REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA) DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

Sesión No. 35 del 6 de agosto de 2019

Publicado en El Alcance No. 204 a La Gaceta No. 174 del 16 de setiembre de 2019

AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

Mediante acuerdo 06-35-2019, del acta de la sesión 35-2019, celebrada el 6 de agosto de 2019, cuya acta fue ratificada el 13 de agosto del mismo año, la Junta Directiva de la Aresep resolvió dictar la:

RESOLUCIÓN RE-0112-JD-2019

ESCAZÚ, A LAS DIEZ HORAS Y QUINCE MINUTOS DEL SEIS DE AGOSTO DE DOS MIL DIECINUEVE REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA) DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS EXPEDIENTE OT-350-2018

CONSIDERANDO:

1. Que la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep), es una institución autónoma con personalidad jurídica, patrimonio propio y presupuesto independiente, que goza de autonomía técnica y administrativa y se rige por la Ley de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Ley 7593), sus reglamentos, así como por las demás normas jurídicas complementarias.
2. Que el artículo 59 párrafos 2 y 3 de la Ley General de la Administración Pública (Ley 6227) faculta a la Administración para que, por medio de reglamento autónomo, establezca la distribución interna de competencias, las relaciones entre los órganos y la creación de servicios sin que contenga la atribución de potestades de imperio.

III. Que los artículos 1 y 45 de la Ley de la Aresep facultan a ésta para establecer su organización interna, a fin de cumplir con sus funciones.

1. Que el 14 de junio de 2018, mediante oficio 429-SJD-2017(sic, léase 2018), la Secretaría de Junta Directiva (SJD), comunicó a la Dirección General de Operaciones (DGO) y a la Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria (DGAJR) el acuerdo 08-36-2018, del acta de la sesión ordinaria 36-2018, realizada el 29 de mayo de 2018 y ratificada el 12 de junio de 2018, que indica:

"Ordenar a la Administración, actuar conforme el procedimiento "JR-PO-01: Procedimiento para la creación y modificación de normativa administrativa interna", en torno a la propuesta de "Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos". (Folios 2 al 11)

2018. Que el 21 de junio de 2018, mediante el oficio 311-DGO-2018, la DGO, le solicitó al Departamento de Gestión Documental (DGED), la apertura de un expediente OT, para la incorporación de todos los documentos relacionados con la propuesta de nuevo "Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos". Por ello se abrió el expediente OT-350-2018. (Folio 1)
2019. Que el 24 de junio de 2018, mediante el oficio 888-DGAJR-2018, la DGAJR, remitió a la SJD, la propuesta del reglamento antes citado. (Folio 93 al 120)

VII. Que el 7 de noviembre de 2018, en el Alcance 193, del diario oficial La Gaceta, se publicó la propuesta de reglamento y se indicó que por el plazo de 10 días hábiles se recibirían observaciones. (Folios 150 al 176)

VIII. Que el 12 de noviembre de 2018, la SJD, sometió a consulta interna de los funcionarios de la Aresep (con exclusión de la Sutel, por así disponerlo el proyecto), la propuesta de nuevo reglamento por el plazo de diez días hábiles, período que transcurrió entre el 12 de noviembre y el 26 de noviembre, ambas fechas de 2018. (Folio 91)

1. Que entre el 29 de noviembre de 2018, mediante los oficios OF-0902, 0903 y 0913- SJD-2018, la SJD, remitió a la DGAJR, las observaciones realizadas a la propuesta de reglamento. Se recibieron observaciones de los funcionarios: Cristina Martén Araya, Eddy David Víquez Murillo, Erick Ramírez Picado, Luciano Unfried Rovelo, Marta Leiva Vega, Rodolfo Zamora Chaves, Mauricio González Quesada, Marcela Vega Miranda y la Dirección Centro para el Desarrollo de la Regulación (CDR). (Folios 15 al 23 y 64 al 87, 91)
2. Que el 5 de diciembre de 2018, mediante el oficio OF-1538-DGAJR-2018, la DGAJR, solicitó criterio técnico a la DGO, sobre las observaciones realizadas a la propuesta de reglamento. (Folios 88 al 90)
3. Que el 28 de marzo de 2019, mediante el OF-0132-DGO-2019, la DGO, remitió criterio técnico sobre las observaciones realizadas a la propuesta de reglamento. (Folios 181 y 182)

XII. Que el 3 de abril de 2019, mediante el oficio OF-0450-DGAJR-2019, la DGAJR, solicitó a la SJD subsanar el procedimiento y completar el expediente. (Folios 177 a 179)

XIII. Que el 15 de abril de 2019, mediante el oficio OF-0239-SJD-2019, la SJD, informó que el plazo para remisión de observaciones de personas externas a la institución, venció el 26 de noviembre de 2018 y que no se recibieron observaciones y completó el expediente. (Folios 121)

XIV. Que el 25 de abril de 2019, mediante el oficio OF-0537-DGAJR-2019 la DGAJR remitió a la SJD, el análisis final de la propuesta de nuevo "Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos".

1. El 14 de mayo de 2019, mediante acuerdo 03-23-2019 de la sesión ordinaria No. 23- 2019, la Junta Directiva, resolvió: "Continuar, en una próxima sesión, con el análisis final de la propuesta del nuevo Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos".

XVI. El 28 de junio de 2019, mediante el oficio OF-0281-DGO-2019, la DGO, indicó que hizo modificaciones e incorporaciones a la propuesta en análisis de la Junta Directiva, con el fin de ajustar la propuesta de conformidad con las observaciones planteadas por los miembros de la Junta Directiva en aquella oportunidad.

XVII. Que el 24 de julio de 2019, mediante el oficio OF-0981-DGAJR-2019 la DGAJR recomendó continuar con el conocimiento y discusión por parte de la Junta Directiva del nuevo "Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos", con base en la propuesta contenida en el oficio OF-0281-DGO-2019.

POR TANTO

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

RESUELVE:

1. Dictar el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, que a continuación se transcribe:

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Capítulo I.- Disposiciones generales

Artículo 1. Alcance.

El presente reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Aresep) y en este se regula lo referente al funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos, según lo estipulado en la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202, su Reglamento, las resoluciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), los lineamientos de la Dirección General del Archivo Nacional y los lineamientos emitidos por el Regulador General y la Junta Directiva de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos. Así como lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley No. 8292 y en la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley No. 8422 y su reglamento en cuanto a la confidencialidad de los denunciantes, la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales Ley No. 8968 y la Ley General de la Administración Pública, Ley No.6227 en su artículo 273.

Para efectos de este reglamento cuando se hace alusión al cargo, puesto o condición de una persona, debe entenderse que se hace sin distinción o discriminación de género.

Artículo 2. Definiciones y Abreviaturas.

Para los efectos del presente reglamento, los términos y abreviaciones que a continuación se consignan, tiene el siguiente significado:

a) Acervo documental: Toda la documentación conservada con carácter permanente en el depósito del Archivo Central.

b) Archivo Central: Unidad funcional del Departamento de Gestión Documental de la Aresep, encargada de centralizar la documentación generada por todas las dependencias de la Institución.

c) Archivo de gestión: Unidad encargada de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar las unidades documentales producidas por cada dependencia.

d) Aresep: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos con exclusión de su órgano desconcentrado, la Superintendencia de Telecomunicaciones.

e) Auto: Documento que respalda una acción o trámite en proceso o concluido. Debe estar probado documentalmente.

f) Bitácoras de auditoría: Registro cronológico de las actividades del sistema, suficientes para realizar la reconstrucción, revisión e inspección de la secuencia del entorno y las actividades secundarias o primarias para cada evento en la ruta de una transacción, desde su inicio hasta la salida del resultado final.

g) Clasificación: Proceso en el cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan previamente establecido.

h) Conservación: Función que busca evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos a los documentos que incluye la aplicación de métodos y técnicas de preservación y restauración.

i) Copia espejo: Copia fiel y exacta, debidamente foliada de la documentación de los diferentes expedientes administrativos que se tramitan en la Institución, en cualquiera de los soportes permitidos.

j) Custodia: Responsabilidad sobre el cuido de los documentos, que se basa en su posesión física, sin que ello implique la titularidad ni el derecho a controlar el acceso a los mismos.

k) Descripción documental: Proceso que realiza el archivista para elaborar los instrumentos que facilitarán el conocimiento, control y acceso a los fondos documentales.

l) Digitalización: Proceso para convertir documentos físicos o analógicos a formato digital. El uso de la digitalización no implica de ninguna manera, en la actualidad, la eliminación del documento original.

