REGLAMENTO DE USO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y FIRMA DIGITAL DEL INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL

Publicado en Alcance No. 40 a La Gaceta No. 106 del 03 de junio del 2015

INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL

Gerencia General

REGLAMENTO DE USO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS y FIRMA DIGITAL DEL INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL

Marzo, 2015.

Capítulo I.- Disposiciones Generales

Artículo 1.- Objetivo.

Este Reglamento tiene por objeto regular el uso de la firma digital y los documentos electrónicos o digitales que ingresen o emanen hacia y desde el Instituto Mixto de Ayuda Social por las personas funcionarias o usuarias del Instituto Mixto de Ayuda Social.

Artículo 2.- Alcance.

Este Reglamento se aplicará a toda clase de transacciones, actos técnicos o jurídicos, públicos, privados o mixtos relacionados con los trámites internos o externos del Instituto, gestionados ante y por cualquier persona funcionaria del IMAS.

Es obligación de la persona funcionaria cumplir a cabalidad lo tipificado en el presente reglamento, caso contrario la administración puede proceder según como lo estipula el artículo 32 del presente Reglamento.

Artículo 3.- Suministro de la firma digital:

El IMAS proporcionará a todas las personas trabajadoras la firma digital y pagará su renovación en el tanto se mantenga la condición de persona funcionaria, salvo los nombramientos efectuados a plazo determinado o personal sustituto cuyo plazo de nombramiento no supere los cuatro meses.

Artículo 4.- Concordancia de la normativa:

Lo estipulado en el presente Reglamento prevalecerá sobre otras normas de igual o menor rango que regulen el uso de medios electrónicos; por lo tanto, las jefaturas inmediatas de las distintas unidades administrativas del IMAS deberán velar porque su normativa específica sea acorde con lo dispuesto en el presente Reglamento.

Artículo 5.- Abreviaturas y definiciones:

Abreviaturas

IMAS: Instituto Mixto de Ayuda Social.

T.I.: Tecnologías de Información.

G.G. Gerencia General

Definiciones:

Para una correcta interpretación de este Reglamento, y para los efectos legales que se deriven del mismo, se definen por orden alfabético algunos términos que deben tener sólo la siguiente interpretación:

a) Aprobación digital: Acto administrativo realizado en los documentos electrónicos o los distintos sistemas informáticos que dispone el IMAS para su operación, por parte de las personas competentes para ello y que tiene como finalidad autorizar, modificar, incluir o eliminar un determinado trámite y que tiene una validez similar a la firma de quien lo efectúa.

b) Autenticidad: La veracidad, técnicamente constatable, de la identidad del autor del documento o comunicación. La autenticidad técnica no excluye el cumplimiento de los requisitos de autenticación o certificación que desde el punto de vista jurídico exija la ley para determinados actos o negocios.

c) Autoridades Superiores o Dirección Superior: El Consejo Directivo, Presidente Ejecutivo, Gerente General y Sub-Gerentes.

d) Certificado Digital Registrado: Certificado Digital emitido por una autoridad certificadora debidamente registrada ante la Dirección de Certificadores de Firma Digital del Ministerio de Ciencia y Tecnología.

e) Certificado Digital: Credencial electrónica que utiliza un mecanismo criptográfico con el fin de garantizar la autenticación de las personas usuarias para que éstos puedan firmar electrónicamente, con el efecto de que queda vinculado un documento, una persona y una firma, asegurando la integridad y no alteración del documento y la firma, así como la identificación personal en transacciones o actos jurídicos electrónicos.

f) Documento digital: Es la representación en medio digital de un documento. Cuando el documento digital se encuentre suscrito por su autor, y autenticado por notario público, mediante firma digital, tendrá el mismo valor y eficacia probatoria que uno firmado en manuscrito, de conformidad con lo que establece la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento.

