REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES
Sesión Ordinaria No. 25-2015 del 20 de agosto de 2015
Publicado en Alcance No. 33 a La Gaceta No. 44 del 03 de marzo del 2016
El Consejo Directivo con fundamento en el acuerdo 139-2015 de la sesión ordinaria 25-2015 del 20 de agosto de 2015.
Considerando:
1.- Que el marco legal que rige la actividad de la Auditoría Interna ha tenido cambios significativos fundamentalmente con la promulgación de la Ley General de Control Interno (Ley No 8292 del 31 de julio de 2002), las Normas de Control Interno del Sector Público N-2-2009.CO-DFOE, publicadas en La Gaceta del 6 de febrero de 2009; los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de Auditor y Sub Auditor Internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público, R-CO-91-2006, publicados en La Gaceta del 8 de diciembre 2006; la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley N° 8422 del 6 de octubre de 2004); las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, R-DC-119-2009, publicadas en la Gaceta del 10 febrero 2010; y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, R-DC-064-2014, publicadas en La Gaceta del setiembre de 2014.
2.- Que la Auditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno institucional y del sistema de control y fiscalización superiores de la hacienda pública, y su acción requiere ser reforzada conforme con el marco legal y técnico que regula su gestión, en defensa del interés público, por lo que es necesario que se disponga de un reglamento de organización y funcionamiento actualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.
3.- Que la Contraloría General de la República dio su aprobación al presente Reglamento conforme al oficio N° 13345 del 17 de setiembre, 2015.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES
PRESENTACIÓN
El presente Reglamento regula la organización y funcionamiento, que de acuerdo con la ley corresponde a la Auditoría Interna como componente orgánico del sistema de control interno y parte fundamental del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.
De conformidad con lo que establece el artículo 21 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292, la Auditoría Interna constituye la actividad independiente, objetiva y asesora, que contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección, en aras de proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable en cuanto a que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecute conforme con el marco legal y técnico y las prácticas sanas.
Para el ejercicio de la acción fiscalizadora se requiere contar con un marco legal que regule su gestión y precisamente dentro de ese contexto se confeccionó el Reglamento de Organización y Funcionamiento dela Auditoría Interna dela Unión Nacional de Gobiernos Locales (UNGL). Dicho reglamento establece la forma cómo se organiza y funciona la Auditoría Interna, con el propósito de coadyuvar al éxito de la gestión institucional y consta de cuatro capítulos.
El primer capítulo contiene las disposiciones de carácter general. El capítulo segundo describe la organización de la Auditoría Interna y se regulan temas como el concepto de auditoría interna, la ubicación y estructura organizativa, la normativa relativa a los cargos de Auditor Interno, las relaciones y coordinaciones tanto a nivel interno como externo, necesarias para el ejercicio de la función fiscalizadora, y por último, el tema relativo a la asignación y administración de los recursos que le son conferidos para llevar a cabo su gestión.
El capítulo tercero define las pautas sobre el funcionamiento de la Auditoría Interna, define las competencias, deberes, potestades y prohibiciones a las que está sujeto el personal, la planificación de la actividad de auditoría interna, los servicios que se prestan y la comunicación de los respectivos resultados, el trámite que conllevan los informes y finalmente lo que corresponde a la materia de denuncias.
Por último, el capítulo cuarto se refiere a las disposiciones finales relativas a las responsabilidades y sanciones, la derogatoria de la normativa anterior y la fecha que rige el presente Reglamento.
Capítulo I.- Disposiciones generales
Artículo 1.- Objetivo.
El presente Reglamento regula la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna de la Unión Nacional de Gobiernos Locales (UNGL), como un elemento orgánico vital del sistema de control interno, que contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales y proporciona una garantía razonable de que la actuación de la UNGL y titulares subordinados se realiza conforme con la ley y sanas prácticas, mediante el ejercicio de sus competencias.
Artículo 2.- Definición de términos.