m) Documento de archivo: Expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad.

n) Documento en soporte electrónico: Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

o) Documento en Soporte Tradicional: Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por algún medio analógico, tal como papel, cintas magnéticas, micropelículas.

p) Documento Firmado Digitalmente: Documento electrónico cualquiera que sea su contenido, contexto y estructura, que tiene asociada una firma digital. Objeto conceptual que contiene tanto el documento electrónico como una firma digital, sin importar que estos dos elementos puedan encontrarse representados por conjuntos de datos diferentes.

q) Expediente administrativo: Legajo físico y/o archivo electrónico de un conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto que constituye una unidad documental y que deberá contener todas las actuaciones, internas y externas, en el orden cronológico correspondiente a su presentación y relativo a un trámite específico.

r) Facilitación: Consiste en poner los documentos a disposición del ente productor, los usuarios y el público en general.

s) Firma digital: Cualquier conjunto de datos adjunto o asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado y se regirá por lo establecido en la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley No. 8454.

t) Fondo documental: Totalidad de documentos custodiados por una dependencia o persona producidos en el ejercicio de sus funciones.

u) Gestión de Documentos: Todas las funciones, actividades y procesos que se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad para su mayor uso y servicio.

v) Información confidencial: Comprende toda aquella información cuyo manejo debe ser de acceso restringido frente a terceras personas en virtud de que, por Constitución, por ley o conforme a la ley se haya declarado como secreto de Estado, confidencial o ser considerada de interés privado, pero no de interés público.

w) Información de interés público: Comprende toda la información que se encuentre en las dependencias públicas o entidades privadas que por su trascendencia para el interés público es susceptible de ser suministrada a cualquier persona, así como aquella que contempla el artículo 7 de la Ley No. 8422, por el interés que tiene para la colectividad, siempre que no existan restricciones constitucionales y/o legales que impidan el acceso a la misma.

x) Información privada: Comprende toda aquella información protegida por el derecho a la intimidad y a la vida privada establecido por el artículo 24 de la Constitución, abarcando las comunicaciones y los documentos privados -salvo que sean de interés público-, así como los datos sensibles y los datos personales de acceso restringido según los términos de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales No. 8968 de 07 de julio de 2011. La información mantiene su carácter privado cuando haya sido suministrada únicamente con un fin determinado y no para ser difundida a terceros.

y) Institución: Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, Autoridad Reguladora o Aresep.

z) Jefatura de la dependencia coordinadora: Funcionario que ejerce la autoridad jerárquica formal de la dependencia coordinadora, que es la dependencia encargada de tramitar y coordinar los asuntos que le sean asignados por el Departamento de Gestión Documental a través de la Unidad de Gestión.

aa) Legajo: Conjunto de documentos que están reunidos por tratar de una misma materia o trámite.

bb) Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

cc) Ordenación: Asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico o electrónico correspondiente.

dd) Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor científico cultural, recibidos o producidos por la Institución en el cumplimiento de sus funciones, independientemente del formato o soporte en que esté contenido.

ee) Producción Documental: Creación de un documento a partir del cumplimiento de las funciones de la Institución, con fin de darle trámite administrativo.

ff) Preservación: Conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

gg) Procedencia: Relación existente entre los documentos y las dependencias, organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad.

hh) Procedimiento para la declaratoria de confidencialidad: Se refiere al Procedimiento para el trámite de solicitudes de declaratoria de confidencialidad de documentos e información, que hagan los prestadores de carácter privado, de los servicios públicos regulados por la Autoridad Reguladora, publicado en el diario oficial La Gaceta No. 166 del 25 de agosto del 2004.

ii) Restauración: Proceso que tiene como fin recuperar la integridad física y funcional de los documentos, mediante la corrección de las alteraciones sufridas, y restituirles en la medida de lo posible a su estado original.

jj) Selección: Procedimiento intelectual en el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su eliminación o su conservación.

kk) Serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.

ll) Sistema Institucional de Archivos: Conjunto de archivos de gestión de la Institución que se encuentran regulados por una unidad rectora denominada archivo central.

mm) Soporte documental: Medio físico o electrónico, informático, óptico, telemático o de nuevas tecnologías, en el que se almacena la información registrada.

nn) Tabla de Plazos de Conservación: Instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en alguna dependencia de la Institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo legal.

oo) Tipo Documental: Unidad documental producida por alguna dependencia en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos.

Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).

pp) Transferencia: Procedimiento por el que los documentos se remiten o trasladan entre fases de archivo a lo largo de su ciclo de vida, como resultado de la valoración, en la que se establecen, para cada serie, los plazos de permanencia en cada una de las fases. La transferencia se realiza en los plazos señalados en el plan de transferencias e implica el traslado físico, así como la responsabilidad de su custodia.

qq) Trazabilidad: Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y uso de los documentos.

rr) Unidad documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.

ss) Valoración: Procedimiento que permite determinar el valor de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo

tt) Valor Administrativo: Utilidad que poseen los documentos por ser soporte de las actuaciones administrativas y las gestiones de una organización y que sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades.

uu) Valor Científico Cultural: Utilidad que posee el documento como fuente primaria para la historia, al servir como testimonio y reflejar el desarrollo de la realidad nacional.

vv) Valor Legal: Utilidad que poseen los documentos que sirven de prueba ante la ley.

Artículo 3. Objeto del reglamento

El presente reglamento tiene por objeto definir los lineamientos y principios que norman el Sistema Institucional de Archivos y que regulan la función archivística en la Aresep, en el marco de lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley No. 7202 y su Reglamento, así como, lo dispuesto en el Reglamento Interno de Organización y Funciones de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos y su órgano desconcentrado (RIOF) y cualquier otra normativa relacionada con la materia.

Artículo 4. Acceso a los documentos

La documentación del Departamento de Gestión Documental es información de interés público siempre que no existan restricciones constitucionales y/o legales que impidan el acceso a la misma.

Artículo 5. Acceso restringido

Será de acceso restringido:

a) La elaboración de una investigación preliminar.

b) El procedimiento administrativo sancionatorio contra funcionarios de la Institución.

c) Las denuncias relacionadas con actos de corrupción.

d) Los documentos que hayan sido declarados como de uso confidencial.

El expediente en estos casos es confidencial, por lo cual se tramitará como de "Acceso restringido". Igual tratamiento se dispensará en otros procesos en que se identifiquen datos o información que pueda afectar el derecho a la intimidad de las partes u otras causas legales que generen un acceso restringido.

La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones preliminares, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo sancionatorio, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y las pruebas que obren en el expediente administrativo.

El Departamento de Gestión Documental guardará confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que, de buena fe, presenten ante sus oficinas denuncias por actos de corrupción descritos en el Código Penal, Ley No. 4573, en la Ley No. 8292 y en la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley No. 8422.

Las denuncias que se refieran a la efectiva prestación de un servicio público en aspectos tales como: calidad y continuidad del servicio, dudas por el servicio público e inadecuada prestación de un servicio público, entre otros, que se tramitan por parte de la Dirección General de Atención al Usuario no son consideradas como de "Acceso restringido", a menos que el denunciante expresamente lo solicite, en cuyo caso, el Departamento de Gestión Documental las tramitará como información de uso confidencial y por ende, se rigen por el instructivo referido al trámite de documentos confidenciales, establecido por el Departamento de Gestión Documental.

Artículo 6. Acceso a información general sobre expedientes de acceso restringido.

Sin perjuicio de lo indicado, el Departamento de Gestión Documental podrá brindar información general sobre los expedientes o documentos que tramita, de oficio o a petición de cualquier persona, siempre que no constituya información confidencial, conforme a las siguientes reglas:

a) Si se tratara del proceso de investigación, se podrá brindar información a los solicitantes en relación con el estado del proceso, es decir, si ya fue concluido o continúa en investigación y un resumen sucinto del asunto investigado.

Adicionalmente, se podrá brindar información estadística sobre la recepción y atención de denuncias.

b) Si se trata de expedientes administrativos sancionadores, una vez notificada a todas las partes el acto de apertura se podrá dar cuenta del número de expediente, de las partes, asunto en general, del tipo de responsabilidad, de la fecha de la audiencia pública y en general sobre el estado de su tramitación. Cuando quede en firme el acto final, sea porque el mismo no fue apelado o el Jerarca Superior Administrativo resolvió la respectiva apelación, una vez notificado a todas las partes, se podrá además informar su contenido.