g) Documento electrónico firmado digitalmente: Es aquel documento electrónico, cualesquiera que sea su contenido, contexto y estructura, que tiene lógicamente asociada una firma digital. En otras palabras, es un objeto conceptual que contiene tanto el documento electrónico como una firma digital, sin importar que estos dos elementos puedan encontrarse representados por conjuntos de datos diferentes, tales como los correos electrónicos firmados digitalmente, hojas electrónicas firmadas digitalmente, documentos generados en un procesador de palabras firmados digitalmente, documentos de presentaciones firmados digitalmente.

h) Encriptación: Es el proceso para convertir la información a un formato más seguro; en otras palabras, los datos que están en un formato claro, o sea entendible, se convierten, mediante un proceso matemático, a un formato encriptado o codificado, o sea ininteligible.

i) Expediente electrónico: Constituye una serie de documentos electrónicos o digitales ordenados cronológicamente y almacenados en un medio electrónico que garantice que ninguno de esos documentos será alterado o eliminado y garantizará la integridad del expediente electrónico.

j) Firma digital: Resultado de obtener, mediante mecanismos o dispositivos, un patrón, que unívocamente se asocie a una persona física y a su voluntad de firmar manifestada por un medio electrónico que una vez utilizado se considera equivalente a la firma manuscrita del documento electrónico donde se inserta.

k) Persona funcionaria o Persona Trabajadora: Toda persona física que, en virtud de un acto administrativo de nombramiento válido y eficaz, presta sus servicios mediante el régimen de empleo público o mixto respectivamente, a nombre y por cuenta de la Administración a cambio de una remuneración por la actividad que ejerce. También las personas integrantes del Consejo Directivo, así como aquellas personas trabajadoras que en razón de convenios entre el IMAS y otra(s) Institución(es) del Estado, brindan sus servicios al IMAS y que funge como responsable de una firma digital, su debida custodia y adecuado uso, y con el cual podrá interactuar legítimamente con los sistemas de tecnología de información del IMAS y otros trámites electrónicamente realizados que se encuentre autorizado como usuario o usuaria.

l) Identidad digital: Conjunto de rasgos unívocos que caracterizan a una persona física o jurídica, individual o colectiva, en un medio de transmisión digital.

m) Infraestructura de llave pública: Es la combinación de programas (Hardware y Software y procedimientos de seguridad), tecnologías de encriptación, procesos, y servicios que van a permitir asegurar las comunicaciones y las transacciones del negocio, que se utilizará en los sistemas que posee la Institución o a los que a futuro defina la Gerencia General.

n) Integridad: Propiedad de un documento electrónico que denota que su contenido y características de identificación han permanecido inalterables desde el momento de su emisión, o bien que – habiendo sido alterados posteriormente – lo fueron con el consentimiento de todas las partes legitimadas.

o) Metadatos: son datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos.

p) Página Web: Página de Internet o documento electrónico que contiene información específica de un tema en particular y que es almacenado en algún sistema de cómputo que se encuentre conectado a la red mundial de información denominada Internet.

Artículo 6.- Comunicaciones oficiales.

1) Se faculta y autoriza el uso de la firma digital en todas las comunicaciones oficiales a lo interno de la Institución que se realicen por medio de oficios, correos electrónicos, software de compras de la Proveeduría, Declaraciones Juradas de Bienes ante la Contraloría General de la República, salvo para las personas trabajadoras exceptuadas en el artículo 3° de este Reglamento.

2) A nivel externo de la Institución se deberán realizar las comunicaciones indicadas en el inciso anterior, en el tanto las condiciones tecnológicas lo permitan.

3) La aprobación digital que se realicen en los sistemas Sistema de Desarrollo Humano, Sistema Informático de Transportes (SITRA), Sistema de Administración Financiera, tendrá la misma validez y eficacia jurídica de la firma manuscrita en cualquier documento.

4) La Institución dará trámite a toda solicitud externa que se presente con firma digital.

5) La Gerencia General está facultada a comunicar mediante directriz los cambios o ajustes que en materia de procesos digitales se realicen en la institución, el uso de la firma digital o la aprobación digital en los documentos, actos administrativos, formularios u otro tipo de trámites y procesos digitales de uso Institucional que ésta disponga.