Para efectos del presente Reglamento se entiende por:
a) Auditor Interno: Funcionario de mayor jerarquía dentro de la Auditoría Interna.
b) Auditoría Interna: La Auditoría Interna de la Unión Nacional de Gobiernos Locales.
c) Administración Activa: Funcionalmente, es la actividad decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Orgánicamente, es el conjunto de unidades y entes de la función administrativa, que tienen como responsabilidad el planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control, dirigidas al logro de los objetivos y metas institucionales e incluye al jerarca (Director Ejecutivo) y titulares subordinados (Directores de área, departamento, proceso, unidad o trámite) y colaboradores.
d) Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o Titulares Subordinados, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.
e) Asesoría: Servicio preventivo que brinda el Auditor Interno, preferiblemente en forma escrita, a solicitud del jerarca, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292.
f) Autorización de libros: Autorizar mediante razón de apertura los libros de actas, contabilidad y otros, que a criterio del Auditor Interno resulten necesarios para el fortalecimiento del control interno.
g) Contraloría: Contraloría General de la República, Órgano Superior del Sistema de Control y Fiscalización Superior de la Hacienda Pública.
h) Jerarca: Superior jerárquico integrado por los señores (as) del Consejo Directivo, el cual ejerce la máxima autoridad y es la última instancia de este.
i) Ley Orgánica de la Contraloría: Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 210 del 4 de noviembre de 1994 y sus reformas.
j) UNGL: Unión Nacional de Gobiernos Locales.
Artículo 3.- Ámbito de aplicación.
El presente Reglamento es de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa, en la materia que les fuere aplicable.
Artículo 4.- Actualización del Reglamento.
Con el propósito de mantener debidamente actualizado el marco normativo de la Auditoría Interna, le corresponde al Auditor Interno proponer y promover ante el Consejo Directivo las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento, las cuales deberán ser sometidas en primera instancia a aprobación de ese Órgano Colegiado y posteriormente de la Contraloría General de la República. En caso de que exista divergencia de criterio sobre los contenidos o modificaciones de este Reglamento entre el auditor interno y el jerarca, sin que se logre un acuerdo sobre tales contenidos y modificaciones, el Órgano Contralor dirimirá lo pertinente.
Capítulo II.- Organización de la Auditoría Interna
Sección I.- Concepto de Auditoría Interna
Artículo 5.- Marco legal y reglamentario de la Auditoría Interna.
La Auditoría Interna tiene su ámbito establecido fundamentalmente en la Ley General de Control Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos Sujetos a su Fiscalización, el presente Reglamento, así como en otras directrices, lineamientos y políticas emitidas por la Contraloría General de la República en el ámbito de su competencia para las auditorías internas de los sujetos componentes de la Hacienda Pública, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Código Municipal y demás normativa aplicable. Supletoriamente se regirá por las normas y prácticas profesionales y técnicas pertinentes y los manuales de funcionamiento y procedimientos, instrucciones, metodologías y prácticas formalizadas por el Auditor Interno.
Artículo 6.- Ámbito de acción de la Auditoría Interna.
La Auditoría Interna cumplirá su función en relación con los fondos públicos sujetos al ámbito de competencia de la UNGL, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o sobre fondos y actividades privadas, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 5° y 6° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
El Auditor deberá definir y mantener actualizado, mediante el instrumento que estime apropiado, el ámbito de acción de la Auditoría, donde se incluyan expresamente los órganos y entes sujetos a su fiscalización.
Artículo 7.- Concepto funcional de Auditoría Interna.
La Auditoría Interna constituye una actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad a la UNGL, concebida para agregar valor, validar y mejorar sus operaciones. Contribuye al logro de los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad en la información. c) Garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 8.- Definición de ideas rectoras.
Le compete al Auditor el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna, la definición y actualización de sus objetivos, políticas, misión, visión, así como los valores éticos que deben tener en cuenta los funcionarios de la Auditoría al conducirse en sus distintas relaciones internas y externas, todo lo cual deberá ser consistente con los objetivos institucionales.
