo colaborativo que esta herramienta ofrece
f) Permanecer durante la jornada laboral en el lugar designado para el teletrabajo. Excepcionalmente, cuando los requerimientos del cargo y el ejercicio de sus funciones lo ameriten y con la debida justificación y aprobación de sus superiores, podrá prestar sus servicios en un lugar distinto al convenido.
g) Estará sujeto al horario institucional, dentro del cual deberá estar disponible a posibles requerimientos presenciales del superior o superiora jeráquico dentro de la jornada ordinaria, con la debida anticipación para cualquier actividad de coordinación, capacitación o realización de tareas urgentes o prioritarias o similar que sea necesaria; es obligación estar disponible y, en consecuencia, localizable durante todo el período de la jornada laboral. Esta disponibilidad se refiere únicamente al horario institucional y no da derecho a una remuneración adicional.
h) En caso de que se traslade de domicilio o que se produzca una interrupción en la conectividad, el teletrabajador o teletrabajadora debe prever todas las acciones necesarias para no interrumpir el contacto y comunicar a su jefatura inmediata.
i) Debe mantenerse actualizado en lo que respecta a las herramientas tecnológicas que demanda la ejecución de sus actividades.
j) Cuando así lo requiera la jefatura inmediata o la dirección del departamento, deberá incorporarse a sus labores regulares dentro de la sede de la institución.
k) Además de las funciones que no son teletrabajables, deberá señalarse un espacio para labores propias de coordinación y será obligatorio para el teletrabajador presentarse al centro institucional. Se buscará siempre hacer coincidir estos espacios con los días laborales no teletrabajables, en beneficio del teletrabajador hasta donde sea posible.
l) Independientemente del lugar donde se desarrollen las actividades aptas para el teletrabajo, el trabajador o la trabajadora debe cumplir todas las condiciones que establezca este reglamento y los procedimientos aplicables a esta modalidad.
m) Los gastos que amerite el desempeño de tareas con la modalidad de teletrabajo, tales como luz, agua, acondicionamiento del espacio físico, entre otros, serán cubiertos en su totalidad por la persona teletrabajadora.
El equipo utilizado para prestar el servicio y las herramientas informáticas también serán cubiertas por la persona teletrabajadora. También correrán por cuenta del teletrabajador los medios de interconexión que sean necesarios.
n) Debe brindar información verídica y oportuna en todos los procesos de investigación, la evaluación del desempeño y la medición a que deba someterse.
o) El incumplimiento, por parte del trabajador o trabajadora, de cualquiera de las obligaciones establecidas en este reglamento, en el Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa o en su acuerdo de prestación del servicio, lo hará acreedor a las sanciones correspondientes, de conformidad con la normativa aplicable a los funcionarios y las funcionarias que prestan sus servicios de forma presencial.
p) La administración departamental mantendrá disponible para el uso de los teletrabajadores el equivalente a un cincuenta por ciento de las estaciones de trabajo, que ellos mismos dejaron libres al incorporase a la modalidad del teletrabajo. En el caso de los funcionarios o las funcionarias que retornen definitivamente a las labores presenciales, deberán dar un plazo para la asignación del equipo no inferior a una semana
q) El teletrabajador es responsable directo de la confidencialidad y seguridad de la información que utilice y a la que pueda acceder en el desempeño de sus funciones, evitando por todos los medios un uso inapropiado de esta, según se establece en la normativa institucional.
Artículo 21.-. Deber de mantener condiciones
Los funcionarios y las funcionarias incorporados al sistema de teletrabajo deben mantener las condiciones que justificaron su ingreso a este, así como cumplir todas las obligaciones y las responsabilidades correspondientes.
Los teletrabajadores tienen el mismo acceso a la formación y a las oportunidades de desarrollo de la carrera administrativa y profesional que sus homólogos que laboran en las instalaciones de su institución.
En caso de que surja alguna dificultad para mantener dichas condiciones, debe plantearlo ante la Dirección del departamento para que se resuelva lo que procede.
Artículo 22.- Jornada laboral y horario dentro del teletrabajo
Dentro del horario institucional, la persona trabajadora debe cumplir las metas o el trabajo que su superiora o superior jerárquico le asigne y en el plazo establecido para tal efecto.