Artículo 7.- Homologación funcional de las comunicaciones.

Las comunicaciones electrónicas firmadas digitalmente o las aprobaciones digitales que realicen las personas funcionarias del IMAS, que posibiliten el acceso integral de transmisión de documentos digitales o documentos electrónicos, serán equivalentes a las presenciales para todos los efectos legales.

Artículo 8.- Equivalencia funcional de los documentos.

Los documentos producidos electrónicamente y presentados en los procesos electrónicos con garantía de su origen y signatario, en la forma establecida en el ordenamiento jurídico, con aprobación digital o con firma digital, serán considerados originales para todos los efectos legales.

Los documentos digitalizados (escaneados), que carezcan de firma digital, no serán considerados documentos originales ya que el documento original se conserva de forma impresa. Por lo que las unidades administrativas deberán custodiarlo según la normativa institucional y serán eliminados al finalizar la vigencia establecida en la tabla de plazos de conservación documental, salvo que se siga lo dispuesto en el artículo 11 de este reglamento.

Artículo 9.- Prioridad digital.

Cuando las unidades administrativas tengan una solicitud en soporte papel, deberán privilegiar el recurso de la digitalización (escaneo) sobre el de la impresión, cuando tengan que expedir copias o certificación de folios.

Para todos los efectos institucionales, los documentos digitales serán jurídicamente válidos desde el momento de su firma digital.

Artículo 10.- Días y horas hábiles.

Todos los días y horas serán hábiles para presentar gestiones por vía electrónica. Las presentadas en días y horas en que las unidades administrativas estén cerradas, se tendrán por recibidas el día hábil siguiente.

Cuando la actuación o gestión tenga como finalidad cumplir un plazo, se consideraran presentados en tiempo los recibidos hasta las 24 horas del último día del plazo. Si el sistema del IMAS estuviera inaccesible por motivos técnicos a criterio emitido por el Área de T.I., el plazo se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente a la solución del problema.

Para efectos del cálculo de los plazos consignados en los documentos firmados y transmitidos digitalmente, rigen a partir del día hábil siguiente de realizada la notificación por medio electrónico.

Artículo 11.- Archivo electrónico.

El Área de T.I. brindará las facilidades tecnológicas y el Área de Servicios Generales por medio del Archivo Central establecerá la forma de clasificación y ordenación documental necesarias para que todas las dependencias o unidades administrativas del IMAS posean un archivo electrónico de todos los documentos que se envíen y se reciban en el cumplimiento de sus funciones, para lo cual la Institución implementará una infraestructura tecnológica que almacene de forma segura todos los documentos procesados digitalmente con firma y certificados digitales, con el fin de garantizar el libre acceso a la información pública, de conformidad con el artículo 30 de la Constitución Política, a su vez velará por brindar las facilidades tecnológicas necesarias para que la Auditoría Interna tenga acceso permanente a este archivo, garantizando que puedan contar con la confidencialidad, integridad e independencia para el uso de la información.

Los documentos digitales podrán ser certificados por notario público con la respectiva firma digital y con ello formar parte del archivo electrónico, sin necesidad de conservar el documento físico o el digital.

Artículo 12.- Presunción de autoría y responsabilidad.

Para efectos legales y administrativos, todos los documentos electrónicos asociados a una firma digital o que se realicen mediante aprobación digital se presumirán, vigentes al momento de su emisión, íntegros, auténticos y de la autoría y responsabilidad de la persona funcionaria o usuaria que lo emite; siempre y cuando se ajusten a los procedimientos y controles dispuestos por este Reglamento.

Capítulo II.- Del Proceso Electrónico

Artículo 13.- Formas de presentación para la acción administrativa.