Sección II.- Ubicación y estructura organizativa
Artículo 9.- Naturaleza jurídica de la Auditoría Interna.
La Auditoría Interna es un órgano asesor de muy alto nivel de la UNGL, con dependencia orgánica del Consejo Directivo e independencia funcional.
Artículo 10.- Estructura organizativa de la Auditoría Interna.
La Auditoría Interna contará con un profesional en Contaduría Pública debidamente incorporado al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica para ejercer las labores de Auditor Interno. La Auditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el Auditor Interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la CGR y supletoriamente por lo que dicten las Normas de la profesión, las cuales serán de acatamiento obligatorio. Además, dicha estructura deberá ajustarse a la normativa que regula la UNGL en materia de organización y será propuesta por el Auditor Interno y aprobada por ese órgano colegiado, conforme con los procedimientos establecidos al efecto.
Sección III.- Del Auditor Interno
Artículo 11.- Dependencia jerárquica.
El Auditor Interno responderá por su gestión ante el Consejo Directivo de la UNGL y en lo conducente, ante la CGR. Conforme con sus competencias, constituye un asesor del Consejo Directivo en materia de control interno.
Artículo 12.- Deberes del Auditor Interno.
La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad de un Auditor Interno, a quien corresponde su dirección superior y administración. Deberá cumplir con todos los requisitos que exige la Ley General de Control Interno y conocer las disposiciones legales que rigen la Administración Pública, así como la normativa interna, en lo que sea aplicable.
El Auditor Interno tendrá, sin perjuicio de lo establecido en la citada ley y lo que al efecto disponga la CGR, los siguientes deberes y funciones:
a) Presentar el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna de conformidad con los lineamientos que al efecto dicte la CGR y proponer al Consejo Directivo de la UNGL los requerimientos de recursos necesarios para ejecutar dicho plan.
b) Formular, gestionar, divulgar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con lo que dispone el artículo 4º del presente Reglamento y cumplir y hacer cumplir dicho Reglamento.
c) Establecer un Programa de Aseguramiento de la Calidad para la Auditoría Interna.
d) Presentar ante el jerarca un informe anual de la ejecución del plan de trabajo. Asimismo, deberá presentar el informe final de gestión a que se refiere el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, de conformidad con los requisitos que al efecto haya emitido la CGR.
e) Implantar una adecuada gestión de procesos, servicios y productos de la auditoría.
f) Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, directrices y procedimientos necesarios para cumplir con sus competencias, de conformidad con la normativa jurídica y técnica pertinente, y vigilar que los funcionarios de la auditoría cumplan con dicha normativa.
g) Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que se cumpla en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la auditoría interna) que les sean aplicables.
h) Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que se estipulan en el artículo 6° de la Ley de Control Interno y el artículo 8° de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
i) Gestionar las necesidades fundamentales de capacitación y los requerimientos de otros recursos que considere indispensables para llevar a cabo sus actividades de auditoría y la administración de la unidad a su cargo.
Artículo 13.- Requisitos para ocupar el cargo de Auditor Interno.
El Auditor Interno deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Licenciado en Contaduría Pública o similar.
b) Incorporado al Colegio Profesional correspondiente y estar al día en sus obligaciones con este.
c) Ser un profesional altamente capacitado en materia de auditoría, que cuente al menos con cuatro años de experiencia en el ejercicio de la auditoría interna o externa en el sector público.
d) Poseer dos años comprobables de experiencia en puestos de jefatura en auditoría interna o externa, preferiblemente.
Además de los anteriores requisitos, deben observarse los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos", promulgados por la CGR, así como los requisitos del Manual Descriptivo de Puestos de la Unión Nacional de Gobiernos Locales.
Artículo 14.- Pericia y cuidado profesional.
El Auditor Interno deberá cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio.
Artículo 15.- Nombramiento y remoción del Auditor.