El teletrabajador deberá mantener la jornada inicialmente contratada con la institución y el horario del teletrabajador, no se justifica la aplicación del horario flexible a funcionarios que se encuentren en el plan del teletrabajo.
El teletrabajo modificará única y exclusivamente la organización y la forma en que se efectúa el trabajo, sin afectar las condiciones de la relación de servicio del funcionario, quien mantiene los mismos derechos, beneficios y obligaciones de aquellos servidores que desarrollen sus funciones en las instalaciones de la Asamblea Legislativa, de conformidad con la normativa aplicable a cada relación de servicio establecida con la administración.
Artículo 23.- Sobre el desplazamiento
La Dirección del departamento o la superiora o el superior jerárquico inmediato puede requerir la presencia física de la persona teletrabajadora en el lugar que se necesite, de acuerdo con sus funciones laborales dentro del horario definido como modalidad ordinaria. Sin embargo, deberá comunicarse con el teletrabajador o teletrabajadora dentro de un plazo razonable para apersonarse al lugar, según el sitio desde el cual se realizará el teletrabajo. Se entiende que este desplazamiento es de carácter transitorio.
Artículo 24.- Traslado de domicilio de la persona teletrabajadora
De ocurrir un cambio en el domicilio de la persona teletrabajadora, o lugar desde el cual se realizará el teletrabajo, esta ha de prever todas las acciones necesarias para no interrumpir la ejecución de sus actividades y deberá comunicarlo a su jefe, superiora o superior inmediato, con el fin de que la persona jerarca del departamento se garantice el conocimiento y la información pertinente vinculada con la ejecución de las labores encomendadas.
En caso de que el teletrabajador se traslade de domicilio, deberá tomar todas las previsiones necesarias para no interrumpir la ejecución de sus actividades, comunicándolo a su jefatura con al menos un mes de anticipación, a efectos de gestionar los trámites correspondientes. Si el lugar al que se traslada no tiene acceso a la conectividad, deberá reintegrarse a su centro de trabajo, mientras no se disponga del acceso requerido. Quedará exento el funcionario de dar dicho aviso de un mes cuando esté de por medio caso fortuito o fuerza mayor.
Ante ausencia de carga de trabajo, el teletrabajador deberá retornar inmediatamente a la modalidad presencial.
Artículo 25.- Evaluación del desempeño, medición de resultados
La persona teletrabajadora estará sujeta a los controles ordinarios establecidos en la Asamblea Legislativa.
El teletrabajador deberá brindar información veraz y oportuna en todos los procesos de investigación, evaluación del desempeño y medición a los que deba someterse. En caso de comprobarse algún incumplimiento, que amerite eventualmente la aplicación del régimen disciplinario, se aplicarán las normas establecidas en el Reglamento Autónomo de Servicio, este reglamento y lo establecido en el contrato suscrito, previa realización del debido proceso. De lo ahí resuelto, se remitirá un informe al Departamento de Recursos Humanos, que a su vez lo elevará al jerarca respectivo a efectos de ordenar o no la apertura de un procedimiento ordinario administrativo.
Artículo 26.- Conservación de la oficina u otros por parte de la persona teletrabajadora
Una vez firmado y en ejecución del contrato de modalidad funcional vía teletrabajo, se espera un tiempo prudencial como periodo de prueba y ajuste a las nuevas condiciones de uno a tres meses. Posterior a este, se puede proceder a distribuir los bienes institucionales que ocupaba el funcionario que recientemente se incorpora al teletrabajo (el Departamento de Informática dispondrá de los equipos de cómputo, el Departamento de Servicios Generales de lo correspondiente y así sucesivamente). La Dirección del departamento deberá prever las condiciones necesarias para que los días que los funcionarios se apersonan a la oficina puedan desarrollar las funciones adecuadamente. Ante el supuesto de que se concluya por cualquier causa la prestación de servicios en la modalidad de teletrabajo, la institución debe brindar a la persona teletrabajadora las condiciones laborales requeridas para que desarrolle las funciones de modo presencial en esta.