Todo acto administrativo o gestión de partes podrá ser presentado en formato digital o mediante documento electrónico firmado digitalmente dentro del proceso electrónico, salvo cuando las condiciones tecnológicas no lo permitan y siempre y cuando se acompañe de una firma digital. Estos pueden ser hechos directamente por la parte interesada o por un tercero acreditado, sin necesidad de presentación física en las instalaciones del IMAS. Las unidades administrativas del IMAS podrán requerir la comparecencia de la persona interesada, cuando existan motivos para presumir la adulteración o falsedad del acto o gestión. Si la parte lo requiere, se podrá suministrar un acuse de recibo electrónico. La tramitación de estos actos o gestiones deberá darse de forma expedita.

Artículo 14.- Validez de documentos electrónicos.

Todos los documentos presentados con firma digital o los documentos certificados por notario público con firma digital, así como los documentos electrónicos firmados digitalmente por las personas usuarias del IMAS, tendrán validez de acuerdo con las reglas establecidas en este Reglamento, y tendrá el mismo valor y eficacia jurídica de la firma manuscrita en cualquier documento, correo electrónico, sistema de información o comunicación interna que lo requiera.

Artículo 15.- Conservación.

La conservación de los procesos podrá ser efectuada, totalmente, por medios electrónicos.

Los procesos electrónicos deberán ser protegidos por medio de sistemas de seguridad de acceso y almacenados en un medio que garantice la identidad, preservación e integridad de los datos, evitando la formación de legajos paralelos físicos, para lo cual deberán considerarse la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos que emite el Archivo Nacional, la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente y las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información de la Contraloría General de la República.

Capítulo III.- Gestiones de Partes en Procesos ante el IMAS por medios Electrónicos, Informáticos, T

Artículo 16.- Medios telemáticos.

La utilización de dispositivos inalámbricos de transmisión de datos y otros medios similares, conforme avance la tecnología, serán válidos siempre y cuando sean autorizados por T.I. y los mismos garanticen de forma razonable los niveles de seguridad, protección e integridad de la información.

Artículo 17.- Gestión institucional sin soporte de papel.

Las alteraciones que afecten la autenticidad o integridad de los soportes electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos y los producidos por nuevas tecnologías, utilizados por las partes, causarán la pérdida de la validez y eficacia de los mismos.

Artículo 18.- Uso de correo Electrónico.

En caso de que las unidades administrativas no cuenten con los sistemas informáticos indicados en el artículo 6 de este Reglamento, se podrá recurrir al uso del correo electrónico, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo anterior de este Reglamento. La persona trabajadora del IMAS para usar un correo electrónico deberá realizarlo desde una dirección previamente validada por la Institución de acuerdo con los medios vigentes y firmarlo digitalmente.

Artículo 19.- Falla de medios tecnológicos.

En caso de problemas técnicos graves, que impidan la transmisión y no dependan de la voluntad de la persona usuaria, persona trabajadora o unidad administrativa: como la falta de energía eléctrica u otra circunstancia similar, deberá ser demostrada.

En casos de urgencia, en los que las personas usuarias indicadas en el párrafo anterior, requieran una pronta respuesta de la unidad administrativa, podrán apersonarse ante estos y presentar el escrito correspondiente, invocando el problema técnico y los motivos de urgencia.

Para garantizar la continuidad del servicio público, ante los problemas técnicos indicados, las unidades administrativas del IMAS, tomarán las previsiones del caso, para que, cuenten siempre con el respaldo de los procesos electrónicos, así como planes de contingencia o mecanismos alternativos que se ejecuten en forma manual o física o en papel de forma que no se deje de brindar el servicio público.

Capítulo IV.- De la Organización y Distribución de Competencias

Artículo 20.- Competencia de Tecnologías de Información.