Artículo 7. Acceso a la información restringida por parte de autoridades judiciales, auditoras y legislativas.

Si la solicitud de acceso a información restringida proviene de alguna autoridad judicial o bien de la Auditoría interna, deberá facilitársele la misma, previniéndole de la responsabilidad de mantener el acceso restringido.

Para todos los casos, la Asamblea Legislativa, en el ejercicio de las facultades contenidas en el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, podrá acceder a los informes, la documentación y las pruebas en poder del Departamento de Gestión Documental de la Institución, previniéndole de la responsabilidad de mantener el acceso restringido.

Artículo 8. Documentos confidenciales

Serán declarados documentos confidenciales, aquellos documentos producidos en la Institución, que sean definidos como tales por la Jefatura de la dependencia coordinadora emisora mediante resolución motivada, de conformidad con lo estipulado en el artículo 273 de la Ley General de Administración Pública.

Los prestadores de los servicios públicos regulados por Aresep podrán solicitar la confidencialidad de los documentos que presenten ante la Institución, siguiendo para ello el Procedimiento para la declaratoria de confidencialidad.

Una vez declarados los documentos como confidenciales se rigen por el instructivo referido al trámite de documentos confidenciales, establecido por el Departamento de Gestión Documental.

Artículo 9. Cese de la protección de la confidencialidad de los documentos

Una vez que finalice el respectivo proceso, la dependencia coordinadora debe determinar si existen documentos dentro del expediente que deben mantenerse como confidenciales, a efectos de darle un tratamiento separado y diferenciado en relación con el acceso a los mismos, de lo cual se pondrá una razón que consigne el fundamento con el que se declara la información como confidencial y el plazo por el cual debe resguardarse. No obstante, en el caso de la protección de la identidad del denunciante, la obligación de resguardo no cesará pese a que el denunciante públicamente revele su identidad. Además, se mantendrá el resguardo de cualquier otra información que se considere que constituya datos sensibles y de acceso restringido protegidos por el artículo 24 de la Constitución Política y la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, Ley N° 8968.

Es obligación de la Jefatura de la dependencia coordinadora a cargo del proceso asegurarse que una vez finalizado el trámite del respectivo expediente, cuando existan documentos que deben mantenerse como confidenciales, se mantenga de acceso restringido en los sistemas informáticos o bien en soporte físico; así como, dejar constancia del fundamento jurídico de dicha restricción.

Artículo 10. Solicitud de confidencialidad

Los prestadores de los servicios públicos regulados por Aresep que requieran presentar una solicitud de confidencialidad para documentos entregados a la Institución, deben guiarse por el "Procedimiento para el trámite de solicitudes de declaratoria de confidencialidad de documentos e información, que hagan los prestadores de carácter privado, de los servicios públicos regulados por la Autoridad Reguladora", publicado en el diario oficial La Gaceta Nº 166 del 25 de agosto del 2004.

El Archivo de Gestión de la dependencia encargada del trámite, custodiará el ejemplar original de los documentos declarados como confidenciales.

Capítulo II.- De la organización y funciones del Archivo Central

Artículo 11. Objetivo del Archivo Central

El objetivo del Archivo Central es garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que se recibe y produce en las diferentes dependencias de la Institución.

Artículo 12. Funciones del Archivo Central

Son funciones del Archivo Central las siguientes:

a) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, facilitar y eliminar (cuando aplique) el acervo documental de la Institución.

b) Proponer al Director General de Operaciones, los lineamientos archivísticos institucionales y coordinar su ejecución con la Dirección General del Archivo Nacional.

c) Garantizar la disponibilidad de los documentos que son requeridos para la correcta ejecución de los trámites de la Institución.

d) Identificar e implementar medidas que favorezcan a un mejor funcionamiento de la gestión archivística de la Institución, lo que incluye los sistemas de información.

e) Brindar un servicio de consulta de documentos que sea oportuno, eficiente y confiable a los usuarios internos y externos.

f) Emitir las certificaciones que le sean requeridas en el ámbito de su competencia.

g) Elaborar los procedimientos e instructivos que sean necesarios para la correcta gestión, organización, descripción y conservación de los documentos de la Institución.

h) Velar por la correcta aplicación de las directrices archivísticas emitidas por la Dirección General del Archivo Nacional.

i) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional las transferencias documentales que han cumplido el período de vigencia administrativa y se han declarado de valor científico cultural.

j) Establecer e implementar la asesoría y coordinación con la Dirección de Tecnologías de Información los lineamientos de gestión documental de la Institución relacionados a los documentos electrónicos. Estos deben basarse en la normativa técnica vigente a nivel nacional aplicable a los documentos electrónicos.

k) Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), y velar por la ejecución los acuerdos establecidos por el mismo.

l) Rendir el Informe Anual de Desarrollo Archivístico Institucional a la Dirección General del Archivo Nacional.

m) Dirigir, coordinar, asesorar y asistir técnicamente a los Archivos de Gestión de la Institución, así como realizar inspecciones periódicas para garantizar su correcto funcionamiento.

n) Solicitar el asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.

o) Consolidar la Tabla General de Plazos de Conservación basada en las tablas de plazos de conservación de los Archivos de Gestión, para someterla a conocimiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional.

p) Crear los expedientes administrativos que le sean requeridos y mantenerlos en constante actualización con la información que se les remita por parte de las dependencias correspondientes.

q) Otras atribuciones de conformidad con lo establecido en este reglamento y en la legislación sobre la materia.

Artículo 13. Personal del Archivo Central

El Archivo Central tendrá dentro de su personal, al menos a un Bachiller en Archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.

La responsabilidad de la administración del Archivo Central recae en la jefatura del Departamento de Gestión Documental.

Capítulo III.- De la organización y funciones de los Archivos de Gestión

Artículo 14. Objetivo de los Archivos de Gestión

El objetivo del Archivo de Gestión de cada dependencia es garantizar la custodia, conservación, clasificación, orden, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico que se recibe y produce en su dependencia.

Artículo 15. Funciones de los Archivos de Gestión

Son funciones de las dependencias que administran archivos de gestión las siguientes:

a) Administrar los documentos con base en la normativa institucional y los lineamientos establecidos por el Departamento de Gestión Documental, de manera que sirvan para la toma de decisiones, transparencia administrativa, rendición de cuentas, control interno, apoyo legal, administrativo y para la memoria institucional.

b) Trasladar la documentación al Archivo Central según lo establecido en este reglamento.

c) Designar a un funcionario de la dependencia como encargado del Archivo de Gestión.

Artículo 16. Funciones de las jefaturas de las dependencias con Archivos de Gestión.

Las jefaturas de las dependencias serán las responsables de la adquisición de los materiales, equipo, mobiliario, recursos y suministros en general, requeridos para la adecuada administración y control de la documentación de los Archivos de Gestión. Debe solicitar la asesoría previa al Departamento de Gestión Documental, con el objetivo de adquirir el material, equipos y mobiliario adecuado para provisionar adecuadamente su Archivo de Gestión.

Artículo 17. Administración de los Archivos de Gestión

La jefatura de cada dependencia debe designar un funcionario que administre y controle la documentación del Archivo de Gestión, lo cual debe comunicar mediante oficio a la jefatura del Departamento de Gestión Documental. La jefatura de la dependencia será la responsable, en conjunto con el funcionario designado para el Archivo de Gestión, de la administración y control de la documentación que se reciba y produzca en el ejercicio de sus funciones.

En caso de sustitución del funcionario que administra el Archivo de Gestión, la jefatura de la dependencia debe comunicarlo mediante oficio al Departamento de Gestión Documental, con el objetivo de coordinar la capacitación al funcionario sustituto.