Para realizar el nombramiento definitivo del Auditor Interno la persona seleccionada deberá de previo cumplir un periodo de prueba de tres mes, posteriormente a esto y previa evaluación el Consejo Directivo de la UNGL si lo tiene a bien lo nombrará por un plazo indefinido, de conformidad con lo que establece el artículo 31 de la Ley General de Control Interno. La conclusión de la relación sólo podrá serlo por causa justa y deberá realizarse con estricto apego a lo dispuesto por el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría, así como en los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y sub auditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos", promulgado por la Contraloría General de la República.
Artículo 16.- Vacante en la plaza de Auditor.
Cuando se presente la vacante permanente de la plaza de Auditor, el jerarca deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, cuando tenga conocimiento de la fecha a partir de la cual se dará la vacante, que de inicio al proceso de nombramiento respectivo, el que se realizará mediante concurso público promovido por la Institución y será por tiempo indefinido, conforme con lo preceptuado en el artículo 17 del presente Reglamento.
Artículo 17.- Jornada laboral del Auditor.
La jornada laboral del Auditor Interno será de tiempo completo. El jerarca se obliga a que las medidas administrativas que adopte para ambos cargos sean equitativas respecto de los puestos que dependen de este, así como en asuntos como el trámite de vacaciones y similares.
Sección IV.- Del personal de la Auditoría Interna
Artículo 18.- Del personal.
El personal de la Auditoría Interna deberá poseer suficiente conocimiento en auditoría, contabilidad, administración, riesgo y control de tecnología de sistemas de información y comunicaciones, razonable conocimiento sobre indicadores de fraude y corrupción, así como del marco legal que rige el accionar de la Administración Pública y a la UNGL, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades, de conformidad con las disposiciones internas de la Institución.
Artículo 19.- Objetividad individual y ética profesional.
El personal de la Auditoría Interna deberá mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la auditoría interna, entre otros los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua. Dichos valores deben de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión. Asimismo, el auditor interno deberá tener una actitud imparcial y neutral para evitar conflictos de intereses y proteger su independencia.
Artículo 20.- Disposiciones administrativas.
El Auditor Interno estará sujeto a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal de la UNGL, todo de conformidad con lo que al efecto establecen los artículos24 y 28 de la Ley General de Control Interno y el marco jurídico que rige para la UNGL. Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor; en caso de duda, la CGR resolverá lo correspondiente.
Artículo 21.- Independencia funcional y de criterio.
El Auditor Interno ejercerá sus deberes y potestades con total Independencia funcional y de criterio respecto de la UNGL y de los demás órganos de la Administración Activa y deben actuar de manera objetiva en el desarrollo de su trabajo. Asimismo, el Auditor Interno deberá establecer procedimientos formales para controlar que el funcionamiento de la Auditoría Interna no resulte limitado por impedimentos que pongan en duda o peligro la objetividad e independencia de sus actuaciones, por lo que el Auditor:
a) No podrá ser empleado ni ejercer funciones en ninguna otra unidad administrativa de la UNGL.
b) No podrá ser miembro de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares, ni formar parte de órganos directores de procesos, de conformidad con las disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de Control Interno en sus artículos 25 y 34.
Artículo 22.- Impedimentos del personal de la Auditoría Interna.
Con el propósito de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el Auditor Interno deberá:
a) Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, so pena del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.
b) No utilizar su cargo oficial con propósitos de carácter privado.
c) Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción, que puedan suscitar dudas acerca de la objetividad e independencia del personal o influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar o la imagen de la Auditoría Interna. Si la independencia y objetividad se ven comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer por escrito al jerarca y demás partes interesadas.
d) Abstenerse de auditar operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables de su ejecución como funcionarios de la Administración, proveedores o prevalezcan relaciones familiares entre estos y el personal de la Auditoría, hasta el tercer grado de consanguinidad. Este impedimento se hace extensivo tratándose de las citadas operaciones, en relación con la prestación de los servicios de asesoría y advertencia.
e) Omitir la participación en la prestación de servicios para una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles.
Artículo 23.- Prohibiciones.