La firma digital y las comunicaciones electrónicas o vía sistemas es un proceso adscrito a la Unidad Asesora de Tecnologías de Información del IMAS, la cual será encargada de administrar la infraestructura y la firma digital de los documentos transmitidos y almacenados electrónicamente por parte de las personas usuarias, personas trabajadoras o unidades administrativas y tendrá las siguientes funciones:

a) Registrar y validar la identidad de las personas funcionarias que se les autoriza el uso de la firma digital.

b) Coordinar, evaluar y mantener la comunicación necesaria con las dependencias del IMAS, involucradas en el proceso de utilización de la firma digital o de documentos electrónicos.

c) Mantener y velar por la confiabilidad y calidad de los procedimientos utilizados, la integridad, confidencialidad, disponibilidad y autenticidad de la firma digital, el flujo documental, el almacenamiento y digitalización de la información en físico conforme a las disposiciones institucionales.

d) Proveer la infraestructura tecnológica requerida para la operación eficiente y segura del servicio de los sistemas de información y el adecuado uso de la firma digital.

e) Brindar las facilidades tecnológicas necesarias para que todas las dependencias o unidades administrativas del IMAS manejen un archivo digital de todos los documentos electrónicos que se envíen y se reciban en el cumplimiento de sus funciones.

f) Normalizar programas y sistemas informáticos en el proceso de gestión documental, que garanticen la compatibilidad de la información entre las unidades administrativas.

g) Garantizar la actualización permanente de los equipos y programas informáticos, de acuerdo con las necesidades.

h) Hacer, en conjunto con el Archivo Central, investigaciones periódicas en el mercado sobre el avance de la tecnología, adquirir nuevos equipos de almacenamiento de información y migrar los documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.

i) Establecer en coordinación con las y los archivistas institucionales, una política institucional para la generación de respaldos periódicos de información que garantice la permanencia, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de la información en los documentos.

j) Garantizar que el almacenamiento y acceso de la información, únicamente lo realicen las personas usuarias autorizadas, dependiendo de su perfil, y dejando la respectiva constancia en la Bitácora de la Base de Datos o del Sistema.

k) Establecer controles en el diseño, desarrollo y mantenimiento de sistemas automatizados, de una manera eficaz y eficiente, para garantizar que el almacenamiento y el acceso corresponda al perfil de cada persona usuaria.

l) Establecer los mecanismos de seguridad para la transmisión y recepción de información con el fin de garantizar su privacidad, confidencialidad y autenticidad.

m) Emitir en conjunto con el Archivo Central los lineamientos sobre los archivos electrónicos.

n) Revocar la capacidad de que los sistemas admitan autorizaciones de exfuncionarios y exfuncionarias.

o) Contar con un presupuesto específico para la generación de respaldos y la garantía de permanencia de la información.

Artículo 21.- Funciones indelegables de la Jefatura de Tecnologías de Información.

Son funciones indelegables de la Jefatura de la Unidad de Tecnologías de Información:

a) Planear, dirigir, organizar, supervisar y controlar las actividades propias de la función digital en la Institución.

b) Velar por el cumplimiento de la normativa vigente, políticas y procedimientos en materia de su competencia.

c) Establecer y mantener la comunicación y la coordinación necesarias con todas las demás dependencias del IMAS, involucradas en el proceso y con las personas internas y externas que utilicen en la institución la firma digital.

d) Proponer a la Gerencia General o al Consejo Directivo, según corresponda, las directrices y procedimientos internos para la asignación, ejecución y control de los documentos o liberaciones electrónicas o con firma digital.

e) Coordinar la aplicación de medios, instrumentos metodológicos y sistemas de trabajo, que permitan acelerar los trámites y asegurar la prestación de los servicios a las personas usuarias en el momento oportuno.

f) Valorar la estratégica para minimizar los riesgos y de incrementar la seguridad de los sistemas.

Artículo 22.- Funciones de Desarrollo Humano según sus competencias.

1. Desarrollo Humano será la instancia encargada de informar a T. I. sobre los ingresos o ceses de las personas trabajadoras del IMAS a fin de que esta Unidad asigne, suspenda o revoque la capacidad de que los sistemas admitan o no autorizaciones, según corresponda.
2. Informar a Servicios Generales sobre los ingresos o ceses de las personas trabajadoras del IMAS a fin de que esta Unidad gestione la asignación de la firma digital o suspenda el pago de la misma por parte de la Institución, según corresponda.
3. Desarrollar acciones de actualización de conocimientos informáticos y archivísticos a las personas funcionarias de la Institución correspondiente, de manera constante, garantizando el buen uso de los equipos y programas informáticos en la gestión documental.