Artículo 27.- Requerimientos de espacio físico para el teletrabajo
El espacio físico donde se desempeñe la persona teletrabajadora debe ofrecer las condiciones mínimas recomendadas, conforme al perfil del puesto, para el cumplimiento idóneo de la modalidad del teletrabajo. El teletrabajador debe acondicionar un espacio físico bajo la normativa de salud y seguridad ocupacional establecida y permitir el acceso para las inspecciones de las condiciones ergonómicas, de seguridad e higiene del puesto de trabajo previa notificación y consentimiento del servidor. La institución podrá verificar el cumplimiento de dichas condiciones, previo a la suscripción del acuerdo y durante su vigencia.
La persona teletrabajadora se compromete a permitir el acceso al lugar donde preste su servicio de teletrabajo a las personas que se designen para cumplir esta finalidad, quienes deberán identificarse claramente al realizar tales diligencias y respetar, en todo momento, la dignidad y la privacidad de la persona teletrabajadora y la de su familia.
Artículo 28.- Duración de la relación de teletrabajo
La vigencia del contrato firmado es de hasta por un año prorrogable por un máximo de tres periodos iguales siempre y cuando se cuente con el criterio en positivo del director del departamento y se demuestre la necesidad de la institución.
Al ser el presente contrato de carácter voluntario, cualquiera de las partes podrá rescindir de este, mediando justificación motivada. Asimismo, quien desee finalizar este contrato, deberá notificar su intención a la otra parte con un mínimo de un mes de antelación. En caso de que se determine el rompimiento del contrato, deberá ser debidamente justificado y comunicado a la Comisión y al Departamento de Recursos Humanos.
Artículo 29.- Actualización tecnológica
Durante la ejecución del contrato la persona teletrabajadora mantendrá su derecho a participar en las diversas capacitaciones que imparte la institución, según los términos y las condiciones utilizados por esta con el resto de la población legislativa. Será su responsabilidad mantenerse actualizada en cuanto al uso de las herramientas tecnológicas que demanda la ejecución de sus actividades, de acuerdo con la capacitación que imparte la Asamblea Legislativa.
Artículo 30.- Deber de firmar el contrato por parte de la persona teletrabajadora
La persona teletrabajadora deberá firmar un contrato que especificará las condiciones de esta modalidad laboral.
Además, en este contrato se debe indicar que la persona teletrabajadora y el puesto cumplen los perfiles definidos, así como que la persona conoce, acepta y se compromete a mantener las condiciones de espacio físico, equipo y otras herramientas determinadas por la institución para la realización adecuada de las funciones a su cargo.
Capítulo V.- Responsabilidad de los superiores y las superioras jerárquicas
Artículo 31.- Definición y cumplimiento de las metas y los objetivos
El superior o la superiora jerárquica deberá definir y evaluar el cumplimiento de las metas y los objetivos de la persona teletrabajadora, según se haya definido en el contrato para la valoración, junto con el jerarca departamental.
De igual manera, la jefatura inmediata del funcionario teletrabajador, de acuerdo con la Dirección departamental, puede ajustar las actividades y las responsabilidades del servidor según surjan nuevos requerimientos y prioridades en el área y el departamento.
Artículo 32.- Bajo rendimiento del funcionario o la funcionaria teletrabajadora
Cuando el rendimiento de los teletrabajadores no cumpla los parámetros programados, según se haya definido en el contrato, la superiora o el superior jerárquico inmediato debe realizar un análisis de las causas que condujeron a esa situación y formular, en coordinación con el jerarca o la jerarca departamental, las recomendaciones que correspondan, con el fin de mejorar el desempeño. En caso de determinarse que las causas de bajo rendimiento son atribuibles al funcionario o la funcionaria teletrabajadora, se aplicarán las medidas administrativas y/o disciplinarias que procedan, dejando a la vez rescindido el contrato de teletrabajo, por parte del director o directora departamental.