El Auditor tendrá las siguientes prohibiciones:
a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.
b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipales.
e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal delos funcionarios de la institución.
Artículo 24.- Asistencia a sesiones del Consejo Directivo.
El Auditor Interno asistirá a las sesiones del Consejo Directivo, únicamente cuando este lo convoque expresamente, con el propósito de asesorar en materia de competencia de la auditoría interna, sobre algún asunto específico. En cualquiera de los casos la participación del Auditor será en su carácter de asesor y de conformidad con la normativa y criterios que al efecto dicte la CGR.
Sección V.- Relaciones y coordinaciones
Artículo 25.- Relaciones y coordinaciones.
En la realización de su gestión, el Auditor Interno deberá mantener relaciones armoniosas y respetuosas con las diversas instancias de la organización, la CGR y otras instituciones de control y fiscalización, Comisiones Legislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, denunciantes, entre otros. En relación con los plazos, prórrogas, condiciones y otros relativos al suministro, intercambio, acceso y custodia de información y otros, las partes actuarán con diligencia en aras de no ocasionarse recargos, atrasos e inconvenientes excesivos, todo dentro de criterios de razonabilidad.
Corresponde al Auditor Interno establecer y regular a lo interno de la auditoría las pautas principales que regirán las relaciones y coordinaciones de los funcionarios a su cargo con los auditados, a fin de que se desarrollen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Artículo 26.- Suministro e intercambio de información.
El Auditor Interno tendrá la potestad de proveer e intercambiar información con la CGR, así como con otros entes y órganos de control que conforme con la Ley correspondan, sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse y sin que ello implique una limitación al respecto.
Sección VI.- De la asignación y administración de recursos
Artículo 27.- Asignación de recursos.
De conformidad con lo establecido por el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, el Consejo Directivo asignará dentro de las disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión. Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna la categoría programática de actividad presupuestaria.
Asimismo, en casos justificados y conforme a la disponibilidad de recursos, el Consejo Directivo proveerá y gestionará los profesionales o técnicos de otras disciplinas, funcionarios o no de la Institución, incluyendo la contratación de asesorías, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a la ejecución de los estudios de auditoría. Tratándose de contrataciones de servicios, estas deben ajustarse a los procedimientos establecidos en la normativa vigente.
Artículo 28.- Registro presupuestario separado.
La Administración mantendrá un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controle la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados.
Artículo 29.- Obligación de brindar asesoría legal.
El Área Legal de la UNGL brindará en forma oportuna y efectiva, los servicios de asesoría legal que requiera la Auditoría Interna para atender sus necesidades de orden jurídico en el ejercicio de sus competencias.
Artículo 30.- Protección al personal.
Cuando el Auditor Interno, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, la institución dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, todo de conformidad con lo que al efecto dispone el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.
Artículo 31.- Gestión de plazas nuevas y vacantes.
Corresponde al Auditor Interno proponer al Consejo Directivo, debidamente justificada, la creación de plazas, así como gestionar oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de la Auditoría Interna y a la unidad de Recursos Humanos atender dichas gestiones con la prioridad requerida a efectos de cumplir con el plazo establecido por el artículo 28 de la Ley General de Control Interno.
Artículo32.- Administración de los recursos.
El Auditor Interno organizará el uso de los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, de tal manera que dichos recursos se utilicen de conformidad con los estándares de calidad, eficiencia, efectividad, legalidad, transparencia y economía, para el logro de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.
Capítulo III Funcionamiento de la Auditoría Interna
Sección I.- Competencias, deberes y potestades
Artículo 33.- Competencias.