Artículo 18. Funciones del encargado del Archivo de Gestión

Son funciones del encargado del archivo de gestión las siguientes:

a) Producir, reunir, clasificar, ordenar, registrar, describir, seleccionar, facilitar, custodiar y conservar todos los documentos recibidos o producidos por su dependencia, según lo establecido en los lineamientos emitidos por el Departamento de Gestión Documental y la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos vigente.

b) Elaborar y valorar con las jefaturas de su dependencia la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos y entregarla dentro del plazo establecido por el Departamento de Gestión Documental.

c) Realizar las transferencias documentales al Departamento de Gestión Documental de acuerdo con la vigencia legal y administrativa establecida en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos.

d) Solicitar asesoría en materia archivística al Departamento de Gestión Documental.

e) Aplicar los procedimientos, instructivos y documentos de apoyo de la Institución, que le permitan cumplir con lo dispuesto en este reglamento.

f) Elaborar cada tipo documental en el formato y soporte correspondiente, de acuerdo con la normativa institucional vigente.

g) Llevar un control estricto del número consecutivo que le corresponde a cada tipo documental.

h) Aplicar el sistema de clasificación para la organización de los documentos, según los lineamientos del Departamento de Gestión Documental.

i) Trasladar la documentación para su custodia o eliminación, mediante las listas de remisión en las cajas especiales de archivo, respetando la clasificación y orden de cada dependencia.

j) Proteger la documentación de factores químicos, biológicos, físicos, materiales y ambientales, que puedan afectar su conservación.

k) Controlar el préstamo de documentos del Archivo de Gestión.

l) Asegurar que todos los documentos en soporte físico que ingresen a la dependencia sean sellados con el recibido en el extremo superior derecho, de manera que no afecte la visibilidad del contenido informativo. El sello debe contener la fecha, hora y la firma de recibido del encargado del Archivo de Gestión, o de quien le sustituya temporalmente. Además, debe revisar los documentos que ingresen a la bandeja de entrada de la dependencia vía plataforma electrónica de gestión documental con la finalidad de devolver o no la documentación al remitente en caso de que se presente alguno de los siguientes supuestos: 1- El documento no esté debidamente firmado, 2- No sea la dependencia coordinadora en caso de los documentos externos, 3- Los documentos incompletos por falta de anexos, 4- Que la metadata del documento no coincida con el remitente destinatario y mensaje del documento, 5- Destinatario incorrecto, o bien el supuesto que considere la dependencia.

m) Remitir al Archivo Central la documentación original que debe ser incluida en los expedientes administrativos, acorde con las actividades y lineamientos establecidos en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Institución, lo que incluye el sello de trazabilidad.

Capitulo IV.- De los tipos documentales

Artículo 19. Patrimonio documental

Se considera patrimonio documental y material informativo de la Aresep, todo documento recibido o producido por la Institución en el cumplimiento de sus funciones, independientemente del formato o soporte en que se encuentre.

Artículo 20. Tipos documentales

Los memorandos, circulares, informes, cartas internas y externas son medios oficiales de comunicación y por lo tanto, deben estar sujetos al Manual de Identidad de la Aresep. Los documentos pueden estar en soporte físico o electrónico, siempre y cuando, se garantice su autenticidad, integridad, seguridad, almacenamiento, consulta y recuperación, y que esté de acuerdo con los lineamientos y buenas prácticas archivísticas que emita el Departamento de Gestión Documental. Dentro de los tipos documentales más utilizados en la Institución, se encuentran los siguientes:

a) Memorandos. Se utilizan únicamente para comunicar a lo interno trámites administrativos simples, donde se expone algo que debe tenerse en cuenta para una acción o asunto. Debe ser breve y preciso, y contar con el menor número de elementos en su estructura para que sea funcional y práctico. Estos documentos se codificarán de acuerdo con los lineamientos del Departamento de Gestión Documental.

b) Circulares. Se utilizan para comunicaciones internas masivas para todo el personal de la Institución. Informan sobre actividades referidas a normativa interna, procedimientos, conferencias, avisos y anuncios de diversa índole. Estos documentos se codificarán de acuerdo con los lineamientos del Departamento de Gestión Documental.

c) Oficios. Son cartas que se utilizan para comunicar a nivel interno o externo temas de importancia para la toma de decisiones, así como solicitudes e instrucciones. Los oficios internos poseen una estructura mínima requerida, así como tipos y tamaño de letra, espacios, logos y colores según el Manual de identidad visual de la Institución.

En el caso de las comunicaciones entre dependencias o instituciones se les debe asignar un código único de identificación. Estos documentos se codificarán de acuerdo con los lineamientos del Departamento de Gestión Documental.

d) Informes. Se utilizan para realizar análisis y descripciones de las características, hechos y circunstancias de un asunto o acontecimiento en particular. En general, están relacionados a un expediente u otro tipo de trámite que requiere una respuesta o gestión de alguna de las dependencias de la Institución.

Artículo 21. Expedientes administrativos

La documentación original que se refiera a expedientes administrativos tipificados estará bajo la custodia y administración del Archivo Central del Departamento de Gestión Documental o bien según la clasificación que a continuación se indicará.

Artículo 22. Apertura de Expedientes administrativos

Las dependencias serán las responsables de solicitar la apertura de un expediente, mediante un oficio firmado por la jefatura de la dependencia, que incluya toda la información requerida por el Departamento de Gestión Documental para poder conformarlo, o en caso de existir una plataforma electrónica de gestión documental, por medio del trámite correspondiente.

Artículo 23. Apertura de Expedientes Tarifarios

Para el trámite relacionado con Estudios Tarifarios, el DEGD conformará el expediente correspondiente. Lo anterior, sin perjuicio que el Departamento de Gestión Documental pueda confirmar con las dependencias la información requerida para la apertura de estos.

Artículo 24. Clasificación de Expedientes

La clasificación de expedientes es la que se encuentra aprobada en la plataforma electrónica de gestión documental.

Artículo 25. Auto de cierre.

La jerarquía de la dependencia coordinadora encargada del expediente será quien una vez finalizadas todas las gestiones para el debido trámite del expediente, emitirá el auto de cierre, en el cual indicará la finalización de la gestión del expediente administrativo. Sí dentro del plazo dado en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos para realizar la eliminación de los expedientes originales, hubiera en trámite un asunto administrativo, judicial o de otro tipo, la dependencia interesada deberá solicitar y justificar mediante oficio la reapertura y se le designará como dependencia coordinadora.

Artículo 26. Remisión de documentos originales en soporte físico

En el caso de los documentos en soporte físico, que aporten los usuarios externos relacionados a expedientes custodiados por el Departamento de Gestión Documental, estos serán digitalizados para ser incorporados en el sistema correspondiente para tal fin, en el caso que aplique. Posteriormente, se notificará a las dependencias el ingreso del documento para su respectivo trámite. El DEGD digitalizará todos los documentos físicos relacionados con expedientes siguiendo el flujo establecido para cada documento, al finalizar devolverá la documentación a la dependencia remitente o la entregará a la dependencia coordinadora.

Las dependencias de Aresep una vez cumplida la vigencia administrativa legal establecida en las Tablas de Plazo de Conservación Documental, remitirá la documentación; siguiendo los lineamientos de remisión de documentos; al Archivo Central de la Institución, quedan exentos de este proceder los expedientes de convenios.

Artículo 27. Correspondencia general

Los documentos externos oficiales entregados presencialmente en la recepción, clasificados como correspondencia general, independientemente de su soporte serán remitidos a la dependencia coordinadora para su trámite y custodia. Las dependencias a las que se le copia serán comunicadas por el medio que defina el Departamento de Gestión Documental sobre la existencia del documento.

Artículo 28. Acceso al expediente

El usuario tanto interno y externo tendrá acceso al expediente oficial de forma completa vía sistema digital.

En el caso de que un usuario interno o externo requiera copia del expediente físico deberá solicitarlo al Centro de Fotocopiado del Departamento de Servicios Generales.

El acceso al expediente será autorizado por la dependencia coordinadora quien determinará su acceso.

Artículo 29. Actualización del expediente

El Departamento de Gestión Documental será responsable de la actualización del expediente en su custodia, por medio de la plataforma tecnológica destinada para ello. Si se presentan inconvenientes en dicho sistema para la publicación y consulta en línea, el Departamento de Gestión Documental podrá facilitar a los usuarios externos y a los internos que lo soliciten personalmente, copia de la documentación por medio de dispositivos electrónicos de almacenamiento a partir de memorias USB, o cualquier otro producido por nuevas tecnologías que funcione para tal fin, los cuales aportará el solicitante. La dependencia encargada del trámite solicitará al interesado que, al contestar cualquier trámite relacionado con el expediente, se refiera al número de expediente bajo el cual tramita la solicitud.

En caso de que el Departamento de Gestión Documental detecte alguna anomalía en la entrega de la documentación en ventanilla de entrada, se registrará en los metadatos del documento. Lo anterior, no excluye que la responsabilidad del análisis sea de la dependencia coordinadora.

Artículo 30. Documentos con valor científico cultural

Todos los documentos con valor científico cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional.

Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", discos compactos, dispositivo USB y los demás que se señalen en el reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Los documentos que se consideren de valor científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos de la Institución. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional.