Artículo 23.- Control y operación de Información Digital.

El control y la operación de los equipos donde reside la información relativa a los sistemas informáticos, firma digital, página web estará a cargo de T.I., Área que debe mantener y evaluar la confiabilidad y calidad de los procedimientos utilizados, la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos. Entre sus funciones está:

a) Planear dirigir, coordinar y controlar las actividades de configuración y mantenimiento de la infraestructura tecnológica de las firmas digitales y los sistemas de información del IMAS.

b) Establecer y verificar que se cumpla con los procedimientos de:

Seguridad lógica y física.

Respaldo de la información.

c) Revisar periódicamente las bitácoras de eventos e informes de operación de los sistemas.

d) Confeccionar informes de anomalías detectadas, así como las acciones tomadas o por tomar para corregirlas o reducir su daño.

Artículo 24.- Derechos de las personas funcionarias:

Las personas funcionarias del IMAS, sometidas al proceso comunicaciones electrónicas y firma digital, tendrán los siguientes derechos:

a) uso de firma digital, previo al cumplimiento de los requisitos señalados en la normativa aplicable a la firma digital.

b) La Inviolabilidad e integridad de los documentos firmados digitalmente.

c) Que se le instale la firma digital en la computadora que el IMAS le haya asignado (a la persona funcionaria) o en algún otro medio de almacenamiento que la persona colaboradora proporcione, bajo su responsabilidad.

d) Cambio de clave para la firma digital, según la normativa y procedimientos aplicables.

e) Que T.I. emplee los elementos técnicos disponibles para brindar seguridad y confidencialidad de la información proporcionada por él, y a ser informado sobre ello.

f) A ser informado por T.I. sobre los medios a los que puede acudir para solicitar aclaraciones del mal funcionamiento del sistema, o presentar sus reclamos.

g) A solicitar el vencimiento anticipado del certificado digital.

h) A utilizar la firma digital en los sistemas o documentos electrónicos o digitales que ingresen o emanen hacia y desde el Instituto Mixto de Ayuda Social.

i) Utilizar la firma digital para fines personales.

Artículo 25.- Obligaciones de las personas funcionarias:

Las personas funcionarias del IMAS que cuentan con firma digital, tendrán las siguientes obligaciones:

a) Custodiar el certificado digital garantizando su confidencialidad.

b) Utilizar el certificado digital única y exclusivamente en forma personal, no podrá ser transferido ni puesto a disposición de un tercero.

c) Utilizar la firma digital conforme a lo establecido en el presente Reglamento y normativa concordante.

d) Comunicar por escrito de inmediato a T.I. de la pérdida, hurto o robo del medio de almacenamiento para el certificado digital o clave, olvido de contraseña y asumir los gastos respectivos para su reposición; salvo caso fortuito o fuerza mayor, debidamente comprobado y paralelamente ir a renovar el certificado digital.

e) Verificar que las notificaciones vía electrónica, no transmitidas por motivos de caso fortuito o fuerza mayor en el sistema de envío electrónico, sean reenviadas, una vez que se haya restablecido el sistema.

f) Proteger la confidencialidad del Certificado Digital y de su clave asociada, informando inmediatamente a T.I. en caso de que dicha confidencialidad se vea o se sospeche que haya sido comprometida.

g) Comunicar a la entidad certificadora (vía telefónica, fax o por correo electrónico con Firma digital) del cambio de alguno de los datos contenidos en el Certificado Digital que hubiera sido objeto de verificación al momento de entrega de este.

h) Suscribir personalmente el Formulario de Suscripción para el Uso de Certificados Digitales.

i) Guardar confidencialidad sobre el uso de claves asignadas.

j) A utilizar la firma digital en todos los sistemas o documentos electrónicos o digitales que se requiera, como documento de identificación digital, sea para trámites en el ejercicio de sus funciones como persona funcionaria del IMAS o en su carácter personal.

k) Aplicar los procedimientos institucionales establecidos sobre creación, uso, custodia, organización, administración y conservación de documentos electrónicos o digitales.

l) No transmitir la clave de acceso a terceras personas.

m) Renovar la firma o certificado Digital en los quince días naturales anteriores a que se cumpla la fecha de su expiración.