De conformidad con lo que establecen la Ley General de Control Interno, Ley Orgánica de la CGR, compete a la Auditoría Interna, primordialmente, lo siguiente:
a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5° y 6° de la Ley Orgánica de la CGR, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.
c) Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley General de Control Interno, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevarlos órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
f) Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.
g) Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la CGR y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
h) Mantener debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, el cual deberá ser aprobado por la CGR, publicado en el diario La Gaceta y divulgado a nivel interno.
i) Dar a conocer al Consejo Directivo de la UNGL y a la CGR, el plan de trabajo anual y sus modificaciones. En caso de no existir acuerdo entre la Auditoría Interna y el consejo directivo respecto del contenido total o parcial del plan de trabajo o sus modificaciones, la CGR dirimirá en última instancia, a solicitud del consejo directivo de la UNGL, de la Auditoría Interna, o de ambos.
j) Canalizar y atender debidamente las denuncias recibidas sobre presuntos hechos irregulares cometidos por algún funcionario, sujetos privados beneficiarios de los recursos de la UNGL, en los términos del artículo 6° de la Ley Orgánica de la CGR, ex funcionarios o terceros, en perjuicio del patrimonio público.
k) Comunicar mediante un informe de relación de hechos, los incumplimientos injustificados que documente con su labor de seguimiento o que determine con las verificaciones que realiza, que deriven eventualmente en posibles responsabilidades.
l) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley de Control Interno.
Artículo34.- Deberes de los Funcionarios.
El Auditor Interno, tendrá los siguientes deberes:
a) Cumplir las competencias asignadas por ley.
b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
c) Colaborar en los estudios que la CGR y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.
d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.
e) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios.
f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.
g) Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la CGR. En caso de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la CGR.
h) Facilitar y entregar la información que le solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política y colaborar con dicha información.
i) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.
Artículo 35.- Potestades de los funcionarios.
El Auditor Interno deberá ejercer las potestades establecidas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, con el propósito de mantener su independencia funcional y de criterio en cuanto a:
a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.
b) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.
c) Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.
d) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Sección II.- Planificación de la Auditoría Interna
Artículo 36.- Planificación estratégica y de corto plazo.
El Auditor Interno definirá, pondrá en práctica y liderará el proceso de planificación de la Auditoría Interna, para lo cual presentará el Plan Estratégico formalmente al Consejo Directivo, de conformidad con la normativa legal y técnica. Además, definirá y documentará la planificación de corto plazo, mediante la elaboración de un Plan Anual de Auditoría, el cual deber ser congruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y técnica pertinente.
Artículo 37.- Elementos a considerar en el proceso de planificación.
Al efectuar su planificación el Auditor Interno deberá considerar al menos los siguientes elementos:
a) Los resultados que en materia de valoración de riesgo se han obtenido a través del sistema institucional.
b) El planeamiento estratégico y operativo de la UNGL.
c) La evaluación de los resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de conformidad con los indicadores de gestión vigentes.
d) El monto de los recursos presupuestarios que ejecuta la UNGL.
Artículo 38.- Ejecución de los estudios de auditoría.
El desarrollo de las diferentes etapas que conlleva la ejecución de los estudios de auditoría, se regirá por lo establecido en el Reglamento, las normas de ejecución de la auditoría Contenidas en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, ambos de la CGR, así como cualesquiera otras disposiciones que al efecto dicte el Órgano Contralor.
Sección III.- Servicios de la Auditoría Interna
Artículo39.- Tipos de servicios.
Los servicios de fiscalización que competen a la Auditoría Interna se clasifican en servicios de auditoría y servicios preventivos.
a) Servicios de auditoría: Comprenden los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría operativa, incluidos los estudios especiales de auditoría, de los que pueden derivarse posibles responsabilidades.
b) Servicios preventivos: Incluyen la asesoría, la advertencia y la autorización de libros.
Asesoría: Se refiere a aquel servicio de carácter preventivo que brinda el Auditor Interno a solicitud del jerarca, preferiblemente por escrito, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Tiene como propósito coadyuvar en la toma de decisiones, pero sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir o recomendar. Además de lo anterior, este servicio no se presta de oficio.
Advertencia: Se trata de un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al consejo directivo o a los titulares subordinados, mediante el cual realiza observaciones con el propósito de prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, de conformidad con lo preceptuado por el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno. Este servicio implica verificar posteriormente lo actuado por el consejo directivo o titular subordinado, en relación con la advertencia.
