REGLAMENTO SOBRE EL REFRENDO INTERNO DE LAS CONTRATACIONES DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

ASAMBLEA LEGISLATIVA

Acuerdo No. 03-16-17 del 28 de febrero del 2017

Publicado en La Gaceta No. 54 del 16 de marzo del 2017

EL DIRECTORIO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

En sesión ordinaria Nº 156-2017, celebrada el 28 de febrero del 2017.

ACUERDA:

Con base en la solicitud planteada por la señora Reyna J. Marín Jiménez, mediante oficio AL-DALE-PRO-78-2017 y en la resolución R-DC-114-2016, emitido por la Contraloría General de la República, aprobar el siguiente reglamento:

REGLAMENTO SOBRE EL REFRENDO INTERNO DE LAS CONTRATACIONES DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

Artículo 1.- Ámbito de aplicación.

La actividad contractual de la Asamblea Legislativa, sujeta a refrendo interno, se limita a los siguientes casos:

a) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de licitación pública, no sujeto a refrendo contralor.

b) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación del procedimiento de licitación abreviada, en el tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de la licitación abreviada, establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que corresponde a la Asamblea Legislativa

c) Todo contrato administrativo derivado de procedimientos de contratación directa autorizados por la Contraloría General de la República, en el tanto así se disponga en el oficio de autorización respectivo.

d) Todo contrato administrativo derivado de la aplicación de las excepciones de oferente único y de objetos que requieran seguridades calificadas, en tanto el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de licitación abreviada, establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que corresponde a la Asamblea Legislativa.

e) Todo contrato administrativo de entes, empresas u órganos públicos cuya actividad contractual esté regida por principios de contratación y no por los procedimientos de selección del contratista previstos en la Ley de Contratación Administrativa y en su Reglamento, en el tanto no estén sujetos al refrendo contralor y el precio contractual alcance el límite inferior vigente para la aplicación de licitación abreviada, establecido en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa, según el estrato que corresponde a la Asamblea Legislativa.

f) Toda modificación contractual que surja con posterioridad a un trámite de refrendo contralor o interno.

Para la aplicación de este artículo, la estimación del precio del contrato considerará únicamente el plazo original del contrato y no sus eventuales prórrogas.

Artículo 2.- Solicitud de refrendo interno.

El Departamento de Proveeduría será el encargado de remitir, al Departamento de Asesoría Legal, la solicitud de refrendo interno, adjuntando el documento contractual y expediente completo de la contratación, en el que se acrediten todos los requisitos citados en el artículo 4 de este Reglamento.

Cuando el procedimiento de contratación haya sido tramitado por medio de algún sistema electrónico de compras públicas, se requerirá documento contractual electrónico en formato PDF, firmado digitalmente y en soporte digital, mediante certificado digital reconocido en el país. Para efectos de cálculo de especies fiscales, garantías y otras obligaciones, se utilizará como fecha la de la última firma impuesta sobre el documento.

El plazo para enviar la solicitud de aprobación a la Asesoría Legal está contemplado en el artículo 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Artículo 3.- Órgano encargado del refrendo interno.

El refrendo interno de las contrataciones indicadas en el artículo primero, estará a cargo del Departamento de Asesoría Legal de la Asamblea Legislativa.

A más tardar el día hábil después de recibida la solicitud del Departamento de Proveeduría, la Dirección del Departamento de Asesoría Legal designará a un profesional en Derecho para que efectúe el análisis de legalidad tendiente a refrendar o devolver sin refrendo la contratación remitida, procurando que el analista designado no sea el mismo profesional que asesoró jurídicamente durante la aplicación del procedimiento de contratación del cual se deriva el contrato remitido.

El analista jurídico detallará su revisión en un formulario interno, el cual deberá presentar completo y firmado ante el director departamental y formará parte del expediente del despacho.

El director del Departamento de Asesoría Legal es quien ostenta la potestad de dar el refrendo interno a los contratos institucionales.