Las dependencias que producen documentos considerados de valor científico-cultural de acuerdo con lo que establece la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos y que por ende son de conservación permanente deben utilizar papel bond blanco, de al menos 70 gr/m2 de gramaje, además se debe utilizar una tinta que sea resistente a la humedad, a la luz y al degaste del tiempo. Se recomienda el uso de impresoras de tipo láser y en segundo término las impresoras de matriz de punto. No debe utilizarse impresoras de inyección de tinta. Para los documentos en soporte electrónico se debe cumplir con los lineamientos que emita la Dirección General del Archivo Nacional.

Capítulo V.- De la administración de los documentos y expedientes administrativos

Artículo 31. Equipamiento

Los Archivos de Gestión deberán contar con los suministros, el espacio, equipo y mobiliario suficientes, que permitan una adecuada conservación y preservación de los documentos, de manera que se asegure su integridad y el acceso a su contenido informativo.

El lugar destinado para el Archivo Central deberá contar con al menos tres áreas físicas definidas, a saber:

a) Área administrativa: En el área administrativa el encargado y otros funcionarios del Archivo Central pueden realizar las labores archivísticas que les competen.

b) Área de consulta: El área de consulta es para que los usuarios puedan consultar los documentos que solicitan.

c) Área de depósito: El área del depósito es donde se custodia y conserva el acervo documental de la Institución.

El depósito documental deberá contar con las condiciones de infraestructura que protejan los documentos de la incidencia directa de la luz tanto natural como artificial y de otros factores de riesgo para su conservación.

Artículo 32. Transferencias documentales

La documentación que se transfiera al Archivo Central se realizará de acuerdo con el cronograma anual que establezca el Departamento de Gestión Documental. Éste será comunicado a las jefaturas de las dependencias a través de un oficio, para que cada una inicie con los trámites de transferencias respectivos.

La documentación que se transfiera al Archivo Central debe ir acompañada de la respectiva lista de remisión, debidamente inventariada, clasificada y ordenada, respetando el principio de procedencia y organización original del fondo documental; así mismo debe ir en cajas claramente rotuladas y numeradas, con señalamiento de las fechas extremas y acorde con los lineamientos que emita para ello el Departamento de Gestión Documental.

Ningún Archivo de Gestión podrá remitir su documentación, hasta tanto no sea autorizado por el Departamento de Gestión Documental.

Artículo 33. Responsabilidades en las Transferencias documentales

Para la coordinación y ejecución de las transferencias documentales se definen las siguientes responsabilidades:

a) Responsabilidades de los Archivos de Gestión

1. El funcionario encargado del Archivos de gestión deberá transferir los documentos ya sea, en soporte papel o electrónico, al Archivo Central debidamente organizados (clasificados y ordenados), numerados y acompañados de una lista de remisión, según los procedimientos establecidos para cada caso.
2. En el caso de los documentos en soporte papel, deberán colocarse en cajas de cartón adecuadas para su conservación, las cuales serán suministradas por el Archivo Central.

iii. Dichas cajas deberán llenarse en su totalidad, evitando dejar cajas con espacio disponible, esto con el fin de optimizar los recursos materiales de la Institución.

1. No se aceptarán remisiones de documentos que incumplan con lo indicado puntos anteriores y los procedimientos establecidos.

b) Responsabilidades del Encargado del Archivo Central

1. El encargado deberá realizar una capacitación detallada a los encargados de los Archivos de Gestión sobre las tareas requeridas para la transferencia de los documentos (papel y electrónico) al Archivo Central.
2. Los plazos o fechas en que se recibirán documentos en el Archivo Central, se realizarán según lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de cada unidad.

iii. El Encargado del Archivo Central cotejará los documentos que se reciben contra la lista de remisión elaborada por el archivo de gestión. En caso de que detecte alguna inconsistencia solicitará a la dependencia la debida corrección.

1. El Encargado del Archivo Central verificará el cumplimiento de los procedimientos y políticas archivísticas establecidas para la transferencia de documentos de los archivos de gestión al Archivo Central.

Artículo 34. Plazos de transferencias documentales

Los documentos serán transferidos de acuerdo con los siguientes plazos:

1. Archivos de Gestión: los documentos permanecerán en las oficinas administrativas productoras de conformidad con lo establecido en las Tablas de Plazos de Conservación.
2. Archivo Central: Una vez cumplida la etapa anterior, los documentos con valor administrativo y legal pasarán al Archivo Central de la Institución. Posteriormente serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional, aquellos que tengan valor científico-cultural, previa aprobación del plazo por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional, según la Tabla de Plazos de Conservación.
3. Archivo Histórico o Final: Los documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural, pasarán a ser custodiados en forma permanente por la Dirección General de Archivo Nacional, previa autorización de esa Dirección.

Artículo 35. Ingreso de documentación externa.

El Departamento de Gestión Documental es la única dependencia responsable en la Institución del ingreso de la correspondencia externa, independientemente de su origen, forma y soporte.

Artículo 36. Documentos en diferentes soportes.

Los documentos en soporte físico deberán ingresar a través de la ventanilla única del Departamento de Gestión Documental, mientras que los documentos en soporte electrónico deberán ser remitidos al correo electrónico destinado para tal fin, o a la plataforma electrónica, en caso de que exista.

Artículo 37. Correspondencia entrante.

El Departamento de Gestión Documental tendrá la potestad de abrir, sellar, clasificar, registrar y distribuir la correspondencia que ingrese y esté dirigida a la Institución, excepto en lo referente a procesos judiciales ello de conformidad con la resolución RRG-423-2014 del 6 de octubre de 2014. En el caso de los documentos dirigidos a la Auditoria Interna, se aplica el sello, se registran y se distribuyen.

La atención al ingreso, registro y foliación (si aplica) de la correspondencia externa por parte del Departamento de Gestión Documental responderá a los criterios de priorización que esta dependencia defina como parte de sus procedimientos de trabajo.

Artículo 38. Vías de ingreso de correspondencia externa

La correspondencia externa ingresará a la Institución únicamente por alguna de las siguientes vías:

a) Entrega personal (usuarios o prestatarios) en la ventanilla única.

b) Por apartado postal (mensajero externo).

c) Por fax u otro medio electrónico (correo electrónico o plataforma electrónica).

En las anteriores vías de acceso se exceptúa lo referente a procesos judiciales de conformidad con la resolución RRG-423-2014 del 6 de octubre de 2014.

Artículo 39. Entrega personal

El funcionario responsable de la ventanilla única anota en la esquina superior derecha el nombre y cédula de quien presenta el documento, así como, indica la cantidad de folios y si se adjuntan anexos indica la cantidad de estos.

Además, deberá estampar con el sello de recibido del reloj marcador para correspondencia externa, el documento original y la copia de respaldo del prestador o usuario sobre la documentación entregada.

Artículo 40. Ingreso de correspondencia vía apartado postal

La correspondencia vía apartado postal ingresará al Departamento de Gestión Documental a través del registro de control de correspondencia que entregará el mensajero externo de la Institución al funcionario encargado de la ventanilla única.

Artículo 41. Ingreso de correspondencia vía correo electrónico o plataforma electrónica

Toda la documentación que se remita al correo electrónico habilitado por el DEGD para tal fin, deberá ser firmada digitalmente. Cada archivo que se remita en este formato debe firmarse individualmente. Los documentos deben estar en formato "PDF" con firma digital emitida por una autoridad certificadora registrada en Costa Rica.

Cuando ingrese documentación al correo electrónico que se habilite para tal efecto, se generará una respuesta automática al remitente como respaldo de ingreso de la documentación a la Institución.

Artículo 42. Ingreso de correspondencia vía fax

la documentación que ingrese por medio del fax destinado para tal fin a través de la ventanilla única será válido y registrado oficialmente y se remitirá a las dependencias funcionales quienes serán responsables de verificar si el documento está completo o no, y si es legible, en caso de estar incompleto o ilegible, la dependencia que lo recibe deberá prevenir de la situación a la persona o ente que lo envió.

Artículo 43. Habilitación para recibir correspondencia vía fax de las dependencias

En el caso de que las dependencias de la Autoridad Reguladora habiliten a usuarios, prestadores o terceros la posibilidad de remitir correspondencia vía fax u otro medio electrónico, estas serán responsables de trasladar dicha correspondencia de forma inmediata a la ventanilla única del Departamento de Gestión Documental, para que sea recibida oficialmente, con la indicación del expediente al que debe ser incorporado, en el caso que corresponda.