Autorización de libros. Consiste en autorizar mediante razón de apertura, de actas a cargo de las dependencias del consejo directivo, así como otros libros que a criterio del auditor interno resulten necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización se realiza con fundamento en el Manual sobre Normas Técnicas emitido por la Contraloría General de la República en esta materia, así como los procedimientos que al efecto defina la propia Auditoría Interna.
Artículo 40.- Procesamiento de información.
El Auditor Interno deberá identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información, de tal manera que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Además, deben identificar la información suficiente, confiable, relevante y útil para fundamentar los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo.
Sección IV.- De la comunicación de resultados
Artículo 41.- Tipos de informes y forma de comunicación.
Los resultados de los servicios de auditoría y servicios preventivos prestados por la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, se comunicarán mediante informes, tanto en forma oral como por escrito.
Artículo 42.- Comunicación oral.
De previo a la comunicación escrita y oficial del informe, la Auditoría debe realizar la comunicación verbal de resultados o conferencia final, ante quienes tengan parte en los asuntos, administración activa de la UNGL, específicamente a la Dirección Ejecutiva, todo lo cual documentará y archivará en el expediente respectivo. Para tal efecto, la Auditoría Interna convocará por escrito a los interesados, dentro de un plazo razonable fijado de común acuerdo. Se exceptúan del proceso de comunicación oral de los resultados los informes de Relaciones de Hechos o cuando la auditoría o aquellos informes de naturaleza ordinaria en los cuales se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial. Si la Auditoría Interna lo considera necesario, otorgará un plazo máximo de diez días hábiles, para que una vez realizada la conferencia final, la Administración activa en este caso la Dirección Ejecutiva remita información adicional, de previo a la emisión del informe de manera oficial.
Artículo 43.- Comunicación escrita.
Los resultados de las auditorías o estudios especiales deberán ser comunicados por la Auditoría Interna en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos a los titulares subordinados de la administración activa Dirección Ejecutiva, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones o atender los asuntos comunicados, todo de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa que al efecto dicte la CGR.
Artículo 44.- Obligación de implantar las recomendaciones.
El titular subordinado y la Dirección Ejecutiva, una vez aceptadas las recomendaciones de la Auditoría Interna, deberá girar por escrito, dentro de los plazos establecidos en los artículos 37 y 36 de la Ley de Control Interno, respectivamente, la orden para su implantación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna. Dicha instrucción deberá emitirse dentro del plazo establecido en los artículos citados.
Artículo45.- Comunicación de los servicios preventivos.
La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor Interno, a quien corresponde definir el contenido y la forma de presentación de los informes, oficios u otros medios de comunicación, de conformidad con la naturaleza de los asuntos a que se refiera y en atención a su criterio profesional.
Sección V.- Trámite de informes
Artículo 46.- De los informes de auditoría.
El informe constituye el producto sustantivo mediante el cual la Auditoría Interna agrega valor a la Administración Activa para el logro de los objetivos institucionales y conforme a lo establecido en la Ley General de Control Interno, brinda una garantía razonable a la ciudadanía en cuanto a que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.
Artículo 47.- Tipos de informes.
Los informes emitidos por la actividad de Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias pueden ser de dos tipos: de control interno, incluidos los de seguimiento, los cuales versarán sobre diversos asuntos de su competencia y los que podrían generar responsabilidades, denominados Relaciones de Hechos. Los informes de control interno deben contener una introducción, los objetivos, el alcance, los hallazgos y las conclusiones, así como las respectivas recomendaciones. Las Relaciones de Hechos se ajustarán en su contenido a las directrices que al efecto promulgue la Contraloría General de la República.
Artículo 48.- Prevención sobre deberes en el trámite de informes.
Para prevenir al Consejo Directivo o a los titulares subordinados, según corresponda, sobre los deberes en el trámite de los informes, en especial en cuanto a los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe un apartado con la transcripción de los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir debido al incumplimiento injustificado de los deberes de dicha ley.