Artículo 4.- Alcance del análisis en el refrendo interno.

El análisis de legalidad que realiza el Departamento de Asesoría Legal, para determinar la procedencia del refrendo interno de un contrato, se limitará a verificar los siguientes requisitos:

a) Certificación de contenido presupuestario, emitida por el Departamento Financiero institucional, en la que se compruebe la existencia de contenido presupuestario suficiente y disponible para cubrir el precio contractual, según lo dispone el artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa.

b) Que, para la selección del contratista, se haya seguido el procedimiento ordinario de concurso o la excepción de contratación directa que corresponda, según el ordenamiento jurídico vigente. Por tratarse de una fase precluída, el análisis de legalidad no implica la revisión del proceso de evaluación y selección del contratista.

c) Que estén incorporados en el expediente administrativo de la contratación, los estudios técnicos, legales, financieros, económicos y administrativos, así como cualquier otro que sustente y se requiera para la selección del objeto contractual y los demás términos del cartel, conforme al ordenamiento jurídico. La solución técnica adoptada por la Administración institucional es de su entera discrecionalidad y responsabilidad, por lo que la Asesoría Jurídica se limitará a verificar la existencia de los estudios requeridos por el ordenamiento jurídico o de las razones que justifican su ausencia.

d) Que las partes tengan la capacidad jurídica para acordar y suscribir las obligaciones contenidas en el contrato. Para ello se verificará la existencia de la siguiente información:

1. Certificación o constancia de que el contratista se encuentra al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, vigente al momento de solicitud del trámite de refrendo interno.
2. Certificación registral o notarial que acredite la representación legal del contratista para la fecha de firma del contrato y cuando corresponda, para su respectiva adenda.

iii. Declaración jurada en la que se exprese, por parte del contratista, que no se encuentra afectado por el régimen de prohibiciones previsto en la Ley de Contratación Administrativa y que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 del Reglamento a dicha ley.

e) Que conste en el expediente de la contratación, la garantía de cumplimiento y cualquier otra garantía requerida por el cartel del concurso, que se deba hacer valer en la etapa de ejecución contractual.

f) Que conste el pago de las especies fiscales que correspondan, según el ordenamiento jurídico.

g) Que los derechos, obligaciones y demás condiciones incluidas en el contrato, se ajusten a los términos del cartel definitivo, a la oferta adjudicada y sus aclaraciones, así como a los términos del acto de adjudicación y de los estudios técnicos que lo sustentan, en el entendido de que el análisis de refrendo no implica una validación de los estudios técnicos, lo cual es de entera responsabilidad de los funcionarios o consultores que los suscriben. Cuando en el contrato se incluyan términos que difieran de los estipulados en los documentos señalados anteriormente, se dejará constancia del sustento técnico, financiero y jurídico del cambio, según corresponda.

h) Que los derechos, obligaciones y demás condiciones incluidas en el contrato resulten sustancialmente conformes con la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y la normativa especial, según corresponda.

i) Cuando se requiera avalúo administrativo, se verificará que el precio del contrato se ajuste a los términos de dicho avalúo, según los términos dispuestos en el ordenamiento jurídico.

j) Que en el expediente consten los estudios técnicos que acrediten la razonabilidad del precio. El análisis de legalidad no aborda la constatación de que, efectivamente, el precio sea razonable, sino que únicamente se verifica que existan los estudios técnicos que lo justifiquen.

k) En caso de que las partes hayan establecido un mecanismo de reajuste o revisión de precios, la Asesoría Legal verificará que haya consistencia entre el cartel, la oferta y el contrato.

Artículo 5.- Formalización contractual.