Artículo 26.- Responsabilidades del Área de Servicios Generales

1. Gestionar a las personas trabajadoras la asignación de la firma digital o suspender el pago de la misma por parte de la Institución, según corresponda.
2. Realizar los pagos iniciales o de renovación de la firma digital.
3. Llevar los registros de las personas trabajadoras con firma digital activas o no.
4. Proponer las políticas y los procedimientos institucionales, según corresponda, para la creación, organización, utilización, conservación y respaldo de los documentos en soporte electrónico, y las cuales serán de acatamiento obligatorio para todos los miembros de la Institución.
5. Establecer los procedimientos de comunicación formal que podrán ser gestionados en medios electrónicos, tales el correo electrónico, autorización digital, firma digital, documentos electrónicos, expedientes electrónicos y de otras herramientas informáticas.
6. Implementar los mecanismos y procedimientos necesarios que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.
7. Realizar la selección de los documentos electrónicos para determinar cuales se deben conservar de acuerdo con los plazos establecidos en las Tablas de Plazos de Conservación Documental.
8. Definir los criterios de indexación y conservar los datos de referencia de información y necesidad tecnológica para su almacenamiento y acceso (metadatos), de los documentos durante todo su ciclo de vida.
9. Conservar los medios de almacenamiento en lugares libres de polvo y suciedad.

10.Proponer los lineamientos para manipular en forma cuidadosa los documentos para garantizar su integridad y conservación.

11.Custodiar los medios de almacenamiento lejos de los campos magnéticos, para evitar alteración o pérdida de datos.

12. Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.
13. Disponer de un programa de revisión y limpieza frecuente de estos soportes ya sean físicos o lógicos, con el objeto de minimizar el riesgo de daños por su uso constante.
14. Establecer en coordinación con T.I., un procedimiento institucional para la generación de respaldos periódicos de información que garantice la permanencia, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de la información en los documentos.
15. Hacer en conjunto con el Área de Tecnologías de la Información investigaciones periódicas en el mercado sobre el avance de la tecnología, adquirir nuevos equipos de almacenamiento de información y migrar los documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.
16. Poseer manuales de procedimientos que aseguren:
17. El control de la concepción, producción, mantenimiento, utilización y conservación de los documentos producidos por medios automáticos, de manera que se pueda garantizar su autenticidad, integridad y confiabilidad.
18. La delimitación de los dominios de trabajo tanto a nivel general como individual y colectivo dentro del sistema de información.
19. La administración adecuada de los metadatos de información para relacionar documentos físicos con digitales.
20. Las modalidades de autenticación, de duplicación, de seguimiento, de recuperación y de verificación de los documentos.
21. Emitir en conjunto con T.I. los lineamientos sobre los archivos electrónicos.

Artículo 27.- Responsabilidades de la Gerencia General:

1. Proveer para el Archivo central de espacio físico con las condiciones ambientales idóneas y el mobiliario adecuado para conservar los documentos en soporte electrónico.
2. Generar las instrucciones necesarias para que la Institución posea dispositivos protegidos contra las fluctuaciones de voltaje.
3. Prever una política presupuestaria continua para desarrollar o adquirir programas informáticos y mantener una constante actualización de los equipos que dan soporte a los diferentes departamentos en la generación documental.
4. Gestionar oportunamente la realización de auditorías informáticas sobre la gestión documental en medios electrónicos.

Capítulo V.- Disposiciones Finales

Artículo 28.- Continuidad en el uso de claves de acceso.