Artículo 33.- Obligaciones de la jefatura de área
La jefatura de área tendrá las siguientes obligaciones en relación con el teletrabajo:
a) Recibir las solicitudes de los funcionarios y las funcionarias de su área y elevarlas ante la Dirección del departamento para los trámites respectivos.
b) Asignar tareas, darles seguimiento y evaluar el rendimiento del teletrabajador o teletrabajadora en cada actividad apta para el teletrabajo, con el fin de evaluar los resultados esperados en relación con el tiempo necesario para alcanzarlo.
c) Aportar evidencia del aprovechamiento de esta modalidad.
d) Facilitar la aclaración de dudas y la solución de conflictos o contratiempos que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades bajo esta modalidad.
e) Definir y evaluar, junto con el director o la directora, el cumplimiento de los resultados esperados del teletrabajador o teletrabajadora y ejecutar las acciones que permitan mejorar su desempeño.
Capítulo VI.- Recursos informáticos
Artículo 34.- Recursos informáticos
Los recursos requeridos para el ejercicio de la actividad serán suministrados por la persona teletrabajadora. Deben satisfacer las exigencias propias de las tareas asignadas y ajustarse a los lineamientos establecidos por el Departamento de Informática, a excepción de los equipos que se encuentren debidamente autorizados por la Dirección Ejecutiva y, en lo procedente, por el Departamento de Informática, que sean propiedad de la Asamblea, asignados a un teletrabajador o teletrabajadora por alguna condición especial, y coordinada previamente ante las mencionadas instancias por parte del director o la directora del departamento al que pertenece el funcionario teletrabajador.
En un eventual cese del contrato, el citado departamento, en el primer supuesto, eliminará cualquier restricción o autorización establecida en el equipo de cómputo o líneas de comunicación, cuyo uso haya sido necesario para el teletrabajo.
La actualización del sistema operativo y el antivirus de la computadora, con las últimas versiones aportadas por el proveedor durante el tiempo que se encuentre fuera de la institución, será responsabilidad de la persona teletrabajadora, en el equipo de su propiedad.
Artículo 35.- Responsabilidad de la persona teletrabajadora ante la falla de los recursos informáticos
La persona teletrabajadora notificará de forma inmediata a su jefe, dentro de las condiciones propias de esta modalidad, cualquier tipo de falla que se presente en el equipo informático, en especial si imposibilita el cumplimiento de sus funciones, ante lo cual el director departamental respectivo tomará las decisiones del caso.
Artículo 36.- Eximentes de responsabilidad de la Asamblea Legislativa por mal uso de los recursos informáticos
La Asamblea Legislativa dará soporte técnico únicamente al equipo propiedad de la institución y se exime de brindar soporte en caso de problemas generados por el mal uso de los recursos informáticos institucionales, por ejemplo, la disminución del rendimiento de la computadora, la saturación del disco duro o cualquier otra falla de las herramientas de trabajo por descargas o copias de música, vídeos, paquetes de software, fotos o cualquier elemento ajeno a las actividades teletrabajables.
Artículo 37.- Responsabilidad en caso de daño o pérdida de los recursos informáticos
Las personas teletrabajadoras incurrirán en responsabilidad civil en caso de deterioro o pérdida de los equipos de trabajo institucionales, siempre y cuando lo anterior se haya causado por dolo o culpa grave debidamente comprobada.
Capítulo VII.- Disposiciones finales
Artículo 38.- Aprobación interna
Una vez satisfechos los requisitos establecidos en este reglamento, el director departamental elevará la propuesta de teletrabajo a la Comisión Institucional de Teletrabajo, la cual podrá recomendar su incorporación a esta modalidad, con la consecuente firma de los contratos respectivos por parte del director ejecutivo. En caso negativo, deberá brindar la justificación correspondiente a ambas partes.
Artículo 39.- Lo no contemplado en este reglamento
En caso de omisiones en materia laboral, técnica y administrativa en el presente reglamento, se aplicará la normativa establecida por ley o vía administrativa.
Artículo 40.- Anulación
Producto de lo expuesto, queda anulado cualquier otro criterio de igual rango que se oponga o contradiga lo indicado en este reglamento.
ACUERDO FIRME, rige a partir de su publicación.
San José, a los veintiocho días del mes de abril del dos mil dieciséis.
RAFAEL ORTÍZ FÁBREGA
PRESIDENTE
JUAN RAFAEL MARÍN QUIRÓS
PRIMER SECRETARIO
KARLA PRENDAS MATARRITA
SEGUNDA SECRETARIA
1 vez.—O. C. N° 26002.—(IN2016030921).