Artículo 44. Directrices para la recepción y envío de correspondencia

El Regulador General dictará las directrices o lineamientos de acatamiento obligatorio para la recepción y envío de correspondencia a través del fax, correo electrónico y el apartado postal.

Artículo 45. Prohibición.

Se prohíbe la utilización de los medios institucionales de ingreso o salida de documentos para realizar trámites personales de los funcionarios de la Institución

Artículo 46. Asignación de dependencias y tipo de trámite

El Departamento de Gestión Documental a través de la Unidad de Gestión, según la materia de la documentación que ingresa a la Institución asignará la dependencia coordinadora (DC) encargada de tramitar y coordinar los asuntos que le sean asignados, situación que se indicará mediante las iniciales DC señalando la sigla de la dependencia en el sello de "Trámite oportuno y acciones correspondientes" colocado detrás de cada documento o el medio que provea la plataforma electrónica institucional que se utilice.

Artículo 47. Colaboración inmediata

Todas las dependencias están en la obligación de atender de inmediato las consultas del Departamento de Gestión Documental, en caso de que ingresen documentos externos que por su naturaleza requiera un mayor análisis para determinar la dependencia coordinadora de dar trámite.

Artículo 48. Desacuerdo con la asignación

En caso de que una dependencia rechace ser la dependencia coordinadora, y que el DEGD no tenga claro el fundamento del rechazo, el documento será sujeto de consulta, por medio del correo electrónico, a las posibles dependencias relacionadas con la temática(s) del mismo.

De no haber alguna dependencia que asuma ser la dependencia coordinadora, después de 3 horas hábiles de realizada la consulta por parte del DEGD, se elevará al Despacho del Regulador General. El DEGD mediante un oficio dirigido al Despacho del Regulador General solicitará la debida colaboración para asignar a alguna dependencia como coordinadora.

La manifestación de desacuerdo se podrá realizar por medio de la plataforma digital de gestión documental o por medio de oficio cuando ya aceptaron ser la dependencia coordinadora en el gestor documental.

Artículo 49. Registro de documentación interna.

Toda la documentación oficial interna que generen las dependencias de la Institución debe ser registrada en la plataforma electrónica institucional que se utilice, por el funcionario que la dependencia asigne para tal función.

En caso de que la documentación se encuentre relacionada a un expediente administrativo, ésta debe ser remitida por la dependencia al Departamento de Gestión Documental, de acuerdo con la especificación que este defina, en caso de no cumplir, el documento no será recibido o bien, posterior al análisis de incorporación será devuelto a la dependencia correspondiente.

Artículo 50. Conservación de documentos

Los Archivos del Sistema Institucional, al realizar labores de conservación de documentos, deberán tomar en cuenta para la conservación de sus documentos, factores físicos, químicos y biológicos que potencialmente provocan el deterioro del documento de cualquier soporte, tales como humedad, temperatura, luz, contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre otros. Para tal fin contarán como mínimo con: espacios adecuados, estantería metálica, cajas libres de ácido para almacenar los documentos, equipo contra incendios, protección contra inundaciones y deberán tener el cuidado necesario en el manejo de los documentos.

Artículo 51. Condiciones de preservación de documentos

Se deberán observar las medidas de preservación y seguridad de los documentos e instalaciones establecidas en el procedimiento "GD-DI-22 Especificación de requerimientos para la correcta preservación y control de los documentos en la gestión del Archivo Central del Departamento de Gestión Documental".

Artículo 52. Sistema de clasificación

Se realizará de acuerdo con lo establecido en la especificación "GD-ES-03 Especificación Cuadro de Clasificación". El cuadro de clasificación será de aplicación normalizada y obligatoria en todos los archivos de gestión de la Institución.

Artículo 53. Método de ordenación

La ordenación de los documentos tanto en el Archivo Central como en los Archivos de Gestión se basará en los métodos: alfabético, cronológico y numérico, dependiendo de la serie documental y de los lineamientos establecidos por el Departamento de Gestión Documental.

Artículo 54. Programas descriptivos

El programa descriptivo en los Archivos de gestión dará prioridad a los registros de entrada y salida de documentos, a las listas de remisión y a las tablas de plazos de conservación. En el Archivo Central a los inventarios y listas de remisión, y en los Históricos o Finales a las guías e inventarios. En el Archivo Central se deberán elaborar los instrumentos descriptivos necesarios para la adecuada localización, control y facilitación de los documentos que custodie.

Artículo 55. Inventario Documental.

Todos los Archivos de gestión deben contar con el registro de la documentación descrita en un inventario para lo cual deben seguir lo estipulado en el AG-PO-02: Procedimiento de Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad.

Artículo 56. Base de datos

El Departamento de Gestión Documental deberá administrar una base de datos de la documentación que custodia el Archivo Central, que contenga al menos la siguiente información: indicación de la unidad productora, fecha, contenido sustantivo, soporte y cualquier otro criterio que facilite la búsqueda de documentos. Esta base de datos servirá de herramienta de consulta. Todo de conformidad con el Procedimiento de Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las Bases de datos institucionales deben estar alineadas a TI-LI-04 Lineamiento para las bases de datos institucionales.

Artículo 57. Reproducciones

El Centro de Fotocopiado del Departamento de Servicios Generales estará facultado para reproducir documentos, tanto para funcionarios de la Institución como para usuarios externos. La reproducción documental podrá ser limitada por motivos de conservación, protección de datos sensibles, entre otros.

Artículo 58. Eliminación del original

Por ningún motivo una reproducción (digital, fotocopia, entre otras) de un documento sustituirá el original, de manera que, por ningún motivo se podrá eliminar el documento original hasta tanto sea sometido al proceso de selección, valoración y eliminación de documentos.

En esa línea, la digitalización de documentos declarados con valor científico cultural nunca será un motivo para eliminar los documentos originales.

Artículo 59. Certificaciones

Si un usuario externo requiere certificación de la documentación original, podrá solicitarlo al Departamento de Gestión Documental el cual notifica al usuario los requisitos para retirar la certificación incluido el aporte de las especies fiscales correspondientes.

La jefatura del Departamento de Gestión Documental extenderá certificación de la documentación que conste en el expediente o en el fondo documental del Archivo Central que haya sido remitido oficialmente por las dependencias, de acuerdo con el ciclo de vida del documento. La certificación versará sobre la existencia de la documentación en el expediente administrativo o fondo documental en custodia, pero en ningún momento sobre la validez o exactitud técnica del contenido del documento certificado.

Artículo 60. Obligaciones en el área de consulta

Las principales reglas que deben cumplirse en el área de consulta por parte del usuario serán las siguientes:

1. Todo usuario se deberá identificar con documento de identidad vigente y en buen estado, previo a realizar su consulta. Quedan excluidos de esta regla los funcionarios de la Autoridad Reguladora. No se deben doblar o arrugar los documentos.
2. No se debe humedecer los dedos para pasar los documentos.
3. No se debe rayar, calcar o escribir sobre los documentos.
4. No se debe sacar documentos ni tarjetas de los ficheros sin autorización del encargado del Archivo Central.
5. Se debe completar el formulario de solicitud de préstamo.
6. El equipo que se utilice para facilitar la consulta debe ser manejado adecuadamente.
7. Cualquier otra que establezca el Departamento de Gestión Documental.

Artículo 61. Salida de documentos

La documentación física y electrónica ya sea original o copia custodiada en el Departamento de Gestión Documental no podrá salir de la Institución, salvo en casos que haya sido requerida por mandato judicial, por la Contraloría General de la República u otros órganos o instituciones autorizadas por Ley para tal efecto.

Artículo 62. Consulta de documentos

Los documentos consultados por los usuarios serán devueltos al funcionario del Departamento de Gestión Documental, quién los revisará antes de dar el recibido conforme, procederá a su posterior reubicación y realizará el registro de devolución en el Sistema de Información correspondiente.

Artículo 63. Control de documentos

El Departamento de Gestión Documental llevará un control de usuarios y préstamos para la entrega y devolución de documentos, para lo cual se debe completar un formulario y realizar el respectivo registro en el Sistema de Información que, para tales efectos, provea la Dirección de Tecnologías de Información de la Institución.

Artículo 64. Daño o pérdida de documentos

Los usuarios del servicio serán responsables de los daños o pérdidas ocasionados a los documentos o materiales proporcionados para su consulta, asumiendo el costo de la reparación o reposición según corresponda. No se debe rayar ningún documento original.