El uso de las firmas digitales conforme al presente Reglamento no sustituye en ningún caso la utilización presente o futura de las claves de acceso que el IMAS proporciona a las personas funcionarias, para la utilización de los sistemas informáticos que operan en la institución, salvo cuando expresamente se disponga lo contrario en las normas y procedimientos que rigen esos sistemas.

Artículo 29.- Integración normativa.

Los aspectos no regulados por este Reglamento o en su caso por los respectivos formularios de suscripción para el uso de las firmas digitales se regularán por los que dispone la Ley Nº 8454 y Reglamento, y demás normas legales y reglamentarias conexas y deberá interpretarse sin contradecir esa Ley.

Artículo 30.- Fax.

Los documentos remitidos por fax se consideran válidos sin la necesidad de presentar el original (soporte papel). La persona usuaria, la persona trabajadora o unidad administrativa deberá custodiar el original, para los casos en que se alegare su falsedad o irregularidad, para el respectivo cotejo, en el momento en que sea requerido.

Lo anterior siempre que se cumplan los procedimientos establecidos para garantizar su autenticidad, su integridad y su seguridad.

El documento original (soporte papel) será eliminado según los plazos establecidos en la Tabla de Plazos de conservación documental de la dependencia.

Artículo 31.- Aspectos no contemplados en el presente Reglamento.

Los aspectos de orden administrativo no previstos en el presente reglamento serán resueltos por la Gerencia General.

Artículo 32.- Régimen disciplinario.

Para la imposición de sanciones se aplicará el régimen establecido en el Reglamento Autónomo de Servicios del Instituto Mixto de Ayuda Social, y supletoriamente se aplicará la Ley General de Administración Pública, Ley de la Administración Financiera, Ley de certificados, firma digital y documentos electrónicos y su reglamento, Código de Trabajo, Estatuto del Servicio Civil y sus reglamentos respectivos.

Las disposiciones contenidas en el artículo 61 del Reglamento Autónomo de Servicios del IMAS o el artículo 70 del Reglamento Interior de Trabajo del Programa de Empresas Comerciales del Instituto Mixto de Ayuda Social, respecto al uso indebido de la "tarjeta" y la "marca" serán aplicables, para efectos de interpretación, a la "firma digital" o transmisión, autorización, denegación o modificación de documentos electrónicos o uso de sistemas informáticos.

Para la aplicación supletoria de la Ley de Administración Financiera y su reglamento, la firma digital se considerará como código e información confidencial de la Administración.

Artículo 33.- Vigencia.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Transitorio I.-

Se concede un plazo de un año a las unidades administrativas del IMAS a efectos de que procedan a tomar las medidas correctivas de forma que la normativa específica sea acorde con lo dispuesto en el presente Reglamento.

Transitorio II.-

Todos los procedimientos internos deberán ser adaptados a las disposiciones del presente Reglamento y la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, emitida en enero de 2008, por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, en el plazo de un año, a partir de la publicación de este Reglamento en el diario oficial La Gaceta.

Transitorio III.-

Se concede un plazo de hasta ocho meses al Área de Servicios Generales para que elabore las propuestas de políticas, manuales de procedimientos y demás instrumentos necesarios para regular y controlar la gestión documental en medios electrónicos.

Transitorio IV.-

La Proveeduría Institucional deberá proceder en coordinación con T.I. a adquirir los equipos necesarios para la implementación del presente reglamento, en el plazo de ocho meses año, a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento.

Transitorio V.-

Se faculta a la Gerencia General para que determine la fecha de implementación de los aspectos previstos en el artículo 6° inciso 5) del presente Reglamento previendo que existan las condiciones de infraestructura tecnológica y manuales de procedimiento necesarios para su eficacia.

La persona responsable de la publicación del presente reglamento es: Lic. José Guido Masís Masís, Jefe Area de Desarrollo Humano.

1 vez.—O. C. Nº 7471.—Solicitud Nº 7852.—(IN2015033814).