Sin perjuicio de las contrataciones tramitadas mediante sistemas de compras electrónicas, requerirá formalizarse en documento contractual, para efectos de refrendo interno, aquellas contrataciones cuyo objeto corresponda a obra pública, servicios y arrendamiento, o cuando así se considere de acuerdo al objeto para un mejor entendimiento de los derechos y obligaciones de las partes. En los casos en que proceda la formalización en simple documento, este deberá estar suscrito por el Presidente de la Asamblea Legislativa y el representante legal del contratista. El plazo para que el presidente legislativo suscriba el contrato no podrá exceder de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha en que reciba la solicitud por parte de la Proveeduría institucional, a fin de salvaguardar el plazo perentorio establecido en el artículo 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Cuando el contrato se encuentre debidamente suscrito por ambas partes, el Departamento de Proveeduría lo trasladará a la Asesoría Legal en un plazo máximo de tres días hábiles.

En las demás contrataciones, el refrendo interno podrá brindarse sobre la orden de pedido o documento similar, conforme al artículo 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en el tanto incluya la descripción del objeto, la identificación del contratista, el plazo de entrega, el precio, la forma de pago, el fiscalizador, las garantías, así como cualquier otro derecho u obligación.

Artículo 6.- Plazo, suspensiones e interrupciones.

El Departamento de Asesoría Legal deberá resolver la solicitud de refrendo interno de los contratos dentro de un plazo de quince días hábiles, cuando se trate de licitación pública, y de diez días hábiles en los casos restantes, conforme a lo dispuesto en el artículo 190 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. En caso de refrendo interno por medio de sistemas electrónicos, el plazo de refrendo será de quince días hábiles.

Durante el trámite, el Departamento de Asesoría Legal podrá formular prevenciones, las cuales suspenden el cómputo del plazo hasta su debida atención. De no atenderse la solicitud en el tiempo consignado al efecto, la Asesoría Legal rechazará el refrendo.

Cuando se requiera la modificación del texto contractual bajo examen, el plazo previsto en este artículo se interrumpirá, por lo que se computará de nuevo a partir del día siguiente al del recibo de la modificación.

Artículo 7.- Decisión final.

El refrendo interno de un contrato administrativo se identificará mediante firma de la dirección del Departamento de Asesoría Legal, acompañada del sello del departamento y fecha, en el documento contractual.

El acto final se comunicará, mediante oficio dirigido al Departamento de Proveeduría, conteniendo las razones por las cuales se refrendó o denegó el refrendo de la contratación analizada. En caso de rechazo, se señalarán puntualmente los incumplimientos, con el fin de que sean corregidos para obtener el refrendo en un futuro trámite. El plazo para el traslado del oficio al Departamento de Proveeduría no podrá exceder del consignado en el inciso b) del artículo 262 de la Ley General de la Administración Pública devolviendo, para su custodia, el expediente de la contratación.

Cuando se trate de contrataciones tramitadas mediante sistemas de compras electrónicas, luego de verificar todos los aspectos referidos en el artículo 4 de este Reglamento, el refrendo interno será otorgado por la dirección del Departamento de Asesoría Legal, firmando digitalmente en la casilla de aprobación, siempre y cuando se tenga habilitada dicha función y exista operatividad en los sistemas y se verifique al menos lo siguiente en el espacio destinado para ese efecto: identidad de las partes, objeto y monto de la contratación, estudios técnicos, plazo, aptitud legal para suscribir digitalmente el documento, garantías y especies fiscales, cuando corresponda.

Otorgado el refrendo interno, la Asesoría Legal lo registrará en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual de la Contraloría General de la República.

Artículo 8.- Revisión administrativa.

La actividad contractual no sujeta a refrendo contralor ni a refrendo interno, estará sujeta a revisión interna a cargo del Departamento de Proveeduría de la Asamblea Legislativa.

Artículo 9.- Derogatoria.

Se deroga el Reglamento sobre Aprobación Interna de Contrataciones en la Asamblea Legislativa, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 153 del 8 de agosto del 2008.

Artículo 10.-Vigencia.

Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Acuerdo firme.

Rige a partir de su publicación.