Artículo 65. Consulta física

La consulta física de los expedientes administrativos originales solo se realizará cuando se requiera corroborar la veracidad de la información y deberá realizarse en la sala de consulta provista para ello o dentro de las instalaciones del Departamento de Gestión Documental.

Artículo 66. Préstamo del expediente original

El préstamo del expediente original está normado según el procedimiento GD-DI-12 Instructivo para el préstamo de expedientes originales y documentos del Departamento de Gestión Documental. Esta consulta se realizará sólo en casos muy calificados con el fin de proteger la información e integridad original de los documentos. El préstamo de documentos se hará a funcionarios y usuarios siempre y cuando el documento no se haya declarado de consulta restringida ya sea por motivos de conservación o porque los documentos contengan información sensible o sean secretos de Estado.

Artículo 67. Expediente personal

Los expedientes de las personas funcionarias inactivas que estén en custodia en el Departamento de Gestión Documental, sólo podrán ser consultados por la persona a quien se refiere el expediente, la Dirección de Recursos Humanos y la Auditoría Interna, en el ejercicio de sus funciones y previa solicitud formal escrita.

Artículo 68. Modificación sobre un documento o expediente administrativo

Los oficios una vez distribuido a sus destinarios, de ninguna forma podrán ser corregidos, modificados o sustituidos, (mutilados, adicionados, fusionados, etc.) bajo el mismo número de consecutivo; si fuese necesario corregir, modificar, anular e inclusive sustituir la mayor parte del contenido del oficio, la dependencia emisora deberá suscribir otra nota indicando explícitamente la corrección.

Cuando se requiera anular, excluir o sustituir algún documento de un expediente administrativo, la jefatura de la dependencia solicitará por escrito a la jefatura del Departamento de Gestión Documental la aplicación de la acción solicitada según los lineamientos previamente establecidos.

Artículo 69. Selección de documentos

La selección documental se llevará a cabo pieza por pieza y en caso de eliminación se hará por unidades documentales (expedientes o legajos), serie documental o bien grupos documentales. La selección se realizará de acuerdo con los lineamientos vigentes emitidos por el Departamento de Gestión Documental relacionados al cuadro de clasificación.

Artículo 70. Eliminación de documentos

Cumplido el plazo de vigencia administrativa legal de los documentos de los Archivos de Gestión, los responsables seleccionarán los documentos que deben ser eliminados, de acuerdo con la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos. Posteriormente, el Archivo Central levantará un acta que será firmada por el encargado de esta instancia y por la persona responsable del Archivo de Gestión de cada dependencia.

La única instancia de la Aresep autorizada para eliminar documentación institucional que esté tipificada en las Tablas de Plazos es el Archivo Central del Departamento de Gestión Documental.

El proceso de selección y eliminación estará regulado por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en coordinación con el Archivo Central y los Archivos de Gestión de las dependencias.

Capítulo VI.- De la administración de los documentos electrónicos

Artículo 71. Gestión de documentos electrónicos

Para todo documento electrónico se debe aplicar las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, posibilitar su acceso o consulta posterior y su preservación, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

Artículo 72. Firma digital

Con respecto a la firma digital se aplicarán los lineamientos aprobados en conjunto por el Departamento de Gestión Documental y la Dirección de Tecnologías de Información.

Artículo 73. Gestión de documentos electrónicos.

La gestión de documentos electrónicos, será responsabilidad del Departamento de Gestión Documental quien recomendará para aprobación del jerarca superior administrativo, las políticas y los lineamientos pertinentes para su producción, organización, facilitación y conservación, entre las cuales debe contemplarse lo establecido en la Ley N° 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, "Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente", emitida por la Dirección de Certificados y Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), publicada en el diario oficial La Gaceta N° 95 del 20 de mayo de 2013 y cualquier otra normativa aplicable al documento electrónico.

Es responsabilidad del Departamento de Gestión Documental dar a conocer las directrices y otras normas emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional en esta materia, y participar en su implementación.

Artículo 74. Desarrollo informático institucional

Para cualquier desarrollo informático institucional que considere la elaboración, administración o almacenamiento de documentos electrónicos, deberán considerarse los aportes y criterios técnicos que desde la disciplina de la Archivística podrá realizar el Departamento de Gestión Documental. Debe existir una coordinación interdisciplinaria entre los archivistas, administradores e informáticos, en el diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas que respondan a necesidades reales de información.

Artículo 75. Repositorio

La versión final del documento electrónico, firmado digitalmente, será almacenado en el repositorio que exista para tal efecto en la Dirección de Tecnologías de Información, según la organización establecida por el Departamento de Gestión Documental.

Por ningún motivo, se podrán modificar las versiones finales de los documentos electrónicos almacenados en el repositorio.

Artículo 76. Eliminación de los documentos electrónicos

La eliminación de los documentos electrónicos se realizará de acuerdo con los plazos establecidos en las Tablas de Plazos de Conservación Documental de cada unidad productora.

Artículo 77. Sistema informático

El sistema informático que se utilice para la gestión de los documentos electrónicos, deberá conservar los datos de referencia (metadatos) sobre el contexto en que se creó, preservación, descripción para el almacenamiento y acceso de estos documentos durante todo su ciclo de vida.

Artículo 78. Soportes tecnológicos

El Departamento de Gestión Documental en conjunto con la Dirección de Tecnologías de Información deberán investigar, promover, proponer, implementar y evaluar oportunidades tecnológicas requeridas por la institución para afrontar la obsolescencia tecnológica de los soportes de los documentos electrónicos.

Estas actividades proveerán de los insumos necesarios para que posteriormente, se inicien los procedimientos de contratación institucional, con el fin de poder migrar la información a soportes vigentes en el mercado y así poder disponer de la información a largo plazo para cumplir el fin público de la Aresep o preservar la memoria del quehacer de la institución.

Artículo 79. Verificación de normativa

El Departamento de Gestión Documental en conjunto con la Dirección de Tecnología de Información realizarán periódicamente revisiones con el objeto de verificar el cumplimiento de los procedimientos, estándares, lineamientos, disposiciones legales vigentes y utilización de los recursos relacionados con la gestión de documentos electrónicos

Artículo 80. Formatos oficiales

Los formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente en la Autoridad Reguladora serán solo aquellos que la Dirección de Certificadores de Firma Digital del MICITT determine. Es decir, son aquellos construidos con base en los formatos avanzados emitidos como normas técnicas y estándares por el Instituto de Estándares de Telecomunicaciones Europeo (ETSI), en un nivel de especificación que contemple la inclusión de todos los atributos necesarios para garantizar la verificación de su validez en el tiempo de manera irrefutable.

Artículo 81. Reconocimiento de la equivalencia funcional

Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos. En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.

Artículo 82. Garantías sobre documentos electrónicos

Se deberá conservar los datos de referencia de información y necesidad tecnológica para su almacenamiento y acceso (metadatos), de los documentos durante todo su ciclo de vida. En coordinación con la Dirección de Tecnologías de Información se deben desarrollar los procedimientos que permitan garantizar el funcionamiento permanente de los programas informáticos y del equipo de cómputo (software y hardware), para poder acceder a la información en el momento que se requiera por parte de los usuarios. Asimismo, se debe garantizar el buen funcionamiento de los dispositivos, con los que se gestionan los documentos producidos por medios automáticos, asegurando que reciban un mantenimiento adecuado.

Artículo 83. Uso del correo electrónico

La información enviada por correo electrónico se utiliza para agilizar los trámites administrativos. Para que sea válida la información adjunta, debe llevar la firma digital en las condiciones establecidas.

En materia del uso del correo electrónico, se rige mediante las disposiciones reglamentarias para la creación, organización, utilización y conservación de los documentos que establezcan el Archivo Nacional de Costa Rica, el Departamento de Gestión Documental y la Dirección de Tecnologías de la Información de la Aresep.

Artículo 84. Lineamientos para respaldos de documentos electrónicos

La Dirección de Tecnologías de Información establecerá en coordinación con el Departamento de Gestión Documental, los lineamientos institucionales para la generación de respaldos periódicos de información que garantice la permanencia, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de la información de los documentos, lo anterior, de conformidad con la normativa que rige la materia.

Artículo 85. Condiciones de preservación de documentos en soporte electrónico

Se deberá establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo, en el largo plazo, entre ellas los siguientes:

a) Seguridad Física y Lógica: Prever un entorno de almacenamiento estable y seguro.