Artículo 49.- Trámite de informes relativos a los servicios de auditoría.
Los informes que se emitan producto de los servicios de auditoría, se tramitarán con estricto apego a lo dispuesto en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno y en observancia de las regulaciones establecidas al efecto en el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, promulgado por la CGR.
Artículo 50.- Seguimiento a recomendaciones y disposiciones de informes.
El Auditor Interno deberá establecer y mantener, como parte de las actividades de administración de la actividad de auditoría interna, un programa de seguimiento a las recomendaciones de los informes emitidos, con el propósito de cerciorarse de la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones por parte de la Administración. Dicho programa deberá comprender además los resultados de las evaluaciones realizadas por la CGR y demás instituciones de control y fiscalización, según corresponda.
Sección VI.- Trámite de denuncias
Artículo 51.- Trámite de denuncias.
La Auditoría Interna dará trámite a las denuncias que presenten los ciudadanos en forma escrita y, excepcionalmente, en forma verbal o por cualquier otro medio. Los funcionarios públicos tienen el deber de denunciar ante las autoridades competentes los presuntos actos de corrupción de los que tengan conocimiento que se produzcan en ejercicio de la función pública, según lo establecido en la Ley de Control Interno y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
Artículo 52.- Confidencialidad de los denunciantes e información.
La Auditoría Interna mantendrá la confidencialidad de los administrados que le presentan denuncias. Además, la información, documentación y otras evidencias que se obtengan, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, tendrán ese mismo carácter durante la formulación del informe correspondiente. Una vez notificado el informe y hasta la resolución del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que obren en el expediente administrativo, al tenor de lo establecido en los artículos 6° y 8° de la Ley General de Control Interno y Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, respectivamente.
Artículo 53.- Admisibilidad de las denuncias.
Las denuncias recibidas serán examinadas dentro de un plazo razonable, para lo cual se comunicará lo pertinente al denunciante que hubiere señalado lugar para notificaciones, informándole sobre la decisión adoptada; sea, si la denuncia fue admitida o desestimada. En este último caso se deberá proceder conforme señala el artículo 56 del presente Reglamento.
Artículo 54.- Denuncias a desestimar.
La Auditoría Interna desestimará las denuncias en cualquier momento, incluso desde su presentación, previa emisión de resolución motivada, en las siguientes circunstancias:
a) Cuando por el contenido de la denuncia los hechos a que se refiere la denuncia no correspondan a materia de su competencia, en cuyo caso deberá gestionar lo pertinente ante la instancia que corresponda.
b) Las denuncias manifiestamente improcedentes o infundadas.
c) Cuando se trate de un asunto con carácter reiterativo, en cuyo caso se comunicará al denunciante lo ya resuelto.
d) Las denuncias que tienen como propósito la tutela de intereses particulares del ciudadano, en relación con conductas u omisiones de la Administración Activa, que puedan resultar lesivas a sus intereses de algún modo y para cuya solución el ordenamiento jurídico tiene previsto un procedimiento concreto.
e) Las gestiones que aunque guarden el formato de una denuncia, sean presentadas con la única finalidad de defender intereses personales, cuya competencia corresponda a otras instancias, sean estas administrativas o judiciales.
Capítulo IV.- Disposiciones finales
Artículo 55.- De las responsabilidades y sanciones.
El incumplimiento injustificado de las regulaciones contenidas en el presente reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno, el Consejo Directivo, titulares subordinados, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno y en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento. La determinación de la responsabilidad y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente y se regirá por la normativa establecida al efecto.
Artículo 56.- Derogatoria.
El presente Reglamento de la Auditoría Interna de la Unión Nacional de Gobiernos Locales es aprobado por el Consejo Directivo en Sesión 25-2015, celebrada el 20 de agosto de 2015.
Artículo 57.- Vigencia.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
La persona responsable de la firma es el señor Auditor Jorge Carvajal Meléndez, cédula 1-0791-077.
1 vez.- (IN2016012809).