Se refiere a la instalación de seguridad perimetral, políticas de acceso a la información, espacios físicos seguros y con control de ambiente, así como políticas de respaldo, replicación de información en localizaciones alternas al original, uso de varios tipos de soportes de respaldo y planes de contingencia y recuperación.

b) Cambio de Soporte: Establecer procesos continuos de transferencia de los documentos electrónicos a nuevos soportes, previendo su eventual obsolescencia en donde se almacenan o mantienen. Para ello deberán considerarse características como capacidad de almacenamiento, tasa de transferencia, durabilidad aproximada del soporte, presencia y estabilidad del soporte en el mercado.

c) Metadatos: Prever la generación de metadatos vinculados a los documentos electrónicos que permitan la inteligibilidad de la información en el futuro, por lo menos, información sobre los contextos en que se creó y usó el documento, así como técnicos, de preservación, descriptivos, y cualquier otro que garantice la conservación y acceso a largo plazo de los documentos.

d) Componentes: Deberá generarse información que identifique al documento electrónico, su ubicación y los eventuales vínculos con componentes que lo integran (tales como links, componentes multimediales, base de datos). La ubicación (ruta lógica) donde se podrá acceder al documento en el dispositivo de almacenamiento (soporte en el que se almacena) debe quedar debidamente establecida para su consulta posterior. Para el caso de documentos electrónicos multimediales, deberá documentarse y ubicarse donde encontrar los componentes que los integran, para que la consulta sea completa e integra.

e) Formatos: Utilizar formatos normalizados e interoperables que permitan la independencia del software en los que se producen los documentos electrónicos. El uso de este tipo de formatos facilitará el intercambio de documentos electrónicos, así como su difusión y acceso.

f) Estrategia de Migración: Prever una estrategia que permita migrar información de un entorno a otro diferente, sin pérdida de contenido ni de contexto, y con la menor pérdida posible de estructura. Debe quedar documentado el proceso que implicó la generación de la información a partir de la ya existente y el mecanismo para autenticar nuevamente el contenido.

g) Si se custodian documentos electrónicos en soportes tales como, discos compactos, cintas, y otros soportes externos, preferiblemente se debe realizar una migración ordenada de estos soportes hacia repositorios digitales confiables de almacenamiento de alta disponibilidad o los que existan de acuerdo con la técnica imperante.

Artículo 86. Almacenamiento digital

Al existir alta disponibilidad de almacenamiento tipo RAID en la Dirección de Tecnologías de Información, así como los documentos electrónicos ésta debe seguir las recomendaciones de almacenamiento que da la norma técnica para la gestión de documentos electrónicos del Sistema Nacional de Archivos entre las cuales están las siguientes:

a) Crear una estructura lógica de almacenamiento siguiendo el cuadro de clasificación de la institución para el proceso de clasificar y ordenar la información para su fácil acceso.

b) Proveer de espacio de almacenamiento con las condiciones tecnológicas adecuadas para la conservación de los documentos en soporte electrónico. Los dispositivos de almacenamiento deben de tener ambientes controlados de temperatura, humedad, además de los aspectos de seguridad requeridos para su buen funcionamiento según las normas técnicas existentes.

c) Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos electrónicos producidos. Se recomienda almacenar una copia adicional en depósitos situados en diferentes áreas geográficas

d) Realizar revisiones periódicas de la capacidad de almacenamiento, para garantizar que se cuenta con espacio suficiente para almacenar los datos previstos, durante todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos.

e) Aplicar las buenas prácticas reflejadas en las normas nacionales e internacionales, con el objeto de preservar a lo largo del tiempo los documentos digitales.

Así como, cualquier otra normativa técnica existente en materia informática sobre el tema.

Artículo 87. Selección y eliminación de documentos electrónicos

Las dependencias que produzcan documentos electrónicos deben realizar la selección de los documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar de acuerdo con los plazos establecidos en las Tablas de Plazos de Conservación Documental.

Artículo 88. Seguridad de la información

El Departamento de Gestión Documental en conjunto con la Dirección de Tecnologías de Información deben desarrollar los procedimientos y controles que garanticen que el almacenamiento y acceso de la información, sea realizado únicamente por los usuarios autorizados, con las restricciones de acceso que se dispongan, de manera que exista la respectiva constancia en la Bitácora de la Base de Datos o del Sistema.

Adicionalmente, se establecerán controles en el diseño, desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos, de una manera eficaz y eficiente, para garantizar que el almacenamiento y el acceso correspondan al perfil de cada usuario.

Se establecerán los mecanismos de seguridad para la transmisión y recepción de información con el fin de garantizar su privacidad, confidencialidad y autenticidad.

Capítulo VII.- Del Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED)

Artículo 89. Competencia del CISED

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), es el responsable de fijar la vigencia administrativa y legal de cada tipo o serie documental de conformidad con los lineamientos que establezca la Ley 7202 y su reglamento.

Artículo 90. Funciones del CISED

Son funciones del CISED:

1. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución.

Para ello promoverá la elaboración de tablas de plazos de conservación en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central.

1. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional cuando se deban eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo, y no existan tablas de plazos aprobadas.

Artículo 91. Conformación del CISED

El CISED, es un órgano colegiado que estará conformado por un asesor legal, el Director General de la Dirección General de Operaciones y el Jefe del Archivo Central del Departamento de Gestión Documental, o por quienes éstos dos últimos deleguen, siempre y cuando reúnan los mismos niveles profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública para órganos colegiados, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El CISED establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.

El CISED podrá ser integrado por miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicos de cada entidad, en calidad de observadores.

Los acuerdos del CISED se tomarán por mayoría simple, debiendo levantarse una minuta de estos en cada reunión. El acuerdo tomado se comunicará a la entidad gestora de la documentación que se trate.

Corresponde al Regulador General modificar la conformación del CISED, cuando lo considere necesario.

Artículo 92. Tablas de plazos de Conservación de Documentos

La tabla de plazos de conservación es el registro que determina las series documentales que deben transferirse al Archivo Central. En ella queda plasmado la producción documental total de la entidad, se detectan duplicidades, se establecen plazos de conservación racionales, y se indica cuáles son los documentos más representativos de la Institución, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país. El Archivo Central no recibirá otros documentos que no estén especificados en dicho instrumento.

Cada dependencia deberá elaborar con el asesoramiento del Archivo Central del Departamento de Gestión Documental, una tabla de plazos de conservación de sus documentos en el Archivo de Gestión, en la que especificará, el tiempo de permanencia de los documentos en la oficina productora, su valor científico-cultural y descripción de la documentación con carácter de permanente.

Una vez aprobadas las tablas de plazos por la CNSED, la Institución puede eliminar los tipos documentales autorizados sin consultar nuevamente a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Sin embargo, las tablas de plazos aprobadas deben someterse a una revisión, tanto del Comité Institucional, como de la Comisión Nacional, cada cinco años, para determinar si los criterios originales son aún válidos.

La tabla de plazos de cada dependencia será elaborada por el encargado del Archivo de Gestión, o por quien le sea delegado, con la ayuda y el visto bueno del jefe de cada dependencia para esto deberán guiarse por lo establecido en la normativa emitida por la Dirección General Archivo Nacional en esta materia.

Capítulo VIII.- Disposiciones finales

Artículo 93. Sanciones

Serán hechos generadores de responsabilidad administrativa, independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan dar lugar, el incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento, de conformidad con lo que establece el Reglamento Autónomo de las Relaciones de Servicio entre la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, su órgano desconcentrado y sus funcionarios, además de lo previsto en otras leyes y reglamentaciones propias de la materia.

Artículo 94. Derogaciones

Deróguese el Reglamento del Archivo Central anterior publicado en la Gaceta No. 153 del 17 de agosto de 1998, aprobado según el acuerdo 007 de Junta Directiva, en la sesión ordinaria-080-98 realizada el 8 de julio de 1998, ratificada el 15 del mismo mes y año, se deroga el acuerdo 10-63-2013 del 22 de agosto del 2013, así como, toda aquella disposición contraria a lo dispuesto en este reglamento.

Artículo 95. Vigencia

El presente reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.

Transitorio:

La devolución de los documentos originales correspondientes a expedientes se realizará con los nuevos expedientes producidos, en el año posterior al primer día hábil a la aprobación de este reglamento.

PUBLÍQUESE.

Alfredo Cordero Chinchilla, Secretaria.- 1 vez.- O.C. N° 9123-2019.- Solicitud N° 187-2019.- (IN2019376865).